Kollaboration per Cloud: Non-Profit-Organisation verbessert Zusammenarbeit

Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der sich weltweit für einen menschenwürdigen Zugang zu sauberem Trinkwasser und sanitärer Grundversorgung einsetzt. Da eine optimale Kommunikation intern und nach außen das A und O der Organisation ist, hat man die gesamte IT-Infrastruktur des Vereins in der Cloud abgebildet.

Zum Aufgabenbereich des Vereins Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. gehört das Engagement in den Bereichen Wasserversorgung, sanitäre Grundversorgung und Hygiene. Diese sogenannten WASH-Projekte reichen von der Installation von Brunnen, Regenauffanganlagen oder Quelleinfassungen über den Bau von sanitären Anlagen bis hin zur Aufklärungsarbeit, etwa durch Hygiene-Workshops. Grundlage ist dabei immer, Hilfe zur Selbsthilfe zu leisten und die Projekte gemeinsam mit den Menschen vor Ort zu entwickeln und umzusetzen.

Bildquelle: Papa Shabani

Geografische Distanz erschwert Kommunikation

In der Vergangenheit gestaltete sich die Öffentlichkeitsarbeit ebenso wie die interne Vereinskommunikation oft nicht ganz so einfach. Bilder, Videos, Texte und andere Dateien erreichten aufgrund unzulänglicher Internetanbindung in einigen Regionen der Welt die Redaktion und das Backoffice in Hamburg oft stark zeitversetzt oder erst nach Rückkehr der Helfer.

Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Ehrenamtlichen von Viva con Agua in Deutschland und den Betroffenen vor Ort war oft mühsam und teuer. Hinzu kam noch, dass sämtliche Dokumente und Bilder an unterschiedlichen Orten auf den unterschiedlichsten Servern lagen. So war es unmöglich, „mal eben“ Informationen zu einem konkreten Projekt ausfindig zu machen und aktualisiert zu teilen. Doch als spendenbasierte Organisation leben Viva con Agua und deren Projekte von öffentlicher Aufmerksamkeit und optimaler Kommunikation.

Gemeinsamer Anlaufpunkt Cloud

Nach langwieriger Suche entschied sich Viva con Agua für Dropbox Business als Arbeitsgrundlage für die vielfältigen Vereinstätigkeiten. Ausschlaggebende Kriterien waren dabei unter anderen die vielen Funktionen und die Office-365-Integration. Die Dokumente zu sämtlichen Aktionen und Veranstaltungen befinden sich heute in der Cloud, ebenso wie das gesamte Foto-Archiv des Vereins mit Tausenden von Bildern aus über einem Jahrzehnt gemeinnütziger Arbeit. Alle relevanten Daten sind also sicher an einem zentralen Ort gespeichert.

Durch differenzierte Freigabeberechtigungen ist dennoch nicht alles für alle im Verein zugänglich – so haben beispielsweise nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Daten von Sponsoren oder auf Projekte, die gerade erst in der Entstehung begriffen sind. Nützlich sind auch die Links zum externen Teilen von Ordnern und Dokumenten sowie die Smart-Sync-Funktion, die es ermöglicht, den Speicher der Festplatte freizuhalten.

Die Welt rückt zusammen

Inzwischen setzt die gesamte Viva con Agua-Unternehmung auf Dropbox Business. Alle Infos liegen in der Cloud und alle Aktivitäten werden über Dropbox, Paper und Showcase organisiert. So nutzt Viva con Agua etwa Dropbox Paper als Hilfestellung zum Festhalten von Brainstorming-Ideen, zur Anlage von Projektplänen, bei der Planung und Durchführung von Festivals oder Vorbereitung von Auslandsreisen.  Auch das Synchronisieren der Kommunikation mit den Partnern läuft über Paper. So wird beispielsweise der Jahresbericht in Paper verfasst und die relevanten Stakeholder werden zur Mitarbeit eingeladen, sodass sie ohne Umwege ihre Anmerkungen zu dem Bericht beitragen können.

Showcase dient insbesondere der Präsentation und der Auswertung von Projekten. Zum Beispiel lassen sich Pressespiegel in dem Präsentationstool gut darstellen und teilen. Darüber hinaus hat Viva con Agua weltweit eine „No Attachment Policy“ eingeführt, das heißt, dass statt Dateianhängen nur noch Dropbox-Links verschickt werden.

Die Projekt- und Pressearbeit der Viva con Aqua wurde durch den Erwerb von Dropbox Business-Lizenzen um einiges erleichtert; das zeigt das Beispiel des Water!Walk 2017. 25 internationale Läufer legten im November 2017 öffentlichkeitswirksam 550 Kilometer innerhalb eines Monats zu Fuß von Ruandas Hauptstadt Kigali nach Kampala in Uganda zurück. Der Lauf war eingebettet in zwei große Musik- und Kultur-Festivals. Dropbox Business fungierte dabei als Kollaborationsplattform und unterstützte die Organisation, Durchführung und Nachbereitung der Events.

Bildquelle: Steffen Gerdes

Alle Zuhausegebliebenen mussten nicht lange auf bildstarke Eindrücke der Geschehnisse in Ostafrika warten: Anstatt E-Mails mit datenschweren Anhängen zu verschicken, wurden vor Ort per Handy aufgenommene Fotos über den automatischen Kamera-Upload direkt in Dropbox geladen. Dort konnten sie umgehend von der Redaktion in Hamburg ausgewählt und entsprechend an die Projektpartner verteilt werden.

Gleichzeitig nutzten die Läufer Dropbox Paper als Tagebuch – sie lieferten vor Ort Updates und Erfahrungsberichte, die unverzüglich von den Partnern wie Globetrotter, Soulbottles und der Welthungerhilfe für deren Kommunikation verwendet werden konnten.

„Wir haben einen langen Weg hinter uns“, erklärt Benjamin Adrion. „Unser Team ist komplett dezentral und international aufgestellt. Mit Dropbox Business können wir zum allerersten Mal problemlos von verschiedenen Orten aus zusammenarbeiten. Ich finde es toll, dass wir durch die geteilten Ordner, also im Grunde genommen durch unser IT-System, unsere Organisationsstruktur abbilden können.“

Über Viva con Agua de Sankt Pauli e.V.: Viva con Agua ist ein internationales Netzwerk von Menschen und Organisationen, das sich für einen menschenwürdigen Zugang zu sauberem Trinkwasser und sanitärer Grundversorgung einsetzt. Den Grundgedanken zum Verein hatte der ehemalige Fußballspieler des FC St. Pauli Benjamin Adrion 2005 während eines Trainingslagers auf Kuba. Im Jahr 2006 wurde der Verein Viva con Agua de Sankt Pauli e.V. offiziell eingetragen und als gemeinnützig anerkannt. Inzwischen unterstützen weit mehr als 10.000 Ehrenamtliche aus über 55 deutschen Städten, Österreich, der Schweiz und den Niederlanden die Organisation. Mit der Gründung von Viva con Agua Kampala in Uganda gibt es seit 2015 auch dort eine VcA-Crew. Mehr Informationen finden Sie hier.