Mobile first, Cloud first: Wäre Business first nicht sinnvoller?

Auch wenn viele Fachabteilungen und Endanwender das anders sehen: Die typische IT-Abteilung in Deutschland betreibt solide Technik und hat dabei in den meisten Fällen auch die Kosten im Griff. Anders ausgedrückt ist die IT in deutschen Unternehmen in der Regel viel besser als ihr Ruf bei den Nutzern.

Warum gibt es dennoch Anwender, die mit den IT-Diensten nicht zufrieden sind? In vielen Unternehmen nimmt die Unternehmensleitung IT-Themen ausschließlich als Kostenfaktor wahr, der minimal zu halten ist. Evaluiert die IT-Abteilung in solch einem Unternehmen neue Technologien, dann mit dem primären Ziel, Kosten zu reduzieren. Für die IT-Verantwortlichen ergibt sich daraus eine echte Herausforderung: Der Betrieb einer innovativen IT, die sich vollständig auf die Belange der Endanwender ausrichtet und dabei nur minimale Kosten erzeugt.

Ein Weg, um diese Herausforderung zu adressieren, kann das Thema Cloud Computing sein, das inzwischen auch in Deutschland sein Nischendasein verlassen hat. So nutzen laut dem KPMG Cloud Monitor 2016 inzwischen 54 Prozent der befragten Unternehmen Public- oder Private-Cloud-Dienste, weitere 18 Prozent diskutieren die Einführung.

Mehrwerte statt Kosten – Die Cloud bietet einen Ausweg

Das Augenmerk bei Projekten zur Einführung einer Cloud-Infrastruktur liegt typischerweise auf Themen wie der technischen Machbarkeit, Business-Case-Rechnung und – vor allem bei Public Clouds – auf Themen wie Datenschutz und Datensicherheit. Dabei wenden die IT-Verantwortlichen häufig Vorgehen an, die sie in der gleichen oder einer sehr ähnlichen Form auch bei einem reinen Outsourcing-Ansatz in ein externes Rechenzentrum wählen würden.

Für einen reinen Internet-as-a-Service-Ansatz (IaaS) oder bei der Verlagerung in eine Private Cloud mag das auch ausreichend sein. Geht es aber um Platform as a Service (PaaS), Software as a Service (SaaS) oder um eine Public Cloud, verschenken Unternehmen auf diese Weise Potenzial. Das liegt daran, dass sie bei diesem Vorgehen die Mehrwerte, die eine servicebasierte, immer aktuelle IT-Infrastruktur hat, nicht ausreichend berücksichtigen, tendenziell sogar ignorieren. Die folgende, alternative Vorgehensweise hilft dabei, zunächst die Chancen und Mehrwerte einer Cloud-Migration in den Vordergrund zu stellen.

Dieses Vorgehen basiert auf einer einfachen Regel: Der Nutzen, den die Anwender aus der IT ziehen können, steht im Fokus. Das leuchtet ein, jedoch wird diese Regel in der Praxis viel zu häufig vernachlässigt. Es fehlt ganz häufig das praktische Wissen über die fachlichen Geschäftsprozesse, die mit Hilfe der IT technisch umgesetzt werden.

Den Fokus auf den Anwendernutzen zu legen, wirkt auf den ersten Blick kontraproduktiv: Nicht die Technologie oder die technische Machbarkeit stehen im Fokus der Überlegungen zur Einführung einer Cloud. Auch Datenschutz, Datensicherheit und ähnliche Themen blenden die Verantwortlichen zunächst aus. Vielmehr bestimmen sie im ersten Schritt, welche Fachbereiche und welche Geschäftsprozesse die Cloud-Infrastruktur unterstützen soll.

Business first

Ist das geklärt, sind entsprechende Stakeholder aus den jeweiligen Bereichen einzubinden, damit das fehlende praktische Wissen über die Geschäftsprozesse einfließen kann. Auch die Akzeptanz des Fachbereichs für den anstehenden Wandel lässt sich auf diese Weise erhöhen.

Das so entstandene gemeinsame Team dokumentiert anschließend die ausgewählten Geschäftsprozesse und die dafür aktuell vorhandene IT-Unterstützung. Zusätzlich erfasst es bekannte Stärken und Schwächen des Status Quo sowie die wesentlichen funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen. Vor allem auf nicht-funktionale Anforderungen wie gesetzliche Vorgaben oder ähnliches muss es ein besonderes Augenmerk legen.

