Lizenz-Verwaltung voll im Griff

Der größte Teil des IT-Budgets entfällt heute auf Software und deren Wartung – mit steigender Tendenz. Das Spektrum reicht von klassischen Büroanwendungen bis hin zu speziellen IT-Lösungen und Business Applikationen. Selbst große, international agierende Unternehmen wissen deshalb häufig nicht, welche Software sie im lizenzrechtlichen Sinne einsetzen oder tatsächlich nutzen. Es fehlt der transparente Überblick darüber, wie viel die Lizenzen kosten, ob ihre Zahl ausreicht oder ob nachlizenziert werden muss. Versteckte Ressourcen, wie nicht verwendete Lizenzen, bleiben unerkannt und damit ungenutzt, was überflüssige Zusatzkäufe zur Folge haben kann. Führt das Management der Ressource Software in Unternehmen ein Schattendasein, kommt es nicht selten zu falschen technologischen Entscheidungen, die letztlich ordentlich ins Geld gehen und einen beträchtlichen wirtschaftlichen Schaden bedeuten können.

Software-Anbieter überprüfen korrekte Lizenzierung

Häufig sehen sich Unternehmen erst durch das angekündigte Audit eines Softwareanbieters mit der Thematik einer korrekten Lizenzierung konfrontiert. Der Überprüfung kann sich kein Kunde widersetzen, denn mit der Unterzeichnung des Lizenzvertrages räumt der Anwender dem Lizenzgeber in der Regel die entsprechenden Rechte ein. In Deutschland haben Unternehmen dann circa sechs bis acht Wochen Zeit, um die geforderten Informationen zusammenzustellen. Ein ausreichender Zeitrahmen, wie es auf den ersten Blick scheint. Denn viele Geschäftsführer gehen davon aus, dass die notwendigen Daten per Mausklick rasch verfügbar sind. Meist ist das jedoch nicht der Fall, weshalb die Auflistung der Daten bis zum Stichtag oft mühsam ist. Eine neutrale Instanz, meist ein unabhängiger Wirtschaftsprüfer, überprüft dann, ob die Informationen mit den Lizenzvereinbarungen übereinstimmen. Liegt eine Fehllizenzierung vor, wird es für den Kunden teuer: Er bezahlt dann nicht nur einen höheren Preis für die fehlenden Lizenzen, sondern trägt auch die Kosten für das Audit. So kommen schnell stattliche Summen zusammen.

SAM verhilft zum Durchblick

Ein Audit ist somit oft der Auslöser, warum sich Unternehmen für eine professionelle Softwareverwaltung entscheiden. Denn SAM umfasst sämtliche Maßnahmen zur Beschaffung, Verteilung, Nutzung und Wartung von Software. Es sorgt dafür, dass Unternehmen die Nutzung transparent und effizient organisieren sowie den Software-Bestand über den gesamten Lebenszyklus kontrollieren und kontinuierlich auf dem neuesten Stand halten. Es deckt darüber hinaus versteckte Ressourcen auf und schafft Transparenz als Basis für strategische Software-Entscheidungen. Durch das Zusammenspiel verschiedener technischer und kaufmännischer Maßnahmen können signifikante Kosteneinsparungen erzielt werden. So lassen sich beispielsweise rund zehn Prozent der Software-Kosten durch eine technische Standardisierung und Virtualisierung in Verbindung mit einer Optimierung der Beschaffungsverträge einsparen..Nicht zuletzt vermeiden Unternehmen rechtliche Risiken, da auch unwissentlich falsch genutzte Software das Urheberrecht verletzt. Kurz: Für Unternehmen lohnt es sich zu überprüfen, ob SAM ihre Software-Infrastruktur professioneller, wirtschaftlicher und Compliance-gerecht verwalten kann.

