IT-Transformation: Fünf Tipps für die erfolgreiche Umsetzung im Mittelstand

Für die Transformationsstudie 2023 hat NTT Data Business Solutions und Natuvion über 600 CIOs und Geschäftsführer aus dem Mittelstand befragt. Und zwar zu Strategien, Erwartungen und Herausforderungen bei ihren Transformationsprojekten befragt. Ganz oben auf der Liste der größten Herausforderungen steht die Komplexität des Gesamtprojekts. Gastautor Florian Sackmann von NTT DATA Business Solutions gibt fünf Tipps, wie Unternehmen die gängigsten Klippen einer IT-Transformation vermeiden können und keinen Schiffbruch erleiden.

Tipp 1: Akzeptanz bei den Mitarbeitern schaffen

Nicht jeder, der seit langer Zeit im Unternehmen eine gewohnte Arbeit verrichtet, freut sich über die Ankündigung einer großangelegten Modernisierung. Der Umzug auf neue Systeme bedeutet in den meisten Fällen eine Änderung für die Arbeitsweise und das Anforderungsmanagement der Mitarbeiter. Waren Fachabteilungen es gewohnt, über viele Jahre mit ihren individuellen Lösungen zu arbeiten, folgen moderne ERP-Systeme in der Anwendung dem Prinzip „Keep the Core clean“.

Die eher reaktive Arbeitsweise weicht dadurch einer proaktiven Herangehensweise. Fortan werden spezifische Anforderungen der Fachabteilungen nicht mehr lediglich abgearbeitet. Sondern zunächst gegenüber einer Standardlösung bewertet und anschließend optimal mit den vorhandenen Ressourcen gelöst. Damit die Umstellung gewohnter Prozesse und Arbeitsweisen nicht zu unnötigem Frust oder Widerstand führen, sollten die Geschäfts- oder Teamleitung noch rechtzeitig vor der IT-Transformation vermitteln, warum die jeweilige Strategie gewählt wurde und welches konkrete Werteversprechen sich daraus ergibt.

Tipp 2: Bei IT-Transformation auf realistische Planung achten

Laut der Transformationsstudie erklären Unternehmen rückblickend, nicht genügend Zeit (37 Prozent) für die Transformationsprojekte oder ausreichend Ressourcen eingeplant zu haben. Daher sollten schon zu Beginndes Projekts die für die technische Transformation passenden Zeitfenster identifiziert werden. Diese sind in den allermeisten Fällen betriebsruhigere Zeiten wie Ostern oder Weihnachten. Um größtmögliche Planbarkeit zu erreichen, sollten anschließend die unsicheren Faktoren einer IT-Transformation ermittelt und für die Zeitplanung eingegrenzt werden.

Auch kann es Teilprojekte geben, die spezifische Änderungen in den Applikationen erfordern, die sich nur mit den davon betroffenen Mitarbeiter umsetzen lassen. Auch hier sollte rechtzeitig geprüft werden, ob die Kapazitäten der Mitarbeiter belastbar und einsetzbar sind. Nachdem die Verantwortlichen die unsicheren Faktoren der Transformation abgearbeitet haben, sollte die bestehende Zeit- und Ressourcenplanung unbedingt ein weiteres Mal überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Dadurch ergibt sich eine realistische Roadmap der Transformation.

Tipp 3: Klären, welches Know-how benötigt wird

Auch die fortschrittlichste Technologie ist wertlos, wenn sie von den Mitarbeitenden nicht sinnvoll angewendet werden kann. Neue Tools, zum Beispiel für KI-gestützte Analysen oder Reportings in der Supply Chain oder Buchhaltung, bedingen eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Zugleich erfordern sie häufig neues Wissen. Auch die Systembetreuung und das Applikationsmanagement erfordern nach der IT-Transformation eine neue Arbeitsweise und daher neue Skill-Level. Die Implementierung von neuen Anwendungen und Prozessen wirft also einige Fragen auf. Wer ist hiervon betroffen und welche Erfahrungen mit der Anwendung sind im Unternehmen bereits vorhanden? Und wie umfassend müssen Mitarbeiter eingeführt werden? Sind diese Fragen geklärt, empfiehlt sich ein Readiness-Check, der der ein letztes Mal das erforderliche Skill-Set für einen erfolgreichen Release abfragt.

Tipp 4: Zentrales Reporting und Projektmanagement einführen

Im Zuge des Transformationsprojekts wird nicht nur das Kernsystem der IT erneuert. Auch in den Fachabteilungen kommt es zu Veränderungen. Um wichtige Meilensteine während der Transformation transparent zu kommunizieren und bei Verzahnungsaufgaben der unterschiedlichen Abteilungen den Überblick zu behalten, braucht es neben einem zentralen Monitoring auch eine konsequente Dokumentation sowie ein zuverlässiges Test- und Change- -Management. Für das Reporting muss jedes Unternehmen den für sich am besten geeigneten Weg finden. Unkomplizierte Abhilfe schaffen bereits Standardlösungen wie der SAP Solution Manager. Bei der Wahl einer Projektmanagement-Lösung ist entscheidend, dass ihr Einsatz schnell erfolgen kann. Zudem sollten die Einstiegshürden für Mitarbeiter möglichst niedrigschwellig sein, um ohne Vorwissen damit arbeiten zu können.

Tipp 5: Externe Berater für IT-Transformation zu Hilfe holen

Das Spektrum einer Transformation ist breit. Es umfasst neben der Wahl der richtigen Digitalisierungsstrategie auch eine Vielzahl weiterer strategischer und technischer Entscheidungen. Für die Verantwortlichen und Experten der IT-Abteilung gestaltet es sich oft als schwierig, sich im laufenden Betrieb mit der Planung und Durchführung einer IT-Transformation auseinanderzusetzen. Im Idealfall schultern externe IT-Dienstleister diese Last und bringen ihre Erfahrung direkt in das Unternehmen ein. Für die Wahl des richtigen Beratungshauses sollten Unternehmen bereits bei den ersten Gesprächen darauf achten, dass das eigene Unternehmen, die Kultur und das Geschäftsmodell vom IT-Berater ausreichend verstanden werden.

Gerade wenn es darum geht, wie sich mit der neuen Technologie weitere Geschäftsmodelle erschließen lassen, profitieren Unternehmen von der Erfahrung externer Berater. Daher ist auch auf eine entsprechende Industrieexpertise zu achten. Für den Fall, dass sich das Transformationsprojekt im SAP-Lösungsportfolio bewegt, ist abzuwägen, ob ein Technologie-Leader gewählt wird. Oder ein auf einzelne Lösungen spezialisierter „Nischenanbieter“ beauftragt wird. Gerade bei Vorhaben der IT-Transformation gehen die zu bewältigenden Aufgaben meist über technische Anforderungen hinaus und erfordern eine strategische Expertise, für die sich Anbieter mit breitem Portfolio in der Regel besser eignen. In beiden Fällen sollte das Beratungshaus zusätzlich auch eigene Lösungen mitbringen und nicht (ausschließlich) die vorgegebenen Wege des Herstellers imitieren.

Über den Autor: Florian Sackmann gehört derGeschäftsleitung Customer Engagement bei der NTT Data Business Solutions AG.

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