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New Work: 4 Maßnahmen für ein sicheres Homeoffice-Modell

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New Work: 4 Maßnahmen für ein sicheres Homeoffice-Modell

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Die Corona-Krise hat ein Umdenken in der Arbeitswelt ausgelöst. Viele Unternehmen mussten die Arbeit außerhalb des Büros ermöglichen und Prozesse im Eiltempo digitalisieren. Die Akzeptanz des Arbeitsmodells Homeoffice hat bei den Mitarbeitern inzwischen deutlich zugenommen.
Homeoffice New Work

Quelle: djile/Shutterstock

Viele Mitarbeiter wollen auch nach der Corona-Krise weiterhin von zu Hause arbeiten. Unternehmen müssen auf die Anforderungen von New Work reagieren und Technologien einsetzen, die die Arbeit am häuslichen Schreibtisch sowohl sicher als auch komfortabel ermöglichen.

Im folgenden Beitrag zeigt Marco Föllmer von der EBF GmbH, welche Schritte zur Etablierung des Homeoffice-Modells nötig sind. Vor der Corona-Pandemie haben laut einer Bitkom-Studie nur rund 30 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zum Homeoffice angeboten. Die Corona-Krise hat nun einiges verändert. Viele erkennen, dass Homeoffice-Möglichkeiten auch jenseits von Krisensituationen viele Vorteile bieten – sowohl für Unternehmer als auch für ihre Angestellten.

New Work: Flexibler und produktiver arbeiten

Mitarbeiter erlangen mehr Flexibilität und arbeiten dadurch nachweislich effizienter und produktiver. Das sorgt auch für einen Anstieg ihrer Zufriedenheit in Hinblick auf den Arbeitsalltag und ihren Arbeitgeber. Zudem gewinnen Unternehmen durch das Angebot einer Homeoffice-Option auf dem Bewerbermarkt an Attraktivität.

Laut einer Studie des Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) wird die Möglichkeit zum Homeoffice insbesondere für junge Arbeitnehmer und Young Professionals zunehmend zu einem wichtigen Kriterium bei der Arbeitgeberauswahl. Einer Umfrage des Bayrischen Forschungsinstituts für Digitale Transformation (bidt) zufolge möchten mehr als zwei Drittel der befragten Arbeitnehmer auch zukünftig mehr Homeoffice machen. Die Arbeit von zu Hause ist also auch nach der Corona-Krise für Mitarbeiter attraktiv.

New Work: Einführung von Homeoffice-Strukturen

Die Herausforderungen bei der Einführung von Homeoffice-Strukturen liegen für IT-Teams darin, es Mitarbeitern zu ermöglichen, alle Prozesse auch zu Hause ausführen zu können. Hierfür müssen sie sicheren Zugriff auf sensible Unternehmensdaten außerhalb des sicheren Unternehmensnetzwerks erhalten. Gleichzeitig soll der Nutzer aber nicht durch komplexe und zeitfressende Anmeldeverfahren in seinem Arbeitsfluss und seiner Produktivität unterbrochen werden.

Um die passenden Homeoffice Strukturen zu schaffen, sollten Unternehmen im ersten Schritt ihre individuellen Anforderungen erfassen. Dazu zählt es festzulegen, welche Mitarbeiter zu welchem Zweck von zu Hause arbeiten sollen, welche Aufgaben sie dabei erledigen sollen und auf welche Anwendungen und Systeme sie dafür zugreifen müssen. Und auch die Ansprüche an die Kapazitätsleistungen von Servern und IT-Systemen, die sich daraus ergeben, sollten analysiert werden. Folgende vier Maßnahmen sollten für ein Homeoffice-Modell erfüllt werden:

1. Gerätelandschaft überprüfen

Um im Homeoffice effizient arbeiten zu können, benötigten Mitarbeiter die richtigen Geräte. Hier stellt sich die Frage: Dürfen ausschließlich firmeneigene Geräte für die Arbeit von zu Hause verwendet werden oder dürfen auch private Geräte (BYOD) zum Einsatz kommen, bei denen der Zugriff auf Unternehmensdaten beispielsweise über Citrix erfolgt? So können betriebliche Daten auch auf privaten Geräten geschützt und die Privatsphäre privater Daten kann hergestellt werden.

