Mobiles Drucken und Scannen: Heute machbar, morgen selbstverständlich

Smartphones und Tablets bestimmen zunehmend den Arbeitsalltag und werden im Sinne von Bring Your Own Device (BYOD) als notwendige Hilfsmittel oft auf eigene Kosten in den Betriebsablauf integriert. Je selbstverständlicher mobile Endgeräte im Geschäftsleben genutzt werden, desto wichtiger wird es, diese auch mit anderen wichtigen Arbeitsgeräten wie Multifunktionssystemen (MFP) und Druckern zu verknüpfen. Für Unternehmen ist es am effizientesten, auch von Smartphone und Tablet aus den kompletten Dokumenten-Workflow bis hin zum Drucken und Scannen abzubilden. Die Mobile Print App von Utax leistet genau dies bereits jetzt.

Von analog zu digital und umgekehrt

Die im Mai 2012 eingeführte Utax Mobile Print App dient dazu, Tablets und Smartphones drahtlos mit kompatiblen Utax-Druckern und Multifunktionssystemen, die sich in einem mit WLAN-Zugang ausgestatteten Netzwerk befinden, zu verbinden. So wird es möglich, von mobilen Endgeräten aus zu drucken und zu scannen. Einzige Voraussetzung ist, dass das Mobilgerät über WLAN mit dem lokalen Netzwerk des Zieldruckgeräts verbunden wird. Hier lassen sich bevorzugt genutzte Ausgabesysteme oder Multifunktionsdrucker auch als Favoriten anlegen. Vom Mobilgerät aus können alle gängigen Dateiformate in unterschiedlichen Formaten und Stückzahlen, Farbe oder Schwarzweiß gedruckt und anschließend auch verarbeitet, zum Beispiel geheftet oder gelocht, werden.

Scannen per App – der Renner auf der CeBIT

Jetzt neu ist die Scan-Funktion der App, ein Renner bei den Besuchern der CeBIT. Denn Papiervorlagen können nun per Scan direkt auf Smartphones und Tablets gesendet und digitalisiert dort sichtbar gemacht werden. Im Handumdrehen ist die gescannte Datei per E-Mail weitergeleitet oder in eine Präsentation eingebaut. Dies wird von vielen Nutzern mobiler Endgeräte als echter Mehrwert empfunden. Das auf der CeBIT vorgestellt Update, die Version 1.1. der Mobile Print App, erlaubt zusätzlich eine stufenlose Bilddrehung, druckt aus der Zwischenablage, druckt verschlüsselte PDFs sowie Duplex-Scans und bietet eine Scanauflösung bis 600 dpi.

Schnell und einfach zu installieren

Die App ist binnen kürzester Zeit installiert und einsatzfähig – und dies mit wenig Aufwand. Die einzelnen Schritte:

1. Einen Router im Netzwerk installieren.
2. Ein mit der App kompatibles Utax-MFP in Reichweite bereithalten. Welche Systeme kompatibel sind, zeigt die App in einer Auflistung an.
3. Als Administrator den Zugriff erlauben.
4. Die App im Apple oder Android Store kostenlos herunterladen.

Vorausgesetzt, eine  aktuelle WLAN-Technik ist verfügbar, lässt sich das Scannen und Drucken über mobile Endgeräte jetzt schnell demonstrieren und ausführen. Mögliche Szenarien sind zum Beispiel Papier-Handouts, die über das MFP direkt auf das iPad gescannt werden, um die Inhalte für Präsentationen zu nutzen oder sie unterwegs zu lesen. Beziehungsweise umgekehrt auf dem Smartphone als E-Mail erhaltene Dokumente direkt auszudrucken, um sie als Handout in das nächste Vertriebsmeeting einzubringen.

Die Mobile Print App macht sich bereits als essenzielles Hilfsmittel unentbehrlich. Ob Geschäftsführer, Vertriebsmitarbeiter oder Projektverantwortliche: Entscheider wollen schnell analoge Informationen in digitale umwandeln und umgekehrt. Dies gilt für alle Branchen. Der Nutzer arbeitet mit seinen mobilen Endgeräten überall auch unterwegs, im Zug oder im Flieger. Dabei zeigen die bisherigen Erfahrungen, dass Scannen am beliebtesten ist, weil es ermöglicht, analoge Dokumente in eine bearbeitbare Form umzuwandeln. Auch das schnelle Ausdrucken aus der E-Mail direkt vom Smartphone und Tablet aus wird als große Arbeitserleichterung empfunden: Endlich ohne Weiterleitung an einen stationären PC inklusive Anmeldung usw. einen Druckbefehl direkt an das nächstgelegene MFP schicken! 

