Managementsystem für Sponsoring-Aktivitäten: Endlich Fakten

Schon Henry Ford wünschte sich seinerzeit mehr Klarheit: „Ich weiß, die Hälfte meiner Werbeausgaben ist rausgeschmissen. Leider weiß ich nicht welche Hälfte!“ So geht es vielen Verantwortlichen für Sponsoringaktivitäten bisweilen noch heute. Konzerne, Unternehmen, Verbände oder Stiftungen (bislang ohne Managementsystem) erhalten jedes Jahr tausende Sponsoring- und Spendenanfragen.

Digitalisierung, Excel und viel Arbeit

Alle diese Anfragen müssen nicht nur bearbeitet und verwaltet, sondern auch mit einem hohen operativen Aufwand bewertet werden. Jedoch fehlt den Sponsoren oftmals die Möglichkeit, Sponsoring-Engagements valide zu messen und zu bewerten. Erschwerend kommt hinzu, dass bestehende Partnerschaften und alle Investitionen gegenüber der Geschäftsführung mehr denn je gerechtfertigt und aufwendig reportet werden müssen. In der Mehrheit der Unternehmen ist es aufgrund fehlender Tools gängige Praxis, den überwiegend Teil der Arbeiten manuell zu erledigen. Excel lässt grüßen.

Auch wenn Sponsoring in den vergangenen Jahren deutlich professioneller geworden ist, hat die Corona-Krise ziemlich schonungslos aufgezeigt, warum Unternehmen in allen Bereichen digitaler und professioneller agieren müssen. Seit dem Lockdown arbeiten viele Marketing- und Sponsoring-Teams verstreut im Homeoffice und viele bekannte Prozesse und Abläufe können seitdem nicht wie gewohnt oder nur schwer umgesetzt werden. Die aktuelle Situation stellt insbesondere die Unternehmen und Sponsoren vor große Herausforderungen, die bisher noch nicht konsequent digitalisiert haben.

Sponsoring ist heute ein wichtiger Bestandteil in fast jedem Marketingmix und hilft, die individuellen Unternehmens- bzw. Markenziele zu erreichen. Aufgrund der Komplexität erfordert Sponsoring aber nicht nur umfassendes Fachwissen, sondern belastet auch die Mitarbeiter durch arbeitsintensive Aufgaben. Das Instrument wird in Zukunft weiter an Bedeutung gewinnen, umso wichtiger ist ein schnelles Umdenken und die Nutzung digitaler Lösungen.

Ein Managementsystem als cloud-basierte Spezialsoftware

Eine solche automatisierte Lösung ist die weltweit führende cloudbasierte Spezial-Software PerforMind des Technologieanbieters Sponsorium. Sie wurde bereits vor mehr als 20 Jahren konzipiert und gemeinsam mit den weltweit größten Sponsoren konsequent weiterentwickelt. Heute gilt PerforMind nicht nur als Industriestandard, sondern als das leistungsstärkste und effizienteste Automatisierungstool zur Steuerung und Bewertung von Sponsoring- und CSR-Aktivitäten. Es optimiert nicht nur die Projektmanagementzeit, sondern misst insbesondere den Erfolg aller Aktivitäten anhand der ROO-Methodik (Return-on-Objectives). Diese „All-In-One“-Lösung ermöglicht Unternehmen die effiziente und konsistente Bewertung, Verwaltung und das Reporting aktueller und zukünftiger Partnerschaften auf Basis klarer Fakten.

Sämtliche Sponsoring-Anfragen werden digital über einen Web-Fragebogen eingereicht und landen in einer zentralen Datenbank. Über diesen Weg werden alle relevanten und notwendigen Informationen abgefragt, die für die weitere Bearbeitung, aber auch für eine umfassende Bewertung notwendig sind. Denn schlussendlich sollen alle Partnerschaften helfen, die definierten Unternehmensziele zu erreichen. Über diesen Weg wird die Effizienz signifikant gesteigert und mit Hilfe des Web-Fragenbogens wird auch eine Gleichbehandlung aller Anfragen sichergestellt. Eine professionelle und zeitnahe Beantwortung aller Anfragen verbessert dabei das Corporate Image des Unternehmens.

