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Kommunikationslösung: Mit diesen 7 Tipps vermeiden Unternehmen eine Schatten-IT

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Kommunikationslösung: Mit diesen 7 Tipps vermeiden Unternehmen eine Schatten-IT

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Pro Tag registriert das Bundesamt für Sicherheit (BSI) 320.000 neue Schadprogramme, wie der aktuelle Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland zeigt. Die zunehmende Bedrohung durch die Cyber-Kriminalität erfordert es, potenzielle Sicherheitslücken in der eigenen IT-Landschaft zu schließen, was auch die Kommunikationslösung einschließt.
Business Messaging Kommunikationslösung

Quelle: Teamwire

Eine Herausforderung für viele Unternehmen und Organisationen besteht darin, dass ein Großteil der Mitarbeiter von mobilen Geräten aus arbeitet beziehungsweise sich der Arbeitsort ins Homeoffice verlagert hat. Häufig fehlen ihnen die richtigen Kommunikationslösung, um sich direkt mit Kollegen auszutauschen. Daher greifen sie auf nicht über die Firma verwaltete Geräte, wie etwa ihr privates Smartphone und unautorisierte Apps wie WhatsApp, zurück.

Eine derartige Schatten-IT ist nicht DSGVO-konform und gefährdet die Datensicherheit, die für KRITIS-Unternehmen eine besonders wichtige Rolle spielt. Folgende sieben Tipps unterstützen IT-Administratoren dabei, die Kommunikation zwischen stationären und mobilen Mitarbeitern sicher zu gestalten und die richtige Kommunikationslösung auszuwählen.

1. Selbstkritisch sein bei der internen Kommunikation

Dass Mitarbeiter nicht autorisierte Anwendungen auf ihren mobilen Endgeräten für die interne Kommunikation sorglos einsetzen, beruht vielerorts darauf, dass sie nicht um die damit einhergehenden Gefahren hinsichtlich der IT-Sicherheit wissen. Anstatt eine Laissez-faire-Haltung einzunehmen und die Mitarbeiter einfach machen zu lassen, sollten IT-Administratoren ein Bewusstsein dafür schaffen, welche Probleme die Nutzung solcher Anwendungen in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit mit sich bringt. So erzeugen sie das nötige Verständnis, warum eine sichere und DSGVO-konforme Alternative erforderlich ist. Versäumen sie dies, sollten sie sich bewusst sein, dass die Schatten-IT wächst und dass sie für etwaige Datenlecks zur Verantwortung gezogen werden können.

2. Kommunikationslösung: Die Mitarbeiterbedürfnisse im Blick haben

IT-Administratoren sollten genau prüfen, welche Anwendungen die Mitarbeiter für ihre wechselseitige Kommunikation nutzen und in welchen Fällen sie auf Instant-Messaging zurückgreifen. Das gibt ihnen wertvolle Einblicke, auf welche Funktionalitäten die Anwender besonders großen Wert legen. So sind beispielweise die Alarmierung und Live-Standort-Übermittlung für mobile Mitarbeiter von Blaulicht-Organisationen zentral, während die Anbindung an Drittsysteme, etwa das CRM-System, für Vertriebsmitarbeiter im Außendienst unerlässlich ist, um Kundendaten jederzeit abfragen und aktualisieren zu können. Die Mitarbeiterbedürfnisse im Blick zu haben, hilft IT-Administratoren, eine passende Kommunikationslösung auszuwählen. Gleichzeitig stellen sie durch ein solches Vorgehen sicher, dass alle relevanten Anwendungsfälle abgedeckt sind.

3. Eine vollautomatische Einrichtung der Kommunikationslösung priorisieren

Wenn es darum geht, eine hohe Nutzerakzeptanz zu erzeugen, sind nicht nur die Funktionalitäten einer Kommunikationslösung entscheidend. IT-Administratoren sollten in der Lage sein, ihren Kollegen eine praktikable und unternehmensweit nutzbare Lösung schnell und einfach zur Verfügung zu stellen. In der Regel gibt es bereits ein UEM-System beziehungsweise eine MDM-Umgebung, welche die zentrale Verwaltung der mobilen Geräte sicherstellt. Das erlaubt wiederum, die App unkompliziert zu installieren, automatisch einzurichten und eine nutzerfreundliche Registrierung zu unterstützen.

Somit erfolgt der gesamte Konfigurationsprozess ohne jegliche Nutzerinteraktion und die Anwendung ist mit dem ersten Einloggen voll einsatzbereit. Zugleich ermöglichen zahlreiche administrative Einstellungen, die App organisationsweit vorzukonfigurieren und umfassend abzusichern. So reduziert sich der Aufwand für die Nutzerverwaltung auf ein Minimum – eine Win-Win-Situation für IT-Administratoren und Mitarbeiter.

4. Integration der Kommunikationslösung in die IT-Landschaft anstreben

Kommunikationslösung
Mitarbeiter nutzen für die Kommunikation im Team immer häufiger Messenger-Apps. (Bild: Teamwire)

In Unternehmen bestehen oftmals Datensilos, die den Informationsaustausch langsam, aufwendig und fehleranfällig machen. Ziel muss es daher sein, die unterschiedlichen Kommunikations- und Informationssysteme intelligent miteinander zu verknüpfen. Um einen ganzheitlichen Datenaustausch zu unterstützen, sollte eine Lösung wie eine Business Messaging App eine offene API bereitstellen, über sie sich Drittsysteme, etwa CRM- und ERP-Systeme, einfach anbinden lassen.

