Modernisieren tut Not – auch E-Mail-Infrastrukturen unterliegen Überprüfungen

Ein neuer Report von Osterman Research belegt Notwendigkeit der regelmässigen Netzwerkanalyse und daraus resultierenden Modernisierungsmassnahmen.

Die Bedeutung von E-Mail-Infrastrukturen und eine regelmässige Strukturanalyse sind nach Aussagen des amerikanischen IT-Analysten Osterman Research von entscheidender Bedeutung. Gerade durch den permanenten Anstieg von SPAM und Malware ist die Effizienz und Leistungsfähigkeit der Netzwerktopologie grosser Unternehmen entscheidend für Kosten und Komplexität der Systeme. Osterman nennt darüber hinaus Compliance und Richtlinienmanagement als weitere essentielle Komponenten. Die permanente Verfügbarkeit des wichtigsten Kommunikationsmediums wird dabei als selbstverständlich vorausgesetzt.

E-Mail ist seit langem das populärste Kommunikationsmedium, gerade deswegen sorgen die stete Zunahme des weltweiten Traffics sowie die vermehrten Angriffe auf dieses Medium für berechtigte Besorgnis, die Folgen für die Unternehmens-IT sind gravierend:

• Schlechte Performance des Messaging-Servers, was zu einer verzögerten Zustellung von E-Mails und zu häufigeren Serverausfällen führt. Höhere Kosten für Hardware, Software, IT-Personal sowie damit zusammenhängende Infrastrukturressourcen. Hierzu gehören nicht nur die Infrastrukturelemente für die Sicherheitshardware und – Software sowie entsprechende Appliances, sondern auch die zusätzlichen E-Mail-Server, die oft erforderlich werden, um den zusätzlichen Datenverkehr zu unterstützen.

• Längere Datensicherungs- und Wiederherstellungszeiten, da die Menge der zu speichernden E-Mails, zum Teil bedingt durch die wachsende Menge von Spam und Malware, deutlich zunahm.

• Bei einem unvorhergesehenen plötzlichen Anstieg des Spam-Aufkommens sind Unternehmen gezwungen, zusätzliche Hardware, Software und Appliances zu implementieren, wobei diese zusätzlichen Infrastrukturinvestitionen meist nicht im Budget vorgesehen sind.

• Neben der Performance- und TCO-Thematik sehen sich Unternehmen seit langem auch rechtlichen mit ernstzunehmenden Problemen hinsichtlich sensitiver Themen konfrontiert, dazu zählen: Verlust geistigen Eigentums: E-Mail-Systeme, Dateitransfersysteme, Instant-Messaging-Systeme, Blogs, Wikis, Web-Tools, USB-Sticks und andere Tools werden immer mehr dazu verwendet, in unzulässiger Weise vertrauliche Informationen zu verschicken, so dass nicht nur gegen ethische Grundsätze, sondern auch gegen Unternehmensrichtlinien und geltende Gesetze verstoß;en wird. Dies bedeutet, dass Geschäftsgeheimnisse, Konstruktionspläne, eigenentwickelte Prozesse und anderes geistiges Eigentum gefährdet sind, wenn keine ausreichenden Schutzvorkehrungen getroffen worden sind.

• Wenn bei der Nutzung eines elektronischen Kommunikationssystems gegen Unternehmens-richtlinien verstoß;en wird, kann dies zu einer schweren Rufschädigung des Unternehmens führen.

• Verstöß;e gegen Gesetze und Compliance-Vorschriften – Bei einer unzureichenden Überwachung und Regelung der ausgehenden E-Mail und deren Inhalte besteht die Gefahr, dass das Unternehmen gegen gesetzliche Vorschriften für den Schutz und die Speicherung von Daten verstöß;t.

