Kollaborationsplattformen: So sieht die Zukunft der Büroarbeit aus

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Kollaborationsplattformen: So sieht die Zukunft der Büroarbeit aus

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Durch die Corona-Pandemie mit „Social Distancing“ haben viele Unternehmen die Digitalisierung in Form Cloud-basierter Kollaborationsplattformen für Homeoffice vorangetrieben. Meist fehlen aber passende Konzepte. Dabei bieten solche Plattformen erhebliches Potenzial für eine Produktivitätssteigerung.
Collaboration-Tools Kollaborationsplattformen Zusammenarbeit

Quelle: Rawpixel.com/Shutterstock

Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams bieten nicht nur die Funktionen von Microsoft 365 Palette, sondern es können auch eine Vielzahl von Apps integriert werden, wie Slack oder Trello. Damit die umfangreiche Funktionsbreite nicht zu einer unübersichtlichen Komplexität ausufert und die Möglichkeiten der Verbesserung der Zusammenarbeit gezielt genutzt werden, sind nutzenorientierte Kollaborationskonzepte und eine zielgerichtete Architektur der Kollaboration erforderlich.

Microsoft hat beispielsweise eine „Modern Collaboration Architecture“  entwickelt, die eine individuelle Auswahl der zu nutzenden Apps erlaubt auf

  • individueller Mitarbeiterebene, zum Beispiel
    – Dokumente und Personen finden
    – Aufgabenmanagement
    – Automation von Routineaufgaben
  • Teamebene, zum Beispiel
    – Teamaufgaben organisieren
    – Teammeetings
    – Best Practice aufgreifen
  • Organisationseben, zum Beispiel
    – Unternehmenskommunikation
    – unternehmensweites Dokumentenmanagement
    – einfache, eigene Apps erstellen
  • Zusammenarbeit in Communities, zum Beispiel
    – Wissensmanagement
    – aus Erfahrungen lernen
    – Community-Events

Darüber hinaus können unternehmensübergreifende Kommunikationskanäle auf Kollaborationsplattformen eingerichtet und Softwaretools gemeinsam genutzt werden.

Kollaborationsplattformen: Konzeption der Collaboration Architecture

Das französische Unternehmen Saint Gobain hat zum Beispiel Dynamics 365 Remote Assist mit HoloLens über Teams zur Überwachung von Maschinen und zur Schulung der Maschinenbediener der Kunden im Einsatz. Empfehlenswert ist die Konzeption und schrittweise Weiterentwicklung der Architektur, orientiert an den Kollaborationskonzepten der Teams und Organisationseinheiten und dem Geschäftsmodell des Unternehmens.

Daher sollten mit den Mitarbeiterteams das Toolset der benötigten Apps gemäß ihres Arbeitsmodells definiert werden und sollte zudem im Top-Management die „Collaboration Architecture“ erarbeitet und die gewünschten Toolsets auf der Ebene der Organisation und Community festgelegt werden – in Abwägung des Nutzens, der Lizenzkosten und der Total Cost of Ownership.

Kollaborationsplattformen: Konzepte mit den Teams umsetzen

Die Kollaborationskonzepte sollten auf Team- und Einsatzkonzepte ausgerichtet werden, sonst entfalten sie nicht ihren Nutzen und hinterlassen demotivierte Anwender statt überzeugter Nutzer. Die Kollaboration unterscheidet sich je nach Teamzweck und Teamszenario, wie Managementteam, Projektmanagementteam, operatives Serviceteam, Scrum Team und hybride Homeoffice-Teams.

So wurde beispielsweise für das Vorstandsteam von Axel Springer der gesamte Prozess der Vorbereitung, Durchführung und Weiterverfolgung von Vorstandssitzungen digitalisiert. Das Kollaborationskonzept fügt sich nahtlos in Microsoft 365 ein und ordnet Prozesse in Microsoft Teams zu. Dadurch wird die Zeit für die Organisation von Besprechungen um bis zu 40 Prozent verkürzt und Prozesse im gesamten Unternehmen optimiert, beispielsweise das Anfordern von Tagesordnungspunkten, das Vorbereiten und Übermitteln von Dokumenten sowie das Aufnehmen von Protokollen und Nachverfolgungen von Beschlüssen.

Typische Themen zur Erarbeitung des Kollaborationskonzeptes sind unter anderem:

  1. Das gemeinsame Teamverständnis: zum BeispielPurpose, Ziele, Aufgaben, Rollen, Remote-Zusammenarbeitskodex, Test-Lern-Mentalität im Remote Working und fortlaufende Reduktion unnötiger Zeitverschwendung
  2. Das gemeinsame Arbeitsmodell: zum BeispielLeistungsportfolio, Prozess- und Methodenstandards, die Anforderungen an zentrale Arbeitsabläufe über mehrere Personen und Teams hinweg, Auswahl und Festlegung der Nutzungsszenarien der verschiedenen Kollaborationstools, Automatisierbarkeit sich wiederholender Aufgaben und die Orientierung an einem Framework, wie Projektmanagement, Lean Management, Scrum, Kanban oder unternehmensspezifische Frameworks.