Die App wird zum zentral geführten Kommunikationshub, der nicht nur den Informationsaustausch – durch automatisierte Prozesse und beschleunigte Workflows – verbessert, sondern auch die Produktivität erheblich steigert: Die Nutzer können orts- und zeitunabhängig auf alle relevanten Daten zugreifen. Idealerweise gibt es eine WhatsApp Business API, welche die Messenger miteinander verknüpft und damit ebenso die externe Kommunikation optimiert. So kann auch der kommunikative Austausch zwischen Endkunden und Kundenservice-Mitarbeitern datenschutzkonform zwischen einem Consumer Messenger und einer Business Messaging Lösung ablaufen.

5. Auf deutsche Anbieter vertrauen

Unabhängig davon, welche Strategie ein Unternehmen für seine IT-Infrastruktur verfolgt – Cloud, Private Cloud oder On-Premise –, sollte es stets das höchste Maß an Sicherheit anstreben. Nur wenn die Daten, die in der Business Messaging App erzeugt werden, in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum mit Standort in Deutschland gehostet und nach modernen Standards verschlüsselt werden, sind IT-Administratoren auf der sicheren Seite. Insbesondere deutsche Anbieter gewährleisten, dass die strengen Vorschriften der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes Anwendung finden. Entscheiden sich IT-Administratoren für Lösungen US-amerikanischer Unternehmen oder ihrer Tochterfirmen, ist dies nicht der Fall. Genauso wichtig ist es, die Anwendung regelmäßigen Audits inklusive Penetrationstests und Schwachstellenanalysen zu unterziehen, um Cyber-Angriffen keine Chance zu geben.

KommunikationslösunQuelle: Teamwire
Beim Einsatz einer Kommunikationslösung sollten IT-Administratoren auf die Einhaltung der DSGVO achten. (Bild: Teamwire)

6. Personenbezogene Daten umfassend schützen

Neben der Datensicherheit kommen auch der Datensouveränität und -sparsamkeit gemäß DSGVO eine gesteigerte Bedeutung zu. Daher sollte eine Instant-Messaging-Lösung für den Betrieb so wenig Daten wie möglich verwenden und auf personenbezogene Daten nur dann zugreifen, wenn es aus Bereitstellungs-, Sicherheits- oder Administrationsgründen absolut notwendig ist. Zentral ist zudem, dass eine vollständige Datenverschlüsselung stattfindet und keine versteckten Analysen von Meta-Daten, Nutzern und der Kommunikation im Hintergrund erfolgen.

7. Kommunikationslösung: Die volle IT-Hoheit zurückgewinnen

Über ein professionelles Administratorenportal behalten IT-Administratoren jederzeit die Hoheit über die Software und folglich auch die Datenflüsse. Es ist der zentrale Ankerpunkt, um die Benutzerverwaltung und die Rechteverteilung zu steuern. Hier können IT-Administratoren Nutzer nicht nur einladen, autorisieren und managen, sondern ihren Zugriff auch jederzeit wieder sperren. Über das Portal lassen sich außerdem Kommunikations-, Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien festlegen und neben Nachrichten auch Daten revisionssicher archivieren. In diesem Zusammenhang sollte es möglich sein, Benutzer oder Gruppen direkt aus bestehenden Verzeichnissen, wie etwa dem Active Directory, bequem zu importieren und die entsprechenden Daten laufend zu synchronisieren. Auch Aspekte wie die Mandantenfähigkeit und die Nutzung mehrerer Domains sind hier zentrale Pfeiler.

Schatten-IT endgültig aus dem Unternehmen verbannen

Eine vollintegrierte Kommunikationslösung – in Form einer Business Messaging App – ermöglicht eine ganzheitliche interne und externe Kommunikation. Abgestimmt auf ihre Bedürfnisse, befähigt sie die Mitarbeiter, effektiver miteinander zu agieren, was vor allem die mobilen Kollegen stärkt. Zugleich unterstützt eine solche Lösung IT-Administratoren dabei, Sicherheitslücken zu schließen und die Kontrolle über die IT zurückzuerlangen – ein bedeutender Schritt, um die Schatten-IT ein für alle Mal aus der Team-Kommunikation zu verbannen.

Teamwire
Tobias Stepan ist Gründer und Geschäftsführer der Teamwire GmbH. (Bild: Teamwire)

Über den Autor: Tobias Stepan ist Gründer und Geschäftsführer der Teamwire GmbH, die sich auf sicheres und souveränes Instant-Messaging für Unternehmen, Behörden und das Gesundheitswesen spezialisiert hat. Zuvor setzte er als Berater Wachstums- und Sanierungsprojekte bei Hightech-Unternehmen um und baute das Europa-Geschäft des US-amerikanischen Start-ups Servo bis zum Exit an die japanische Kii Corporation auf. Tobias Stepan engagiert sich für die mobile Digitalisierung und ein starkes, europäisches IT-Ökosystem. (sg)

Lesen Sie auch: B2B-Kommunikation: 8 nützliche Tipps für erfolgreiche Weihnachtsmailings

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