Klare Sicht trotz Datenwolke

Damit betriebliche Projekte vorangebracht werden, müssen die dafür relevanten Dokumente dem jeweiligen Geschäftspartner zügig vorliegen. Der Versand per E-Mail oder sogar noch auf herkömmliche Weise per Briefzustellung ist heutzutage zu unsicher. Legen Unternehmen ihre Dokumente jedoch in einer privaten Cloud ab, können Projektgruppen oder Geschäftspartner über einen personalisierten Zugang flexibel darauf zugreifen und Daten austauschen. Ein guter Dienst bietet diese Möglichkeit auch ortsunabhängig mittels Smartphone oder Tablet. Beim File Sharing in der Datenwolke sorgt eine gemeinsame Arbeitsplattform für die nötigen Strukturen. Die Lösung ist quasi der Manager der oftmals riesigen Datenberge und der zahlreichen verzweigten Arbeitsabläufe in der Cloud. Um zu verstehen, wie ein solches Workplace-Tool das Arbeiten in der Wolke effizienter macht, sollten die wichtigsten Eigenschaften des Cloud Computing bekannt sein.

Es bleibt wolkig …

Eine Studie des IT-Marktbeobachtungsanbieters IDC mit dem Titel „Cloud Computing in Deutschland 2012“ zeigt, dass 83 Prozent der mittelständischen Unternehmen hierzulande Cloud Computing aktuell nutzen oder bereits damit in Berührung gekommen sind. Dies liegt vordergründig an den vielseitigen Vorteilen der Cloud-Dienste: In Cloud Computing stecken sowohl technische als auch wirtschaftliche Potenziale, die Unternehmen ausschöpfen können. Die „Wolken-Technologie“ bietet unter anderem eine hohe Flexibilität, da Ressourcen, sprich Daten beziehungsweise Dokumente, je nach aktuellem Bedarf genutzt oder hinterlegt werden können. Cloud Computing sorgt aus ökonomischer Sicht beispielsweise für Einsparungen im Bereich der lokalen IT-Systeme: Wartungsarbeiten oder die Erneuerung veralteter Komponenten sind dadurch nicht mehr erforderlich. Mit einer selbst betriebenen Infrastruktur im Unternehmen könnten vergleichbare Kostensenkungen nicht erreicht werden. Somit spricht neben dem schnellen File Sharing auch der Kostenfaktor für die Entscheidung „pro Cloud“. Unternehmen stehen hierbei verschiedene Cloud-Umgebungen zur Wahl. Sie entscheiden sich häufig für eine lokale Private-Cloud-Umgebung und nicht etwa für eine öffentliche Public Cloud. Doch was bewegt Firmenverantwortliche zu dieser Entscheidung?

Bei einer Public Cloud treten Unternehmen die Führung und den Betrieb geschäftsinterner oder sensibler IT-Segmente beziehungsweise Geschäftsprozesse ab. Daher ruft eine öffentliche Cloud gerade in puncto Datensicherheit Bedenken hervor. Eine Alternative ist der Aufbau einer privaten Cloud unter eigener Regie und Verantwortung. Die Komplexität der Anforderungen an eine sichere private „Wolke“ erfordert jedoch ein Höchstmaß an Fachwissen und passende Technologien.

 … mit sonnigen Aussichten

Für Unternehmen ist die Vorhersage trotzdem heiter. Denn mittlerweile gibt es Hilfestellungen beim Cloud-Management: Das Unternehmen lässt seine Private Cloud von einem externen Dienstleister verwalten. Dadurch wird die Cloud zur Managed Private Cloud. In diesem Fall betreibt das Unternehmen seine geschäftskritischen Anwendungen in einer privaten Cloud-Computing-Umgebung, die im Rechenzentrum eines externen Service-Providers lokalisiert ist. Der Anbieter verwaltet die Server, Storage-Systeme und Netzwerkkomponenten remote. Der Vorteil für das Unternehmen besteht darin, dass es die Kontrolle über die IT-Ausrüstung, die Anwendungen und die Daten behält. Klassische Wartungsaufgaben, etwa das Einspielen von Patches, neuen Software-Versionen oder die Überwachung von IT-Systemen, übernimmt der Dienstleister.

