Kosten sparen alleine ist keine Strategie

Die aktuelle Finanzkrise und deren Auswirkungen auf die Wirtschaft verleitet Unternehmen derzeit schnell dazu, bei den IT-Budgets den Rotstift anzusetzen. Der Dokumenten-Spezialist Behrens & Schuleit mahnt diesbezüglich zum umsichtigen Handeln. Sie sollten die Investitionen nicht nur nach den nominellen Kosten betrachten, sondern IT-Projekte nach ihrer Gesamtkostenstruktur und ihrem Nutzen überprüfen. Darüber hinaus warnt das Düsseldorfer Unternehmen, vorschnell Billig-Anbietern – beispielsweise im Outsourcing-Bereich – den Zuschlag zu erteilen. Denn hier verstecken sich oftmals zusätzliche Kosten im sogenannten „Kleingedruckten“. Geht es mit der Wirtschaft bergab, stehen IT-Projekte als erstes auf dem Prüfstand. Der ursprünglich verfolgte Best-of-Breed-Ansatz wird aufgegeben zugunsten der – scheinbar – kostengünstigsten Variante. IT-Projekte, die hohe Anfangsinvestitionen erfordern, werden oftmals kurzfristig gestrichen oder verschoben. „Wir vermissen bei dieser Vorgehensweise das strategische Denken der Entscheider. Statt sorgfältig die Gesamtkostenstruktur zu prüfen, wird extrem kurzsichtig agiert. Sie übersehen dabei, dass gerade die Investition in Prozessoptimierungen ihr Unternehmen vor dem wirtschaftlichen Abstieg bewahren könnte“, stellt Thomas Rick, Geschäftsführer von Behrens & Schuleit, fest.

Speziell bei der Vergabe von Outsourcing-Verträgen entpuppt sich häufig der zunächst günstigste Anbieter als gar nicht so preiswert. Immer dann, wenn mehr als nur der „Basis-Service“ gefragt ist, rückt das „Kleingedruckte“ im Vertrag in den Vordergrund, und schnell explodieren die Kosten. „Wer umsichtig denkt, weiß;, das man in einem Projekt immer mit speziellen Anforderungen rechnen muss“, spricht Thomas Rick aus Erfahrung. Typisches Beispiel ist, wenn ein Scan-Dienstleister plötzlich feststellt, dass die zu scannenden Dokumente größ;tenteils geklammert sind. Dann wird eine Vorbearbeitung fällig, die den bisher günstigen Preis pro Seite blitzartig in die Höhe treibt.

Oder was ist, wenn zwischendurch auf wichtige Dokumente zugegriffen werden muss, die gerade beim Dienstleister zur Digitalisierung vorliegen? Gibt es einen Service, der das gewünschte Dokument umgehend bereitstellt, und ist dieser kostenpflichtig? Solche Qualitätsmerkmale tragen schließ;lich ebenfalls maß;geblich zur Kostenkalkulation bei. Und das ist erst der Anfang.

„Seriöse Anbieter mit hohen Qualitätsmaß;stäben sind auf den ersten Blick vielleicht etwas teurer als der Mitbewerb – auf Dauer zahlt sich eine solche fundierte Investition aber immer aus, und das durchaus im wörtlichen Sinn“, erklärt Rick abschließ;end. Deshalb sei es wichtig, auch in kritischen Zeiten nicht übereilt die eigenen sorgfältig ausgearbeiteten Strategien umzustoß;en. Denn kurzfristige Einsparungen machten sich später unangenehm durch Defizite in der Handlungs- und Wettbewerbsfähigkeit bemerkbar. Dies ist letztendlich wirtschaftlich schädlicher, als eine Investition in zukunftsfähige Strukturen.