Modern Workplace: LVM Versicherung steigt auf Microsoft 365 um

Die LVM Versicherungsgruppe ist mit Unterstützung der Net at Work GmbH von Linux und IBM Notes zu einem Modern Workplace mit Microsoft 365 umgestiegen. Net at Work begleitete das Projekt sowohl mit technischer Expertise als auch mit Change-Management-Maßnahmen. Die Versicherungsgruppe LVM zählt zu den 20 Versicherern in Deutschland. Die IT der Unternehmensgruppe verfolgte in der Vergangenheit einen individuellen Best-of-Breed-Ansatz.

Die auf einem Linux-Betriebssystem basierende IT-Infrastruktur warf jedoch bei aller Perfektion zunehmend Fragen hinsichtlich der Zukunftsfähigkeit, Nutzerakzeptanz und Bedienbarkeit auf. Zudem zeichnete sich ein Ende der Unterstützung und Weiterentwicklung für IBM Notes ab. Das Unternehmen wollte den Modern Workplace einführen. Deshalb sollten zunächst die 4.000 Mitarbeitenden am Unternehmenshauptsitz Münster von Linux und Notes auf Microsoft 365 umsteigen. Zusammengefasst unter dem Ziel „Modernes Arbeiten“ versprach sich die LVM von diesem Schritt mehr Flexibilität, Benutzerfreundlichkeit und Mobilität bei reduziertem Aufwand. Alle Anwendungen in der Microsoft-Welt sollten nahtlos ineinandergreifen und wie aus einem Guss miteinander funktionieren.

Technische Umsetzung und Change Management als Herausforderungen

IT ist bei der LVM Versicherung als Kernkompetenz umfassend vorhanden. Die starke interne IT brachte einen reichen Erfahrungsschatz aus Projekten und zahlreichen Integrationen mit. Zudem hatte sie sich als Enabler und Vordenker von Prozessen bereits im Unternehmen etabliert. Die technische Einführung des neuen Betriebssystems und neuer Lösungen stellte per se also kein Problem für sie dar. Hier galt es, den Umstieg von Linux und Notes auf Microsoft 365 in mehreren Wellen und im Parallelbetrieb durchzuführen.

Eine größere Herausforderung waren die Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit durch Auflagen der BaFin sowie als Teil der Kritischen Infrastruktur. Beim Wechsel zu Microsoft und in die Cloud mussten also besonders auch die Anwenderinnen und Anwender entsprechend geschult werden. So sollte ihr Consumer-Verhalten aus dem Privatbereich in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit an die Business-Anforderungen angepasst werden.

Modern Workplace: Akzeptanz bei Mitarbeitern schaffen

Besonders wichtig war der LVM, beim Umstieg auf den Modern Workplace von Anfang an die Nutzer einzubinden, um hier Motivation und Akzeptanz zu schaffen. Denn dies ist letztlich für den Erfolgt des Projektes entscheidend. „Eine Lösung kann noch so gut sein. Wenn sie die Anwender nicht nutzen, hat man nur eine teure IT-Investition, deren Effekt verpufft. Deshalb war uns klar, dass ein solches Projekt nur mit dediziertem Change Management erfolgreich sein kann“, erklärt Bianca Nunnemann, Bereichsleiterin DV-Infrastruktur bei der LVM Versicherung.

Gestalten statt Konsumieren als neues Konzept

Für die Beschäftigten bedeutete der Umstieg auch eine Veränderung im Mindset. Gab es bisher eng gesteckte Grenzen und genaue Vorgaben von der IT, sollten die Mitarbeitenden und deren jeweilige Abteilungen durch das breite Microsoft-Werkzeugportfolio nun mehr Freiheiten bei der Ausgestaltung ihrer Arbeitsumgebung und Prozessunterstützung erhalten. Gleichzeitig durften sie auch mehr Verantwortung für Sicherheit, Effizienz und Compliance übernehmen. Gestalten statt Konsumieren lautete das neue Credo – mit dem User im Mittelpunkt.

Für diese aktive Beteiligung bildete die LVM zunächst ein interdisziplinäres Change-Management-Team. Ein zentraler Erfolgsbaustein war dabei das breit angelegte Botschafter-Konzept. 134 Botschafter für den Wandel zum Modernen Arbeiten konnte das Unternehmen dafür abteilungsübergreifend und über alle Altersklassen hinweg gewinnen. Ihnen wurden die neuen Tools als erstes präsentiert. Sie konnten sich miteinander austauschen und vernetzen, neue Ideen diskutieren und aktiv an der Gestaltung des Modern Workplace mitarbeiten. Dieser Baustein wurde um weitere bewährte Change-Management-Methoden wie Prosci Adkar sowie den Golden-Circle-Ansatz von Simon Sinek ergänzt. Die innovative Einbindung der User zeigte schnell Erfolg: Mit Begeisterung wurden die neuen Werkzeuge von den Nutzern erwartet und eingesetzt.

Mit Modern Workplace für die Zukunft gerüstet

Mit diesem Projekt wurde ein Fundament gegossen, auf dem die LVM nun weiter aufbauen kann. Nach der Ausstattung des Innendienstes sollen als nächstes die bereits darauf wartenden fast 8.000 Nutzerinnen und Nutzer in der Außenorganisation von den neuen Methoden profitieren. Nicht nur in Bezug auf technische Aspekte, sondern auch und vor allem in Bezug auf das Change Management, das LVM in zukünftigen Projekten in ähnlicher Form wieder anwenden möchte.

So hat die LVM nicht nur eine neue Technologie eingeführt, sondern auch an methodischem Know-how gewonnen. „Der agile Leitspruch von Net at Work ‚machen, messen, lernen‘ hat uns absolut überzeugt. Wir wollten uns auf diese neue Vorgehensweise einlassen und sind begeistert. So können wir das Potential der Standardlösungen voll ausschöpfen und zugleich individuell Dinge verbessern“, erklärt Alfred Isenbeck, Abteilungsdirektor der DV-Infrastruktur bei LVM.

Die 1995 gegründete Net at Work unterstützt als IT-Unternehmen ihre Kunden mit Lösungen und Werkzeugen für die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit. Über die technische Konzeption und Umsetzung von Lösungen hinaus ermöglicht der Anbieter mit praxiserprobtem Change Management, das Potential neuer Technologien zur Verbesserung der Zusammenarbeit auch tatsächlich auszuschöpfen. Net at Work ist Microsoft-Partner mit acht Gold-Kompetenzen und bietet Microsoft-Technologien wie Microsoft 365, SharePoint, Exchange, Teams sowie Microsoft Azure als Cloud-Entwicklungsplattform. (sg)

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