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Mit Titel „Poststelle des Jahres 2012“ ausgezeichnet

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Zum ersten Mal in der Geschichte des Wettbewerbs ist eine von einem externen Dienstleister betriebene Poststelle mit dem Titel „Poststelle des Jahres“ ausgezeichnet worden. Gewinner ist die Mail Professionals GmbH mit ihrer für die E-Plus Gruppe betriebenen Poststelle. Der Titel „Poststelle des Jahres“ wird jährlich  vom renommierten „Postmaster Magazin“ vergeben.


2008 hat die Mail Professionals GmbH aus Frankfurt die Poststelle der E-Plus Mobilfunk GmbH übernommen und Schritt für Schritt zu einem umfassenden Service- und Dienstleistungszentrum für die Mitarbeiter in der Düsseldorfer Zentrale des Unternehmens ausgebaut.


Lösung von ALOS und AnyDOC im Einsatz


Zusätzlich zu den klassischen Arbeiten einer Poststelle einschließlich der stetig wachsenden digitalen Bearbeitung der Eingangspost, für die Mail Professionals seit Mitte 2011 eine Scan- und Erkennungslösung von ALOS und AnyDoc Software einsetzt,  überzeugten die Jury unter Vorsitz des „Postmaster Magazin“-Chefredakteurs Hans-Dieter Westhoff vor allem auch die zahlreichen zusätzlichen Dienstleistungen, die die Mail Professionals GmbH im Auftrag der E-Plus Gruppe übernimmt. Dazu zählen unter anderem die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, die Ausgabe und die Reparaturüberwachung von Mitarbeiter-Telefonen sowie die Werbematerialverwaltung.


Für Ekkehard Hahn, Geschäftsführer der Mail Professionals GmbH, bedeutet dies vor allem eine Bestätigung des sicherheits- und kundenorientierten Konzepts: „Wir sind stolz darauf, im Rahmen unserer Tätigkeit für E-Plus zur ‚Poststelle des Jahres 2012‘ gewählt worden zu sein. Gleichzeitig sehe ich die Auszeichnung als Beweis, dass Bedenken wegen der Sicherheit oder Flexibilität von ausgelagerten Poststellen unbegründet sind.“ Ekkehard Hahn ist bereits seit über 20 Jahren in der Informationslogistikbranche tätig und verfügt über ein umfangreiches Know-how, das er unter anderem in Seminaren zu Postdienstleistungen weitergibt.


Bronislaw Wieruszewski, Abteilungsleiter im Facility Management bei E-Plus: „Mit Mail Professionals haben wir einen Partner gefunden, der konstant sehr gute Leistungen bringt. Mitarbeiter der Poststelle  weisen uns selbstständig auf mögliche Neuerungen und Kostenreduktionen hin. Diese Offenheit wurde nun von einer neutralen Jury ausgezeichnet, und darüber freuen wir uns natürlich mit.“


Die derzeit in der E-Plus-Poststelle tätigen Mitarbeiter der Mail Professionals GmbH bearbeiten am Düsseldorfer Hauptsitz täglich über 900 eingehende sowie rund 740 ausgehende Poststücke. Innerhalb des Hauses werden bei der Postverteilung und -abholung fortlaufend rund 85 Stellen bedient. Die Bearbeitung der ein- sowie der ausgehenden Post erfolgt nach von E-Plus festgelegten und schriftlich dokumentierten Vorgaben. Ekkehard Hahn: „E-Plus hat Mail Professionals durch präzise Service-Level-Agreements den Rahmen vorgegeben und uns dadurch erlaubt, unsere Stärken voll auszuspielen. Das interne Servicecenter fasst einzelne Dienstleistungskomponenten zu einer abgerundeten Gesamtdienstleistung zusammen.“


Ein besonderes Highlight im Dienstleistungsportfolio von Mail Professionals für E-Plus ist die digitale Eingangspostbearbeitung, bei der eine moderne Erfassungslösung von ALOS und AnyDoc Software zum Einsatz kommt. Im ersten Schritt wurde Mitte 2011 das frühe Scannen und automatische Erfassen der Eingangsrechnungen von E-Plus durch Mail Professionals übernommen. In enger Abstimmung mit dem Fachbereich von E-Plus entschied man sich für das Lösungsangebot  von ALOS, bestehend aus modernen Scannern und der Rechnungslösung AnyDocINVOICE. Besonders wichtig waren für Mail Professionals und E-Plus neben der Erkennungsqualität der Lösung die einfache Übergabe der erfassten Daten und Images an  SAP und das bereits bei E-Plus im Einsatz befindliche elektronische Archiv-System.


Motiviert durch den von allen Beteiligten als sehr erfolgreich bewerteten Einsatz des Systems ist geplant, mit der Lösung von ALOS und AnyDoc Software sukzessive weitere Eingangspostbelegarten  unterschiedlicher Fachbereiche in der Poststelle zu scannen und automatisch zu klassifizieren. 


Die Preisverleihung zur „Poststelle des Jahres 2012“ fand am 8. März im Rahmen der CeBIT im Radisson Blu Hotel Hannover statt.


 


 


 

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