Lieferkette: Wie digitales Vertragsmanagement zu mehr Nachhaltigkeit führt

Wie weit sich Unternehmen auf das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz schon vorbereitet haben, zeigen aktuelle Studien. Laut einer BME-Umfrage in diesem Jahr sind sich 47 Prozent aufgrund fehlender Transparenz nicht über das Risikopotenzial im Hinblick auf Nachhaltigkeit, Menschenrechte und Umweltschutz in ihrer Lieferkette im Klaren. Deshalb erklärt Fabasoft in einem Leitfaden, wie sich die Supply-Chains mit fünf Maßnahmen im digitalem Vertragsmanagement flexibler gestalten und nachhaltig verbessern lassen.

1. Die Cloud als „Single Source of Truth“ nutzen

Nachhaltigkeitsmanagement erfordert ein hohes Maß an Transparenz in der Supply-Chain. Eine effiziente und nachvollziehbare Zusammenarbeit aller Beteiligten sowie ein guter Überblick über sämtliche Vereinbarungen haben daher oberste Priorität. Ein modernes Vertragsmanagement-Tool bietet den Akteuren die Option, sichere, passwortgeschützte Datenräume in der Cloud einzurichten und dort alle Unterlagen in digitalen Akten an einem Ort abzulegen und zu bearbeiten – Stichwort „Single Source of Truth“. Die Folge: Unterschiedliche Versionen sowie zeitaufwendige Suchvorgänge in unübersichtlichen Netzwerk- und Ordnerstrukturen gehören der Vergangenheit an.

Rollenbasierte Berechtigungskonzepte sorgen dafür, dass nur ein begrenzter Personenkreis auf sensible Daten zeit- sowie ortsunabhängig und über jedes gängige Endgerät zugreift. Die lückenlose Dokumentation sämtlicher Änderungen und die revisionssichere Archivierung in der Cloud unterstützen bei der Erfüllung der gesetzlichen Nachweispflicht. Ein weiterer wesentlicher Vorteil des Vertragsmanagements in der Cloud: Es erlaubt die einfache Integration externer Partner wie Teammitglieder, Zulieferer, Rechtsvertretungen oder Behörden, die ohne aufwendiges IT-Projekt sofort miteinander interagieren können.

2. Lieferkette: KI-gestützt mit Lieferanten zusammenarbeiten

Künstliche Intelligenz trägt bei der digitalen Vertragsverwaltung gemeinsam mit dem Cloud-Einsatz zu einer systembruchfreien und transparenten Kooperation der Geschäftspartner im Rahmen der Supply-Chain bei. KI ist in der Lage, Metadaten wie Vertragspartner, -summe oder Laufzeit zu erkennen und zu klassifizieren. Dadurch finden Anwender:innen Informationen aus digitalen Akten umgehend wieder – nicht zuletzt dank übersichtlicher Listen zum Filtern und Sortieren. Eine semantische Volltextsuche liefert schon bei der Eingabe von Schlagwörtern passende Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs – mit Optical Character Recognition (OCR) selbst aus eingescannten Dokumenten. Smartes Vertragsmanagement hilft, relevante Vereinbarungen rasch zu identifizieren und Fragen zu Lieferanten in Sekundenschnelle zu beantworten. Bei Handlungsbedarf erhalten die Verantwortlichen eine E-Mail-Erinnerung zu jedem To-do.

3. Mit Vorlagen die Vertragsgestaltung beschleunigen

Um Vereinbarungen an neue oder geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen anzupassen, stehen den Mitarbeiter in einer modernen Vertragsmanagement-Software stets aktuelle, von der Rechtsabteilung freigegebene Vorlagen und Templates zur Verfügung. Die hinterlegten Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klausel-Bibliotheken in die Dokumentenvorlagen. Das beschleunigt die Vertragsgenerierung oder -änderung und verbessert die Qualität. Gesetzliche Vorgaben lassen sich auf diese Weise fristgerecht umsetzen und Regelverstöße entlang der Lieferkette vermeiden.

4. Prozesseffizienz durch Automatisierung maximieren

Nach der Erstellung oder Adaptierung von Vereinbarungen startet das System selbstständig die nötigen Prüf-, Genehmigungs- sowie Freigabeprozesse und leitet sie regelbasiert an die jeweiligen Entscheider in der Lieferkette weiter. Zudem verfügen aktuelle, intelligente Vertragsmanagementprodukte über eine integrierte, rechtssichere, fortgeschrittene elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der EU. Der automatisiert initiierte Zeichnungsvorgang erfolgt dabei medienbruchfrei – ohne Einbindung von Drittanbietern – und beschleunigt die Abläufe signifikant. Zeitintensive, informelle Prozesse, Unklarheiten bezüglich gültiger Unterlagen und unsicherer Datenaustausch entfallen somit. Das Ergebnis sind nachhaltig effiziente, revisionssichere Workflows während des gesamten Vertragslebenszyklus sowie maximale Transparenz hinsichtlich Version und Status.

5. Lieferkette: Termine mit Fristenmanagement im Blick behalten

Automatisiertes Fristenmanagement ist ein weiteres wesentliches Feature moderner, digitaler Vertragsverwaltung, das die Workflows und die Interaktion der Beteiligten in der Lieferkette nachhaltig verbessert. Die KI liest Fristen und Termine aus den eingescannten Vereinbarungen aus und bereitet diese strukturiert in Listen auf. Darüber hinaus assistiert der systemeigene, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender bei der Einhaltung von Terminen. E-Mail-Reminder und Push-Notifications machen die Verantwortlichen rechtzeitig auf bevorstehende Ereignisse aufmerksam, auch am mobilen Endgerät. Das ersetzt fehleranfällige, manuelle Eingaben und verhindert so das Übersehen von Fristen und Verpflichtungen.

Digitalisierung ermöglicht eine flexible und nachhaltige Lieferkette

„Die Sicherstellung der Nachhaltigkeit in der Lieferkette ist eine zentrale Verantwortung des Managements. Um diese auszuüben, braucht es Transparenz und Kontrollmöglichkeiten“, erklärt Robin Schmeisser, Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH. „Eine smarte, cloudbasierte Standardsoftware wie Fabasoft Contracts unterstützt die handelnden Akteure durch eine übersichtliche Darstellung jeglicher Vereinbarungen optimal bei der Umsetzung der neuen gesetzlichen Sorgfaltspflichten in Supply-Chains. Auf dieser Basis fördert die intelligente Software die nachvollziehbare und medienbruchfreie Zusammenarbeit mit sämtlichen Lieferanten.“

Die Cloud-basierte Lösung Contracts von Fabasoft ermöglicht die effiziente Erstellung, Digitalisierung und Verwaltung von Vertragsdokumenten über den gesamten Lebenszyklus. Neben der systemeigenen fortgeschrittenen elektronischen Signatur gemäß eIDAS-Verordnung der Europäischen Union stellen auch die intelligente, semantische Volltextsuche, individuelle Workflows und das integrierte Fristenmanagement mit automatisierter Erinnerungsfunktion hilfreiche Kernfunktionen der Vertragsmanagement-Software dar. (sg)

Lesen Sie auch: Vertragsmanagement: Rechtsabteilungen setzen auf digitale Lösungen