Bewertung in Echtzeit und auf Knopfdruck

Das Kernstück dieser „All-In-One“ Lösung ist das Bewertungsmodul. Damit werden alle Anfragen und bestehenden Partnerschaften anhand der individuell festgelegten und gewichteten Kriterien (Unternehmens- oder Markenziele) bewertet und können jederzeit in Echtzeit verglichen werden. Es erfolgt ein automatisierter Abgleich, welchen Beitrag die einzelnen Partnerschaften leisten, um die definierten Unternehmens- oder Markenziele zu erreichen. Eine umfassende Stärken-Schwächen-Analyse erfolgt auf Knopfdruck. Einzelne Engagements können damit aufgrund von vorliegenden Daten und Fakten angepasst, optimiert oder nachverhandelt werden.

Aufgrund der umfassenden Schnittstellen können zahlreiche weitere Informationen mitverarbeitet werden, wie Brand Awareness, Media Value, Sales Impact, Lead Generation, Teilnahme oder Beteiligung von Mitarbeitern oder Daten aus sozialen Medien, um dann ein aggregiertes Reporting zu erstellen. Doch nicht nur diese Informationen allein entscheiden über Erfolg oder Misserfolg. Denn mit diesem Managementsystem können überdies „weiche“ und qualitative Kriterien (KPIs) mitberücksichtigt werden.

Um eine Partnerschaft oder ein Projekt umfassend bewerten zu können, lassen sich alle Ergebnisse zusammengefasst und daraufhin überprüfen, wie diese auf Basis der gewichteten Kriterien oder KPIs performen. PerforMind fügt automatisch alle Quelldaten zusammen, generiert einen Gesamtscore und erstellt benutzerdefinierte Management Reports.

Flexible Lösung für jede Unternehmensgröße

Sponsorship Management- und Bewertungs-Systeme liefern jederzeit wertvolle und relevante Daten und vereinfachen damit ein strategisches, faktenbasiertes und erfolgreiches Arbeiten. Die Systeme sind nicht nur in 27 Sprachen verfügbar, sondern auch komplett DSGVO-konform (GDPR-EU). Aufgrund der Flexibilität und der gleichzeitig ausgeprägten Datensicherheit werden PerforMind-Systeme von globalen Großkonzernen, genauso wie von mittelständischen Unternehmen rund um den Globus eingesetzt.

Weltbekannte Konzerne wie Emirates, Mastercard, Porsche, Petronas, HSBC Bank, Bombardier oder auch Novartis nutzen bereits solch ein Managementsystem. „Seit der Nutzung von PerforMind haben wir endlich Benchmarks und sprechen über konkrete Fakten“, bestätigt Scott Finders, verantwortlich für Sponsoring bei Saatchi & Saatchi der Agentur von Toyota

Managementsystem als zentrale Steuerungseinheit für Sponsoring

Sponsorings sind leider sehr komplex und die enormen Geldsummen, die allein für Rechtegebühren ausgegeben werden, setzen die Verantwortlichen unter Druck. Diese Ausgaben müssen permanent gerechtfertigt werden. Wer die Wirkung einzelner Maßnahmen nur aus dem Bauch heraus begründen kann, gerät da bald ins Hintertreffen. Die Zukunft im Sponsoring sieht anders aus: Eine zentrale digitale Plattform wird künftig die zentrale Steuerungseinheit (Managementsystem) werden, mit der der Erfolg jeder Maßnahme zeitnah und rational gemessen wird.

Unternehmen, die Sponsoring als Instrument zur Markenbildung einsetzen, sollten umgehend handeln. Wer jetzt nicht in digitales Arbeiten investiert und lernt, vorhandene Sponsoring-Daten sinnvoll zu erheben, zu nutzen und zu analysieren, um daraus die notwendigen Schritte abzuleiten, verschenkt wesentliche Potenziale zur Kostensenkung und Effizienzsteigerung.

Lesen Sie auch: Budgetplanung & Co.: So gelingt die Zusammenarbeit im Homeoffice

Über den Autor: Sven Oetzbach verantwortet das DACH-Geschäft von Sponsorium.