Legal Matter Management: So lassen sich Rechtsangelegenheiten automatisieren

Den Überblick über alle Rechtsangelegenheiten zu behalten, stellt für die Mitarbeiter:innen in Rechtsabteilungen aufgrund der steigenden internen Anforderungen eine zunehmende Herausforderung dar. Herkömmliche Methoden wie die Aktenführung in Papierform oder das manuelle Warten von Listen sind ressourcenintensiv. Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse mit einem Legal Matter Management-Tool stellt einen Schlüsselfaktor zur Entlastung des Rechtsteams dar.

Effiziente Steuerung von Rechtsangelegenheiten

Legal Matter Management umfasst die Dokumentation und Verwaltung sämtlicher internen und externen Rechtsangelegenheiten. Diese „Matters” reichen von Nachforschungen, Forderungen und Compliance über Streitigkeiten oder Gerichtsprozesse bis hin zu juristischen Beratungen. Digitales Matter Management ermöglicht es, die Informationen und Dokumente zu den jeweiligen Fällen mittels Anfragemanagement und Outlook-Integration effizient zu sammeln, zu verwalten und revisionssicher abzulegen. Beispiele für entsprechende Dokumente sind Recherchen, Protokolle, E-Mails, Beschlüsse, Gutachten, Rechnungen und nicht zuletzt auch Verträge. Ziel ist es, Termine und Fristen durch digitale Prozesse besser im Blick zu behalten und die Transparenz zu erhöhen.

Kombiniertes Vertrags- und Legal Matter Management bringt viele Vorteile

Die Nutzung eines smarten Tools wie Fabasoft Contracts, das digitales Vertrags- und Legal Matter Management abdeckt, verhindert Medienbrüche und schafft enorme Vorteile. Die digitale Aktenführung geht mit einer übersichtlichen Aufbewahrung der zusammengehörenden Informationen an einem Ort einher – Stichwort „Single Point of Truth“. Das macht juristische Abläufe nachvollziehbar und vermeidet unterschiedliche Wissensstände sowie langwierige Such- und Recherchevorgänge.

Durch die Automatisierung von Rechtsanfragen gelangen diese bei Eingang direkt in die digitale Solution, wo die Prozesse selbstständig starten und die gut organisierte Abarbeitung von Beginn an funktioniert. Der integrierte Arbeitsvorrat fasst den Handlungsbedarf überschaubar zusammen und erinnert via E-Mail und Push Notification an jedes To-do. Die Einbindung von externen Partnern in sichere Datenräume gelingt mit Fabasoft Contracts ebenso reibungslos. Nur ein definierter Personenkreis greift durch das intelligente, rollenbasierte Berechtigungskonzept darauf zu – 24/7 und ortsunabhängig. Fazit: Automatisierung braucht Digitalisierung.

Autor Robin Schmeisser ist Geschäftsführer der Fabasoft International Services GmbH und beschäftigt sich seit 2004 intensiv mit der Digitalisierung von Geschäftsanwendungen und -prozessen. Nach langjähriger Geschäftsführertätigkeit bei einem Softwarehersteller ist er seit Januar 2021 für Fabasoft Contracts verantwortlich.