Master Data Governance: In drei Schritten zu hoher Datenqualität gelangen

Master Data Governance beschreibt den Umgang eines Unternehmens mit Stammdaten aus strategischer, organisatorischer, methodischer und technologischer Sicht. Simus systems, Software-Anbieter für technische Massendaten, setzt Master Data Governance mit dem Fokus auf einer nachhaltig hohen Datenqualität um. Die notwendigen Prozesse lassen sich in drei standardisierten Schritten etablieren und die Ergebnisse mit dem ERP-System synchronisierten. Unternehmen wie Aerzen oder HAWE erreichen so effiziente Prozesse bei voller Datenhoheit ihres ERP-Systems von SAP.

Standardisierte Vorgehensweise mit Master Data Governance

Um Master Data Governance standortübergreifend in einem Industrie-Unternehmen zu etablieren, hat simus systems eine standardisierte Vorgehensweise entwickelt. Das zentrale Ziel dabei besteht in einer hohen Datenqualität für die weitere Digitalisierung. Zunächst werden klare Regeln für Aufbau, Struktur und Klassifizierung der Daten erarbeitet. Diese lassen sich mit ausgereiften Werkzeugen automatisiert auf den vorhandenen Datenbestand anwenden. Im zweiten Schritt werden Materialstamm-Antrags- und Pflegeprozesse erarbeitet und Verantwortlichkeiten dafür eindeutig definiert. Intelligente Software-Module übernehmen es, diese Prozesse zu automatisieren und abteilungsübergreifend zu etablieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die einmal erreichte Datenqualität weiter aufrechterhalten wird. ERP-Systeme wie jene von SAP lassen zwar die Definition von Workflows zu, die Datenqualität verbessern sie dabei nicht.

Schritt 1: Automatische Stammdaten-Aufbereitung mit Master Data Governance

Den ersten Schritt gehen Unternehmen am besten mit einem Projekt zur Strukturierung und Klassifizierung der Materialstammdaten. Dabei kommt die Software simus classmate zum Einsatz, die Datenbestände aus den unterschiedlichen internen Quellen wie CAD-, ERP- und PDM-Systemen analysiert. Anhand der Analyseergebnisse sowie des fertigen Regelwerkes lassen sich die vorhandenen Datenbestände automatisch aufbereiten und strukturieren. Ein solches Projekt beauftragte 2020 das Unternehmen HAWE Hydraulik, das Einzelteile und Systeme der Hydraulik für den Weltmarkt fertigt. Die Produkte übernehmen in zahlreichen Anwendungen wie Flugzeugen, Booten oder Fahrzeugen kritische Funktionen, für die es unzählige Varianten mit individuellen Ausprägungen gibt.

„Nach Marktrecherchen, Vorführungen und Referenzbesuchen haben wir festgestellt, dass die strukturierte Vorgehensweise, die Software-Unterstützung und die Erfahrungen von simus systems am besten zu uns passen“, erklärt Projektleiter Korbinian Peters, Systems Engineer bei HAWE, der das Projekt gemeinsam mit seinem Kollegen Christoph Römer umsetzt. „Besonders die von simus systems eingebrachte Klassenstruktur und die automatische Verarbeitung der Daten in simus classmate haben uns viel Zeit und Aufwand erspart“, sagt Peters.

Die Ergebnisse haben Experten in 20 Online-Workshops aus den jeweils betroffenen Bereichen gesichtet und verfeinert. „Die etwa zweistündige Bildschirmarbeit war mindestens so effektiv, wie die üblichen Workshops vor Ort“, meint Korbinian Peters. In einer anschließenden Phase einzelner Reviews konnten die Experten die Materialstämme weiter verbessern. Kürzlich wurden rund 46.000 aktuelle und vollständige Datensätze erfolgreich in das SAP-Testsystem eingespielt. „Nun wird sichtbar, über welche Datenschätze wir verfügen und was wir alles damit anfangen können“, freut sich Korbinian Peters. „Wir wollen auf dieser Basis viele Projekte zu Digitalisierungsthemen starten.“

Schritt 2: Mit Suchmaschine die Datenqualität sichern

Um die einmal erreichte Qualität der Materialstamm-Daten zu erhalten, wird im zweiten Schritt eine flexible Suchmaschine implementiert. Die Aerzener Maschinenfabrik GmbH, heute Familienunternehmen und Global Player mit weltweit 2.500 Mitarbeitern, hatte mit simus systems ein Stammdaten-Projekt vor der Migration zu SAP durchgeführt. Ihre Gebläse, Verdichter, Drehkolbenverdichter und Turbogebläse werden im Stammwerk Aerzen mit rund 1150 Mitarbeitern als Standard-Baureihen und kundenspezifische Lösungen entwickelt und zu 85 Prozent exportiert. In der Konstruktion wurden immer wieder ähnliche Bauteile neu erstellt: „In unserem Altsystem gab es keine Suchfunktion“, erinnert sich Wilfried Rupnow, Stammdatenmanager und Administrator bei Aerzen.