• Beeinträchtigung der Sicherheit des Unternehmens – Die unzureichende Überwachung des ausgehenden E-Mail-Verkehrs kann zu einer Vielzahl von Sicherheitsproblemen führen. Ein Beispiel hierfür sind infizierte PCs, die als sog. „Zombie-PCs“ verwendet werden und Spam verschicken oder Instant-Messaging-Clients, die Würmer und Malware verbreiten. An den Computerarbeits-plätzen in Unternehmen gibt es eine Reihe von Tools, die von vielen Benutzern eingesetzt werden und herkömmliche Sicherheitsvorkehrungen umgehen wie Skype, Peer-to-Peer-File-Sharing-Software oder Chat-Tools. Um dem vorzubeugen, haben Unternehmen ausgeklügelte Archivierungs- und DLP-Lösungen implementiert, die in vielen Fällen allerdings sehr kostspielig sind und für die IT-Mitarbeiter eher zu einer zusätzlichen Belastung werden.

Der IT-TÜV: Worauf Unternehmen bei ihrer IT-Infrastruktur achten müssen:

• Modernisierung der Infrastruktur – wie bereits erwähnt, verfügen viele Unternehmen über eine Messaging-Infrastruktur, die aus einer Vielzahl einzelner Elemente besteht, die im Laufe der Zeit in eher unstrukturierter Art und Weise entstanden sind. Dies gilt in besonderem Maß;e für Unternehmen, die im Zuge von Fusionen und Übernahmen eine Vielzahl von Messaging-Systemen „ererbt“ haben. Bei der Modernisierung ihrer Infrastruktur sollten Unternehmen aus diesem Grunde versuchen, die Performance und den Durchsatz zu verbessern und zugleich eine effizientere Administration sicherzustellen.´

• Ermittlung der tatsächlichen Betriebskosten – Osterman Research hat festgestellt, dass viele Unternehmen die tatsächlichen Betriebskosten ihrer Messaging-Systeme unterschätzen. Im Rahmen einer dazu durchgeführten Studie wurden im November und Dezember 2008 Entscheidungsträger groß;er und mittelständischer Unternehmen aus Nordamerika befragt. Dabei wurden die monatlichen Kosten für die Bereitstellung von E-Mail-Systemen im Durchschnitt mit 15 Dollar pro Benutzer veranschlagt, die tatsächlichen Kosten in Unternehmen dieser Größ;enordnung sind jedoch deutlich höher.

Bezeichnenderweise sah sich die überwiegende Mehrheit der Entscheidungsträger nicht in der Lage, die Kosten für die Bereitstellung von E-Mail-Diensten genau einzuschätzen. Die Fähigkeit, die mit der Anschaffung und Unterhaltung von E-Mail-Systemen verbundenen Kosten genau zu bestimmen, ist jedoch eine wichtige Voraussetzung, um Entscheidungen über neue Technologien, neue Bereitstellungsmodelle und andere Maß;nahmen zur Verbesserung der Messaging-Infrastruktur treffen zu können.

• Durchführung einer ROI-Analyse – eine wichtige Maß;nahme bei der Modernisierung von Messaging-Systemen ist die Durchführung einer ROI-Analyse, mit der ermittelt wird, welche Vorteile durch eine Um- oder Neugestaltung der Infrastruktur erzielt werden können. Dabei sollten Entscheidungsträger überlegen, welche Elemente ihrer derzeitigen Infrastruktur beibehalten werden können und welche Komponenten erneuert werden müssen, um die Performance zu steigern, Kosten zu reduzieren oder die Voraussetzungen für zukünftige Anforderungen zu schaffen. Wichtig ist, dass nicht jede Komponente eines Messaging-Systems bis zum Ende der ursprünglich angesetzten Lebensdauer beibehalten werden muss; oft kann es sinnvoll sein, einige Komponenten vorzeitig durch neue zu ersetzen, wenn dadurch eine bessere Performance erzielt wird und/oder die Gesamtkosten des Messaging-Systems reduziert werden.

Info: http://sendmail.com/pdfs/newsletters/Osteman_Final.pdf