Kommentar: Content Management im digitalen Zeitalter

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Der OnBase EMEA Summit war in Berlin beeindruckend:  Keine andere Stadt in Europa steht mehr für Transformation als Berlin. Als 1989 der eiserne Vorhang fiel, entwickelte sich in Berlin eine lebendige Kulturszene, angetrieben von neuen politischen und wirtschaftlichen Impulsen. Die Stadt ist die lebende Analogie zum Hier und Jetzt. Vergleichbar mit den großen Anstrengungen, die wir zur Transformation unserer Wirtschaft unternehmen müssen. Auch wir und unsere Kunden müssen auf dem Weg zur digitalen Transformation „Mauern“ einreißen.

Die großartigen Redner auf dem Summit haben uns darin bestärkt, in der digitalen Transformation unserer Unternehmen nicht nachzulassen. Sie haben ihre Erkenntnisse mit uns geteilt. Und sie haben eine klare Vision für die Zukunft und scharfsinnige Prognosen für das Enterprise Content Management (ECM) im Jahr 2017 und darüber hinaus entwickelt.

Usability ist alles

ECM-Experte Bernhard Zöller verwies auf die enge Beziehung zwischen modernen Kollaborationswerkzeugen – wie Slack oder Teams von Microsoft – und ECM-Lösungen. Für ihn steht fest: Wenn ein Unternehmen diese Tools einsetzt, müssen die ECM-Lösungen damit reibungslos zusammenarbeiten. Das gilt für Funktionalität ebenso wie für Usability. Einfachheit und Bedienungsfreundlichkeit sind für 2017 der springende Punkt.

Mobiles ECM bedeutet mobile Mitarbeiter

Es ist ein großer Vorteil, wenn ECM-Lösungen auf dem Tablet oder sogar auf dem Smartphone genutzt werden können. Sofern dies benötigt wird. Es ist nämlich ein großer Unterschied, ob man eine ECM-Lösung nutzt oder damit arbeitet. Eine ECM-Lösung lässt sich auch von unterwegs synchronisieren. So werden Workflows nicht verzögert, da die Beteiligten das System jederzeit von jedem Ort mobil nutzen können.

Berücksichtigen Sie die Cloud…

Vergessen Sie nicht, dass Sie die Wahl haben, wie Sie die ECM-Lösung bereitstellen wollen – bei Ihnen vor Ort im Unternehmen oder aus der Cloud. Kamales Lardi, Keynote Speaker in Berlin, betonte auf dem OnBase Summit, dass Finanzinstitute in den USA mehr als eine Mrd. Dollar einsparten, indem sie einen Teil ihrer Daten in eine Private Cloud verlagerten. Dabei spielen Sicherheit und Datenschutz eine Hauptrolle – insbesondere im Bankwesen. Das sollten Verantwortliche bei der Bewertung und Auswahl von Lösungen sowie deren Hersteller und Anbieter berücksichtigen. Denn bei Anbietern von Cloud-Lösungen gibt es durchaus gravierende Unterschiede.

… und verabschieden Sie sich von Ihren Aktenarchiven!

Im Zeitalter der Digitalisierung ist es an der Zeit, sich von großen und ineffektiven Aktenarchiven zu verabschieden, in denen Unternehmen ihre Inhalte immer noch „organisieren“. Mit antiquierten und ineffizienten papiergestützten Systemen kann niemand im digitalen Zeitalter erfolgreich bleiben.
Sie wollen nicht modernisieren? Denken Sie dabei auch an die Compliance!
Nicht nur die Digitalisierung setzt Unternehmen und Institutionen unter Druck. Es sind auch die zunehmenden aufsichtsrechtlichen Compliance-Vorschriften und die damit verbundenen Audits. Nur mit der richtigen Lösung für das Records Management bekommt man die Vorschriften für die Aufbewahrung und Vernichtung von Dokumenten in den Griff. Ganz gleich, ob wir von einem Aktenarchivierungssystem oder von einer veralteten ECM-Lösung sprechen: Die Zeit ist reif für einen Wechsel!

Es ist das Informationszeitalter

Ed McQuiston, Senior Vice President of Sales von Hyland, brachte es auf den Punkt: „Wir leben nicht mehr im ECM-Zeitalter. Wir leben im Informationszeitalter.“ ECM ist im Herz der übrigen Geschäftsprozesse angekommen. Kein Anwender will einen umständlichen Schriftwechsel mit seiner Versicherungsgesellschaft führen. Er will einen schnellen und verlässlichen Informationsaustausch. Das kann beispielsweise ein Foto der Unfallschäden am Auto sein. Übertragen per App auf dem Smartphone. Ein Unternehmen, das seine Serviceleistungen in dieser Weise bereitstellt, ist gegenüber seinen Wettbewerbern im Vorteil.

Autor:  Herbert Loerch (im Bild) bekleidet seit 2014 die Position des General Manager EMEA bei Hyland, Entwickler von OnBase. Sein Ziel ist es, Unternehmen und staatliche Institutionen auf dem Weg der digitalen Transformation durch die Bereitstellung eines flexiblen, innovativen und intuitiven Enterprise Content Management zu unterstützen. Er  bringt 20 Jahre Management-Erfahrung in internationalen Unternehmen der IT-Industrie ein. Vor seiner Ernennung bei Hyland war Loerch unter anderem als CEO bei SAPERION und in leitenden Vertriebspositionen bei FileNet und der Sage Group tätig.

(jm)

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