Der nächste Schritt hilft bei der Annäherung an die technische Umsetzung: Basierend auf den Erkenntnissen der Vorphase werden Dienste definiert, die dem Anwender die Durchführung des Geschäftsprozesses ermöglichen, beziehungsweise erleichtern. Im Fokus steht dabei die Optimierung der Schwächen der aktuellen IT-Unterstützung und möglicherweise auftretender Medien- und Systembrüche.

PaaS und SaaS als Basis von Mehrwerten

Mit Beendigung dieses Schritts ist ein erster Meilenstein erreicht. Mithilfe der bislang gewonnenen Einsichten ist es nun möglich, eine Migration der Prozesse in eine Cloud-Infrastruktur zu prüfen und zu bewerten. Hier ergibt sich quasi eine natürliche Sollbruchstelle. Leiten sich aus den fachlichen Anforderungen zum Beispiel regulative Bestimmungen ab, die eine Migration in die Cloud verhindern, kann die weitere Evaluierung dieses Geschäftsprozesses abgebrochen werden. Gleiches gilt für andere technische oder fachliche Restriktionen, die eine Migration in die Cloud offensichtlich uninteressant machen.

Die Erfahrung zeigt aber, dass ein Großteil der Prozesse grundsätzlich für eine Verlagerung in die Cloud geeignet ist, ja sogar davon profitiert. Die Chancen der Generierung von Mehrwerten ergeben sich dabei aus den Vorteilen, die der Einsatz von PaaS und SaaS mit sich bringt. Die Stärke dieser beiden Cloud-Modelle liegt in der Vielzahl standardisierter Dienste, die sich typischerweise programmatisch über eine API ansprechen und integrieren lassen.

In der folgenden Aufgabe liegt der kritische Faktor bei diesem Vorgehen zur Einführung einer Public Cloud: Ein Team aus IT- und Fachexperten muss prüfen, ob die bereits identifizierten fachlichen Services mit Hilfe der in der Cloud bereitgestellten Dienste umsetzbar sind. Die Erfahrung zeigt, dass dies typischerweise nicht direkt eins zu eins erfolgen kann. Vielmehr ist eine gewisse fachliche und technische Flexibilität nötig. Ein gemischtes Team und die Bereitschaft für Veränderungen sind die Erfolgsfaktoren für diesen Abgleich.

Cloud-Dienste können dabei helfen, einzelne Prozessschritte optimieren. So lässt sich eine Datei zielgerichteter und einfacher mithilfe eines Online-Speichers und Push-Nachrichten verteilen, als mit E-Mails. Auch kann es sinnvoll sein, sich von gewohnten technischen Verfahren zu trennen. Unternehmen können beispielsweise den Workflow einer Freigabe vereinfachen, indem sie Mitarbeiter via Mobiltelefon und Multi-Faktor-Authentifizierung einbinden, und nicht über Notebook und VPN.

Das vorgestellte Verfahren adressiert die technische Machbarkeit und Themen wie Datenschutz und Datensicherheit zwar nur indirekt, aber dafür konkret fallbezogen. Zusätzlich basiert es darauf, dass die betrachteten Geschäftsprozesse optimiert und technisch modernisiert werden. Dadurch werden häufig so signifikante Mehrwerte generiert, dass sich die Erstellung eines Business Cases für die Migration in die Cloud quasi „von allein“ ergibt. Einer gewinnbringenden Einführung von Cloud Computing steht somit nur noch wenig entgegen.

Fazit

Das in diesem Artikel grob skizzierte Vorgehen adressiert die klassischen Hindernisse bei der Einführung einer Cloud, indem diese den tatsächlichen fachlichen Anforderungen gegenübergestellt werden. Da im Rahmen des Vorgehens bewusst eine Änderung und Optimierung der aktuellen Prozesse gefordert wird, ist es wenig überraschend, dass die neue Architektur am Ende einen Mehrwert erzeugt. Das dieses positive Ergebnis auf Cloud-Technologie basiert, ist dann nur noch ein Aspekt unter vielen in der Bewertung der Lösung. Das zeigt, dass „Business first“ dem Ansatz „Mobile first, Cloud first” überlegen ist. Darüber hinaus fördert der Ansatz durch das Einbeziehen der Fachbereiche aktiv das Change Management. Ein positiver Nebenaspekt ist, dass die Fachbereiche die IT mehr als Partner und Treiber des Wandels und weniger als Kostenstelle wahrnehmen.

Autor: Thomas Bayer ist bei adesso in Frankfurt als Senior Platform Manager tätig. In dieser Rolle ist er verantwortlich für das Thema Microsoft Cloud und berät und begleitet Unternehmen bei allen Fragestellungen rund um die Einführung und den Einsatz von Cloud Computing.