Methoden des Zeitmanagements: Diese 5 Techniken sollten Sie kennen

Methoden des Zeitmanagements: Im Zuge der Pandemie markierte die gesetzliche ­Homeoffice-Pflicht eine neue Ära des Arbeitens. Viele haben sich an die ruhige Arbeitsatmosphäre zuhause gewöhnt. Doch seit diesem Frühjahr verändert sich der Berufsalltag vieler Menschen auf ein Neues.

Zurück ins Büro: Methoden des Zeitmanagements werden wieder notwendig

Die langersehnte Rückkehr ins Büro stellt einige damit vor eine unerwartete Zeitmanagement-Herausforderung. Verschiedene Methoden können dabei helfen, auch im Büro weiterhin produktiv zu arbeiten. Um Zeitmanagement-Methoden einfach anzuwenden, helfen Notizbücher und digitale Notiz-Apps. Denn mit ihnen kann man ganz einfach Aufgaben visualisieren, tracken und sie fokussiert nacheinander abarbeiten.

Die „Not to do”-Liste

Die einfachste Methode, um effektiv Zeit zu managen, ist die sogenannte „Not to do”-Liste. Der Sinn hinter dieser Technik ist, unwichtige Aufgaben hintenanzustellen. Und das passiert, indem alles aufgeschrieben wird, was am heutigen Tag oder in der aktuellen Woche nicht erledigt werden muss. Nach dem Ausschlussprinzip werden so die Aufgaben, die wirklich dringend erledigt gehören, sichtbar und man kann ganz einfach mit der Umsetzung loslegen.

Das Pareto-Prinzip

Um Aufgaben effizient abzuarbeiten, kann auch das Pareto-Prinzip helfen: Es besagt, dass beim Erledigen einer Aufgabe mit nur 20 Prozent Aufwand 80 Prozent der ­Resultate erzielt werden sollen. Auf die verbleibenden 20 Prozent werden dann 80 Prozent des Arbeitsaufwands aufgewandt. Beim Schreiben einer To-Do-Liste resultiert daraus, dass vorrangig Aufgaben erledigt werden sollten, die den größten Erfolg mit kleinstmöglichem Aufwand erzielen.

Die ALPEN-Methode

Um den Tagesablauf eines Arbeitstages durchzustrukturieren, eignet sich die ALPEN-Methode. Mit ihr erhält man ein besseres Zeitgefühl für die Dauer aller anstehenden Aufgaben. Für einen guten Start in den Tag und den direkten Planungsbeginn geht man konsequent die folgenden Schritte durch:

1. Eine Aufgabe notieren
2. Die Dauer einschätzen
3. Pufferzeiten einplanen
4. Entscheidungen treffen
5. Nachkontrolle am Feierabend

Es ist hierbei von besonderer Bedeutung, die Dauer einer Aufgabe realistisch einzuschätzen, um anstehende Deadlines einzuhalten und die Arbeitsmotivation stetig zu maximieren. All diejenigen, die gerne mit einer To-Do-Liste arbeiten, sollten diese Methode auf jeden Fall einmal ausprobieren.

Das Eisenhower-Prinzip

Bevor man mit der Arbeit beginnt und auf halbem Weg merkt, dass man zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her springt, beginnt man bei dieser Methode damit, alle To Dos nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Eine dringliche Aufgabe kann nicht aufgeschoben werden und hat absolute Priorität. Eine wichtige Aufgabe verlangt nicht die sofortige Aufmerksamkeit, hilft aber, langfristige Ziele zu erreichen und sollte sorgfältig geplant werden. Diese Methode hilft besonders, wenn regelmäßig harte Deadlines eingehalten werden müssen.

Methoden des Zeitmanagements: Die Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine sinnvolle Methode, um ständigen Unterbrechungen vorzubeugen. Für sie benötigt man eine Aufgabenliste und einen Timer. Gearbeitet wird daraufhin in festgelegten Zeitfenstern. Ein Pomodoro-Zyklus besteht aus vier Arbeitseinheiten. Nach jeder Arbeitseinheit wird eine fünfminütige und nach vier erfolgreichen Einheiten eine halbstündige Pause eingelegt. Aufgaben, die nicht in 25 Minuten erledigt werden können, sollten in kürzere Intervalle unterteilt werden. Diese Methode eignet sich, um ohne Ablenkung zu arbeiten und fokussiert zu bleiben.

Die Autorin Michele Don Durbin ist SVP of Marketing bei Evernote.

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