Marketing-Assets: Warum Brita ein effizientes Medienmanagement einführte

Das von Brita genutzte Bildarchiv namens BOA (Brita Online Assets) geriet mit dem Wachstum des Unternehmens, der Entstehung neuer Marken und dem steigenden Bedarf und der Anzahl von Marketing-Assets weltweit an seine Grenzen. Das Unternehmen suchte deshalb nach einer neuen Softwarelösung, um die Verwaltung der Marketing-Assets in Eigenregie durchführen zu können. Mit der 2018 implementierten Marketing-Resource-Management-Lösung kann Brita nun die Erstellung und Verteilung einer wachsenden Zahl von Marketingmaterialien weltweit schnell, effizient und markenkonform umsetzen.

Zugriff der Ländergesellschaften auf sämtliche Marketing-Assets

Mussten früher die benötigten Marketingmaterialien noch per CD verschickt werden, greifen heute die Marketingteams in den Ländergesellschaften direkt über das Digital Asset Management auf das benötigte Produktmaterial zu. Im Digital Asset Management sind Product Shots, Packshots, Siegel, Icons, Stimmungsbilder, PDFs zu Produktbroschüren und Flyern u.v.m. hinterlegt. Diese können frei heruntergeladen und nach Bedarf heruntergerechnet werden. Agenturdienstleister können über einen Link ins BOA oder ein eigenes Login auf Materialien zugreifen. Sobald sie einen Auftrag erhalten, können sie im BOA-Bestandsmaterial recherchieren. Das spart viel Zeit auf allen Seiten.

Prozesssteuerung der Verpackungsproduktion vom Design bis zum Druck

Mit dem Workflow Manager steuert das das Marketing von Brita seine Prozesse vom finalen Kreativ-Artwork für eine Verpackung bis hin zum Druck. Sobald eine Verpackungsgestaltung erstellt und freigegeben ist, startet der Prozess im Workflow Manager. Hier werden die Reinzeichnung und Umsetzung der Verpackungsvarianten gesteuert – ein zum Teil hochkomplexer Job. Denn eine einzige Filterkanne kann es durchaus in bis zu 40 Varianten geben.

Über den Workflow Manager werden sämtliche Prozesse automatisiert gesteuert, von der Freigabe durch die Kollegen aus dem Produktmarketing bis hin zur automatisierten Auslieferung der Druckdaten an die Druckerei. Die finalen Druckdaten werden abschließend vom Workflow Manager in die Digital Asset Management Lösung übertragen. Hier haben die Druckereien Zugriff auf den jeweiligen Ordner, der ihre Druckdaten enthält, und können die Daten abrufen. Mit den im Digital Asset Management enthaltenen Brand Templates verwaltet Brita auch die Produktion der Visitenkarten in der gesamten Gruppe inklusive des Freigabeprozesses durch die jeweiligen Abteilungen.

Das Brand Portal fungiert seit Kurzem als Startseite des BOA. Es gibt dem Marketing bei Britadie Möglichkeit, auch redaktionelle Inhalte einzustellen und sowohl seine CD-Guidelines zu kommunizieren wie auch detailliertere Informationen zu den Assets und deren Einsatz. Ziel war es, die Benutzerführung im BOA zu optimieren und das Auffinden des passenden Assets so einfach wie möglich zu gestalten. So werden Benutzer über Fragen zielgerichtet durch das Digital Asset Management geführt.

Der Logo-Selector führt stets zum richtigen Logo

Im Digital Asset Management liegen über 150 Varianten des Logos von Brita. Das macht es für den Vertrieb nicht einfach, das richtige Logo für den entsprechenden Einsatzzweck zu finden. Logos werden auf Messewände, auf Baseballcaps und auf Banner aufgebracht, um nur einige Einsatzmöglichkeiten zu nennen. Da stellt sich sofort die Frage, welches Dateiformat und welche Farbvariante benötigt werden.

Früher hat das Marketingteam in der Zentrale viel Zeit damit verbracht, diese Anfragen zu beantworten. Oder es wurde gar nicht gefragt, und es kam in der Folge zu Fehlern. Heute – bei deutlich mehr Mitarbeitern, Marken, Ländern und einem um ein Vielfaches gestiegenen Kommunikationsbedarf – könnten diese Anfragen vom Marketingteam gar nicht mehr bewältigt werden.

Um die Mitarbeiter im Digital Asset Management besser zu führen, wurde der Logo-Selektor entwickelt, der gemeinsam mit dem Brand Portal gelauncht wurde. Für welche Marke wird das Logo gebraucht? Für welchen Einsatzzweck? Digital oder Printproduktion? Muss es schwarz-weiß sein oder farbig? Über diese und weitere Fragen wird der Mitarbeiter gezielt zum richtigen Logo geführt.

Anzahl der Marketing-Assets erhöht sich auf 58.000

Lagen vor zehn Jahren noch etwa 1.400 Assets im BOA, werden heute im Digital Asset Management knapp 58.000 Assets verwaltet. Hier kann das gesamte digitale Marketingmaterial global zur Verfügung gestellt werden, was nicht nur die Markenkonformität sicherstellt, sondern auch ein wesentlich effizienteres Arbeiten ermöglicht. Auch im Bereich Druckdaten-Produktion ergaben sich Effizienzgewinne. Die Diversifikation der Produkte ist enorm. Gab es 2005 noch zwei große Produktarten, so bewegen sich diese heute im zweistelligen Bereich. Die Menge an Druckdaten hat sich dadurch vervielfacht.

Die Prozesse werden über den Workflow-Manager aber nach wie vor von nur zwei Personen gesteuert. Diese koordinieren die gesamten Jobs, von der Artwork-Freigabe bis zur Druckdatenlieferung an die Druckerei. Zwischen 800 und 1.000 Druckdatenjobs werden im Jahr ausgeführt. Der Workflow Manager hilft über eine Workflow-Automatisierung, Effizienz zu gewinnen und so kraftvoller zu werden, ohne mehr Ressourcen aufbauen zu müssen. (sg)

Über den Autor: Mirko Holzer ist als CEO der strategische Kopf und die treibende Kraft hinter der Erfolgsgeschichte von BrandMaker. Der Marketing-Spezialist aus Karlsruhe erkannte schon früh das Potenzial von Digitalisierung und  Automatisierung im Marketing und stieg noch während seiner beruflichen Ausbildung in die Entwicklung von Marketingsoftware und -technologie ein. 2008 gründete Holzer gemeinsam mit Sven A. Schäfer die heutige BrandMaker GmbH und baute den Anbieter für agiles Marketing in den folgenden Jahren kontinuierlich zu einem Marktführer für Marketing Operations Management auf. (sg)

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