Bei Managed-Private-Cloud-Umgebungen kümmern sich Service-Provider zwar um die Wartung, aber das Management der Cloud bleibt Aufgabe des Unternehmens. Speziell beim mobilen Zugriff auf die „Wolke“ via Smartphone, Tablet usw. kann dies schon mal Probleme hervorrufen. Für dieses sogenannte Mobile Content Management sowie für das File Sharing wird daher ein Basis-Tool benötigt.

Gut organisiert beim File Sharing

Eine Cloud-Arbeitsplattform dient Unternehmen als „Organisator“ für eine sichere Verbindung zu den Daten in der Cloud und regelt die Verwaltung sowie das File Sharing. Mit Hilfe der webbasierten Arbeitsplattform können Daten unkompliziert ausgetauscht werden – beispielsweise von Projekt- und Arbeitsgruppen. Bei firmenübergreifenden Projekten lassen sich die Zugänge zur Arbeitsplattform auch splitten – beispielsweise in Mitarbeiter der Firma und externe Kontakte, mit denen eine Zusammenarbeit besteht. Administratoren ist es in der Regel möglich, den Anwendern verschiedene Berechtigungen zuzuweisen: beispielsweise, welche Dateien von wem geöffnet oder geändert werden dürfen. Sogar anonyme Benutzer – quasi wie in einer Public Cloud – können für einen begrenzten Zeitraum auf einzelne Dateien zugreifen. Dazu wird seitens des Administrators ein Passwortschutz eingerichtet. Somit kann die Cloud-Plattform zugleich von registrierten Teammitgliedern und von verschiedenen externen Partnern genutzt werden.

Verwenden die Benutzer zum Datenaustausch ein mobiles Endgerät, ist auch eine hohe Gerätekompatibilität der Arbeitsplattform gefragt. Hochwertige Cloud-Plattformen unterstützen sowohl Windows, Mac OS als auch Apple iOS, Android und RIM Blackberry. Somit werden sämtliche Smartphones, Tablets, Laptops, PCs usw. in produktive Business-Tools umgewandelt. Mit ihnen können Dokumente, Bilder und Daten über die Cloud-Arbeitsplattform orts- und zeitunabhängig geteilt werden.

Die Bedienoberfläche einer Cloud-Arbeitsplattform sollte den Anwendern dabei einige Workflow-Features bieten – zum Beispiel in Form einer integrierten Chronik. Hier können alle registrierten Projektteilnehmer in chronologischer Reihenfolge aussagekräftige Kommentare einsehen. Diese geben Auskunft, wann Dateien von wem verändert wurden. Eine solch transparente Einsicht für alle Mitarbeiter verhindert lästige Nachfragen und beschleunigt die Arbeitsabläufe. Zudem sollte eine Cloud-Workplace-Lösung im besten Fall eine Benachrichtigungsfunktion für Mitarbeiter enthalten: Sobald etwas innerhalb der Cloud geändert beziehungsweise kommentiert wird, erhält der Benutzer per E-Mail oder SMS einen Bescheid darüber. So können Anwender, die von den jeweiligen Veränderungen betroffen sind, auch kurzfristig reagieren. Darüber hinaus sollte es aus Sicherheitsgründen eine Dateiverwaltungsfunktion geben, mit der Daten, die versehentlich gelöscht wurden, gerettet werden können.

Fazit

Mittelfristig wird jedes Unternehmen Cloud Computing wie selbstverständlich in seine Abläufe integrieren, um an den globalen Kommunikationsprozessen teilnehmen zu können. Die Wahl der geeigneten Cloud-Umgebung richtet sich primär nach der Art der dort zu platzierenden Daten, also dem Grad der Vertraulichkeit. Um den Prozessen in der Cloud Antrieb zu verleihen, sollte eine gemeinsame Arbeitsplattform als Organisator eingebunden werden. Sie managt den Datenaustausch, die Verbindungen von Mitarbeitern und externen Partnern sowie die Arbeitsabläufe. Somit haben Firmen eine klare Sicht im dichten Wolkenmeer. Tausende Nutzer sind in der Lage, die Vorteile des Cloud Computing voll auszuschöpfen. (ak)

Andreas Schlechter ist Geschäftsführer von Systemhaus Telonic.