Effizienzsteigerung durch Automatisierung der Standardprozesse

Auf der Basis von Kollaborationsplattformen und -konzepten ist eine deutliche Effizienzsteigerung entlang kundenorientierter End-to-End Prozesse durch Automatisierung von Arbeitsprozessen und sich wiederholenden Tätigkeiten wie Microsoft Power Plattform realisierbar. Über eine Productivity Library können auch branchen- und funktionsspezifische Standardprozesse adaptieren werden. Zusätzlich werden von vielen Unternehmen Ziele wie die Reduktion von Büroflächen sowie mehr Self-Services für Kunden und Mitarbeiter verfolgt.

Das Potenzial für Effizienzsteigerung kann sehr groß sein. So möchte die BASF Global Business Services 2000 Stellen in der Verwaltung streichen und damit Kosten von 200 Millionen Euro einsparen. Derartige Ziele sind durchaus realistisch. In zwei Konzernzentralen konnte Dr. Thienel Consulting Kollaborationskonzepte über sämtliche Verwaltungseinheiten mit 500 bis 800 Mitarbeitern erarbeiten. Hierbei lag die durchschnittliche Zeitverschwendung je Mitarbeiter bei 30 Prozent.

Kollaborationsplattformen
Die Bestandteile einer Modern Collaboration Architecture. (Quelle: Enabling Modern Collaboration, Microsoft Adoption, ergänzt durch Dr. Thienel Consulting)

Ausrichtung der „Collaboration Architecture“ auf ein „New Normal“-Arbeitsmodell

Telefónica Deutschland möchte mit einem flexiblen Hybrid-Modell die Vorteile von mobilen wie auch Vor-Ort-Arbeiten flexibel ausschöpfen und neue Möglichkeiten für deutschlandweite Stellenbesetzungen und persönlichen Lebensmodellen schaffen. Fünf wichtige Schritte werden bei Telefónica Deutschland verfolgt, um das neue Arbeitsmodell zu realisieren:

  1. Working Anywhere: Arbeiten, wo es am produktivsten ist: Mitarbeiter sollen ihren Arbeitsort künftig in Absprache mit der Führungskraft flexibel danach wählen können, wo sie am produktivsten sind.
  2. Working Anytime: Arbeits- und Lebenszeit flexibel gestalten: Im gesetzlich möglichen Rahmen zwischen Montag bis Samstag zwischen 6:00 und 23:00 Uhr möchte Telefónica größtmögliche Flexibilität anbieten für die selbst bestimmten Wahl der Arbeitszeit, insbesondere für Eltern. Dies wurde schon während der Corona-Pandemie praktiziert.
  3. Outcome-based Leadership: Führung mit Fokus auf das Ergebnis. Im Fokus steht dabei das Ergebnis und nicht, wo und wann es zustande kommt.
  4. Digital by Default: Virtuelle Meetings als neuer Standard: Nur noch bestimmte Formate wie Kreativ-Workshops, Einzelgespräche und Teamveranstaltungen sollen in Präsenz stattfinden.
  5. 70 Prozent Less Travel: Ein klares Zeichen für die Umwelt: Reisen für interne Meetings sollen durch virtuelle Meetings als Standard auf ein Minimum reduziert werden. Dies soll Zeit und Kosten sowie 600 Tonnen CO2 pro Jahr einsparen.

Kollaborationsplattformen: Teamentwicklung als Führungsaufgabe

Im derartigen Umfang wird aus ersten Prototypen zur Team- und Organisationsentwicklungen und anschließendem Follow-ups ein unternehmensweites Transformationsprojekt. Entscheidend für den Erfolg ist die Gewinnung der Managementteams als Multiplikatoren des Transformationsprojektes, sie darin zu trainieren und in der Umsetzung mit ihren Teams zu unterstützen. Parallel dazu müssen ausgebildete Key-User (Champions) die Teammitglieder vor Ort in der Systembedienung, Systemnutzung und mit konkreten Tipps direkt in den Teams unterstützen.

Für viele Unternehmen wird die Einführung von digitalen Kollaborationsplattformen ein notwendiges Transformationsprojekt zur Weiterentwicklung der digitalen Arbeits- und Geschäftsmodelle, zur Abfederung der Kosten der Pandemie und zur Bewältigung strategischer Herausforderungen, wie Fachkräftemangel, Pandemie-Folgen und die digitale Transformation der Arbeitswelt. (sg)

Über den Autor: Dr. Albert Thienel ist Geschäftsführer der Dr. Thienel Consulting GmbH.
Die 2002 gegründete Personal- und Unternehmensberatung bietet Workshops, Trainings, Coachings und Programm-Management zu den Themen digitale Geschäftsmodelle, digitale Transformation, Digital Team Leadership, Remote Team-Work, Remote-Services, beidhändige Führung, Lean Management,  Change Management,  Servicemanagement, Führung, Team- und Organisationsentwicklung sowie Leistungssteigerung im Managementteam an. Hierfür werden Eignungstests, Sales Assessments, Talent Reviews, Potenzialanalysen, Benchmarking von Verkäufermannschaften, Team-Assessments und 90 bis 360 Grad-Feedbackprozesse durchgeführt.

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