Das Notebook war gestern

Der Trend geht weg von PC und Notebook hin zu Tablet und Ultrabook. In diese Welt der immer mobiler werdenden Arbeitsgeräte gehört die App von Utax. Sie kann morgen schon selbstverständlicher Bestandteil unserer Arbeitsweise sein. Bei der Weitentwicklung der Funktionen und Möglichkeiten stehen mehrere Themen im Vordergrund:

• Dokumente von mobilen Geräten aus zu drucken und zu scannen, ist ein hilfreicher erster Schritt. Jetzt kommt es darauf an, dem Nutzer weitere Verarbeitungsoptionen zu eröffnen. Es sollte ihm möglich sein, Dokumente über sein Smartphone und Tablet auch gleich in Akten, Ordnerstrukturen, CRM- oder ERP-Anwendungen hinein zu scannen und dort abzulegen – dies auf Basis einer sicheren Benutzerauthentifizierung und erleichtert durch definierte Masken und Auswahlfelder.
• Es wird spannend, wie sich aktuelle Betriebssysteme, zum Beispiel Windows 8 oder das neue Blackberry Z10, durchsetzen werden. Sie müssen entsprechend ihres Verbreitungserfolgs mit der Mobile Print App bedient werden.
• Seitens der Hersteller mobiler Betriebssysteme gilt es, Zugriffe auf Dokumente zu vereinfachen und Restriktionen abzubauen.

Angesichts dieser Szenarien bleibt es das Ziel von Utax, die Einsatzfähigkeit von Multifunktionssystemen zu erhöhen. Dokumenten-Workflows verlagern sich zunehmend von stationären hin zu mobilen Geräten. Dazu bietet Utax die passenden Technologien für Scan- und Ausgabelösungen, die diese mobilen Endgeräte für den User noch interessanter machen. Der Markt verlagert sich und Utax schickt sich an, die Zukunft mitzugestalten.(ak)

Markus Müller, Vertriebsleiter Utax Consulting & Solution Experts

Die Mobile Print App von Utax

Die Mobile Print App von Utax verbindet Tablets und Smartphones mit Druckern und Multifunktionssytemen und erhöht damit die Produktivität in einer mobilen Arbeitswelt. Der  Spezialist für Druck- und Multifunktionssysteme (MFP) sowie Softwarelösungen im Dokumentenmanagement bietet die App zum kostenlosen Download im iTunes App Store für iOS-Geräte sowie auf Google Play für Android-Geräte an.

Die Anwendung stellt eine drahtlose Schnittstelle von Smartphones oder Tablets zu kompatiblen Utax-Druck- und Multifunktionssystemen her, die sich im lokalen Netzwerk befinden. Mit der Mobile-Print App lassen sich Fotos und Dokumente vom Mobilgerät oder auch Webseiten über einen in der App integrierten Browser drucken. Dokumente, die auf einem kompatiblen MFP gescannt werden, können auf dem Mobilgerät gespeichert und dann per E-Mail versandt werden. Ebenso lassen sich über die App Dateien von einem mobilen Endgerät scannen und an ein Ausgabesystem zum Druck schicken.

Die Anwendung unterstützt Apple iPad, iPad2, iPad3, iPhone 3GS, iPhone 4, iPhone 4S und iPod touch (ab der dritten Gerätegeneration) ab Version iOS 4.2 sowie Android-Smartphones (ab Version 2.2) und Tablets ab Version 3.0 oder höher. Einzige Voraussetzung, um mit Mobile Print App zu drucken oder zu scannen ist, dass das Mobilgerät über WLAN mit dem lokalen Netzwerk des Zieldruckgeräts verbunden wird. Hier lassen sich bevorzugte beziehungsweise am häufigsten genutzte Ausgabesysteme oder Multifunktionsdrucker als Favoriten anlegen. Die App unterstützt die Druckprotokolle RAW (Port 9100), IPP (Port 631) und IPPS (SSL Port 443). Vom Mobilgerät aus lassen sich dann gängige Dateiformate wie jpg, png, pdf und xps drucken, auf Android-Geräten auch txt- und html-Dateien. iOS-Geräte drucken html- und rtf-Dateien sowie alle Microsoft-Office- (Word, PowerPoint und Excel) oder iWork-Dokumente. Die verfügbaren Papierformate sind Letter, Legal, Ledger, Statement, A3, A4, A5, A6, Folio, B4, B5 und B6. Zudem lässt sich auch die Anzahl der zu druckenden Kopien, die Anzahl der Seiten pro Blatt und der Seitenbereich auswählen. Weitere Optionen sind Farb- oder Schwarzweißdruck, Duplexdruck (zweiseitig), Heften oder Lochen. Die auf der CeBIT vorgestellte Version 1.1. der Mobile Print App erlaubt zusätzlich eine stufenlose Bilddrehung, druckt verschlüsselte PDFs sowie Duplex-Scans und aus der Zwischenablage und bietet eine Scanauflösung bis 600 dpi.