Hieraus ergibt sich, ob alle notwendigen Geräte bereits vorhanden sind oder ob zusätzliche Geräte für die Arbeit im Homeoffice angeschafft werden müssen. Die Wahl der Geräte und Betriebssysteme beeinflusst zudem, auf welchem Wege die Geräte verwaltet und abgesichert werden müssen. Denn sowohl bei Apple-iOS- und Mac-OS-Systemen als auch bei Google Android und Microsoft Windows müssen Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit auf unterschiedlichen Wegen realisiert werden.

2. Zentrale Verwaltung der Geräte

Unabhängig davon, wie komplex oder heterogen die Gerätelandschaft des Unternehmens aussieht, ist der Einsatz einer zentralen Verwaltungslösung für das IT-Team sinnvoll. Dafür eignen sich beispielsweise Unified Endpoint Management-Systeme (UEM-Systeme). Mit deren Hilfe lassen sich sämtliche Endgeräte zentral über eine Plattform verwalten und umfassend absichern – bei gleichzeitiger Entlastung der IT. Individuelle Richtlinien können hierüber definiert und durchgesetzt werden.

3. Sicherer Datenverkehr bei New Work

Im nächsten Schritt gilt es, die Geräte selbst, aber auch die Kommunikation zwischen den zu Hause eingesetzten Geräten und den IT-Systemen des Unternehmens abzusichern. VPN-Lösungen ermöglichen verschlüsselte Zugriffe auf Unternehmensdaten und -server und sind in einigen UEM-Systemen bereits integriert. Ansonsten besteht auch die Möglichkeit, über Drittanbieter eine VPN-Lösung einzubinden. Manche von ihnen bringen auch zusätzliche Funktionen mit: Sie können für eine Verbesserung der Netzverbindung sorgen und Verbindungsabbrüche abfedern, sodass beispielsweise eine gute Ton- und Videoqualität bei Besprechungen bestehen bleibt.

4. Usability berücksichtigen

Beim mobilen Arbeiten außerhalb des Büros stellt die Datensicherheit ein wichtiges Thema dar. Ebenso relevant für eine hohe Produktivität und für die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist es aber auch, Arbeitsschritte möglichst nutzerfreundlich abzubilden. Beide Faktoren müssen miteinander in Einklang gebracht werden.

New Work: Mehr Komfort bei der Authentifizierung

Dies lässt sich am Beispiel von Authentifizierungsverfahren deutlich machen: Während die Multi-Faktor-Authentifizierung, die einen physischen Token-Generator erfordert, ein Plus an Sicherheit mit sich bringt, bedeutet sie für den Nutzer mehr Aufwand. Abhilfe schaffen können Softtoken, die über eine App auf dem Smartphone generiert werden, sodass der Nutzer keinen physischen Generator mehr benötigt.

Es lässt sich aber noch deutlich mehr Komfort realisieren: Denn die Richtlinien, die im UEM-System definiert werden, können auch regeln, wann welches Authentifizierungsverfahren zum Einsatz kommt oder wann sogar eine passwortlose Anmeldung möglich ist. Die UEM-Systeme registrieren und bewerten dann sämtliche Zugriffsanfragen anhand von verschiedenen Kriterien und stufen deren Vertrauenswürdigkeit ein. Erfolgt beispielsweise ein Zugriff von einem Firmengerät auf eine über den Unternehmens-App-Store heruntergeladene App und ist ein bestimmtes Zertifikat auf dem Gerät vorhanden, so wird kein Passwort mehr abgefragt.

Die Art und Weise wie wir arbeiten wird sich in Zukunft weiter wandeln. Mitarbeiter erwarten zunehmend, orts- und zeitunabhängig arbeiten zu können. Unternehmen sollten dies daher langfristig und nachhaltig in ihre Organisation, ihre Arbeitsabläufe und auch in die Unternehmenskultur integrieren. Denn heute können Technologien dafür sorgen, dass sicheres Arbeiten von zu Hause aus möglich ist – auf nutzerfreundlichem Wege.

EBF Marco Föllmer

Über den Autor: Marco Föllmer ist IT-Experte und Geschäftsführer der EBF GmbH aus Köln. Diese erarbeitet gemeinsam mit ihren Kunden Lösungen für komplexe Enterprise Mobility-Herausforderungen und erstellt individuelle Konzepte für den digitalen Arbeitsplatz. (sg)

Lesen Sie auch: IT-Infrastruktur: Jetzt schlägt die Stunde der IT-Optimierer

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