SAM-Implementierung vom Profi

Aktuell gibt es auf dem Markt etwa zwanzig etablierte Tools, die sich für den Aufbau und Betrieb eines professionellen SAM eignen. Die Herausforderung besteht darin, für ein Unternehmen genau das Werkzeug zu finden, das am besten zu seinen individuellen Anforderungen passt. Hier nehmen die Profis einen Anforderungskatalog zur Hand, um alle relevanten Bereiche abzudecken und die Basis für die Auswahl einer maßgeschneiderten Lösung zu schaffen. Nach der Implementierung ist SAM im Idealfall Teil eines professionellen IT-Service Managements nach ITIL, welches auf einer Configuration Management Data Base (CMDB) basiert. Diese soll Dreh- und Angelpunkt des IT-Managements sein, Transparenz für Entscheidungen schaffen sowie sämtliche IT-Prozesse unterstützen.

Dazu ein Beispiel: Ein Anwender hat ein Problem damit, eine Applikation aufzurufen. Das kann unterschiedlichste Gründe haben: Das Nutzerkonto hat nicht die nötigen Berechtigungen, die Applikation gehört zu einem Netzbereich, der im Moment nicht zur Verfügung steht oder der Server hat nicht die notwendige Performance, um die anfallenden Anfragen zu verarbeiten. Damit der Kollege im Service Desk dem Mitarbeiter helfen kann, braucht er volle Transparenz über die Infrastruktur – beispielsweise mittels einer CMDB. Wird nun, um den Incident zu lösen, dem virtuellen Server ein weiterer Prozessor zur Verfügung gestellt, so kann dies dazu führen, dass die vorhandenen Lizenzen nicht mehr ausreichen. Wird die Änderung an der Infrastruktur in der CMDB dokumentiert, so kann das Lizenzmanagement diesen Umstand einfach erkennen und durch einfache Maßnahmen dafür sorgen, dass die Compliance wieder hergestellt wird.

Christian Terwiel ist Service Line Manager SAM & ITSM bei der Comparex AG

Bring your own Device: eine Herausforderung für die Software-Lizenzierung

Bring your own Device (BYOD) hält in immer mehr Unternehmen Einzug. Hinsichtlich einer korrekten Lizenzierung ist der Trend jedoch nicht unproblematisch: Das gilt sowohl für den Einsatz am Firmenarbeitsplatz als auch für das Home Office. Nutzt ein Mitarbeiter beispielsweise über einen Terminal Service eine Firmen-Anwendung, die pro Desktop zu lizenzieren ist, muss das Unternehmen das private Gerät entsprechend lizenzieren. Das gilt auch für ein außerdienstliches Gerät, mit dem der Mitarbeiter einen virtuellen Windows 8 PC auf einem Firmenserver nutzt.

Gewusst wie – 5 Tipps für ein erfolgreiches Software Asset Management:

1. Halten Sie Ihr Wissen in Sachen Lizenzrecht immer aktuell, indem Sie einschlägige Schulungen zum Lizenzrecht besuchen. Das Lizenzrecht wandelt sich rapide und was heute zulässig ist, kann morgen schon zur Fehllizenzierung führen.
2. Sorgen Sie für eine kontinuierliche Weiterentwicklung von SAM. Sonst überholt Sie die rasante technische Entwicklung – denken Sie nur an Virtualisierung, Cloud-Computing oder BYOD.
3. Legen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten für das Lizenz Management in Ihrem Unternehmen fest. Auf dieser Basis können Prozesse rund um das Thema SAM organisiert werden und die Kontinuität gewahrt bleiben.
4. Sorgen Sie für eine geeignete Toolunterstützung, um eine Lizenzbilanz zu erstellen. Planen Sie ebenfalls ausreichend Zeit für Analysen und Feedbackschleifen zur Interpretation der Lizenzbilanz ein.
5. Bringen Sie alle Beteiligten an einen Tisch (Einkauf, IT, Recht etc.). Sorgen Sie für eine kontinuierliche Kommunikation, denn SAM funktioniert nur im Zusammenspiel mit den übrigen IT-Prozessen.