„Für die Technik war es einfacher und schneller, neue Bauteile anzulegen. Dies sollte nun anders werden.“ Dazu wurde classmate FINDER eingeführt, eine Suchmaschine, die gewünschte Informationen in den angeschlossenen CAD-, PDM- und ERP-Systemen aufspürt und eine ganz neue Qualität der Suche ermöglicht: Von der Navigation im grafisch dargestellten Klassenbaum über die Suche nach bestimmten Merkmalen bis zur frei definierbaren Ähnlichkeitssuche anhand von Geometrie, Vergleichsdaten oder Teilbereichen. Eigentlich sollten rund 40 Anwender in der Technik von diesen Funktionen profitieren.

Doch aufgrund der hohen Benutzerfreundlichkeit meldeten immer mehr Fachbereiche Interesse an classmate Finder an: „Heute verwenden wir am Standort Aerzen 211 Lizenzen, hierbei verteilen sich die Hauptnutzer von Einkauf und Qualitätssicherung über den Vertrieb bis in den After Sales Support“, freut sich Wilfried Rupnow. Das ursprüngliche Ziel, durch die Suchfunktion weniger Materialien neu anzulegen, wurde erreicht: „Trotz Wachstum legen wir heute pro Jahr durchschnittlich 20 Prozent weniger neue Materialien an, als vor fünf Jahren.“

Schritt 3: Umfassender Materialstamm-Anlageprozess

Als dritten Schritt überarbeitete Aerzen in dem Projekt „Global Material Master“ den Materialstamm-Anlageprozess mit Blick auf einen weltweiten Einsatz. Das Projekt sollte die Datenqualität bei rund 130.000 Datensätzen, davon 77.000 aktiven Materialstämmen, weiter steigern, Fehlerquellen beseitigen und die Datennutzung verbessern. Dazu haben die Anwender gemeinsam mit simus systems stringente Regeln für den Umgang mit den Stammdaten (Master Data Governance) definiert, die durch automatische Prozesse von simus classmate unterstützt und mit bereits vorhandenen classmate Finder umgesetzt werden sollten.

Wichtigste organisatorische Neuerung war die Einrichtung einer Stammdaten-Prüfstelle. Nach einer Suche in classmate Finder stellen die Anleger nun einen Materialantrag, der sich mit gefundenen, entsprechend abgeänderten Daten befüllen lässt. Benachrichtigungen, das Anlegen vor Arbeitsvorrat in Arbeitsmappen und Statusvergabe erfolgen durch simus classmate. Auf diese Weise lassen sich viele Fachabteilungen an der Pflege von Materialstämmen beteiligen. Damit Anwender alle Felder konform ausfüllen, bietet simus systems dazu einen anpassbaren, automatisierten Prozess. „Die Anwender nehmen Stammdaten nun viel wichtiger und strengen sich bereits im Vorfeld mehr an, Materialien richtig zu beschreiben“, sagt Christian Weper, der die Stammdatenstelle leitet.

Jedes Material durchläuft bis zur vollständigen Definition verschiedene Bearbeitungsschritte. So wird ein beispielsweise ein Zeichnungsteil in der Technik definiert und mit Statuswechsel an die Arbeitsvorbereitung weitergereicht. Dort wird die Beschaffungsart festgelegt, bei Kaufteilen ergänzt nun beispielsweise der Einkauf weitere Sichten. Bis ein Material vollständig angelegt ist, haben sich zahlreiche Abteilungen an dem Prozess beteiligt. „Die Anleger werden durch vorgelegte Daten und Wertelisten, automatische Unterstützung und den Wegfall aufwändiger Nachprüfungen weitestgehend entlastet. So können sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren“, berichtet Wilfried Rupnow.

Master Data Governance mit simus classmate garantiert hohe Datenqualität

In diesen drei Schritten lässt sich Master Data Governance mit simus classmate benutzerfreundlich, sicher und flexibel umsetzen. Sowohl für die grundlegende Bereinigung als auch für die Beantragung und Pflege im laufenden Betrieb hält simus classmate mächtige Werkzeuge und komfortable Funktionen bereit, die simus systems gezielt für diese Aufgaben entwickelt hat. Die höhere Benutzerfreundlichkeit führt zu schnellen und fehlerfreien Abläufen nach geltenden Normen und Regeln.

Die 2002 gegründete simus systems GmbH mit Sitz in Karlsruhe ist mit ihrer Produktfamilie simus classmate einer der Marktführer für die automatische Klassifizierung von CAD-Modellen, Datenbereinigung von Massendaten, dem Suchen und Finden vorhandener Daten und der automatischen Kalkulation. Das Unternehmen bietet Erfahrungen aus über 300 erfolgreichen Projekten in den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Automobilindustrie und Elektrotechnik. Die Produktfamilie simus classmate integriert sich mit führenden 3D-CAD- und PLM-Lösungen sowie mit ERP-Systemen wie SAP. Eine Bauteilkalkulation anhand CAD-Modellen bietet simus systems auf der online-Plattform classmate Cloud. (sg)

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