IT-Sourcing: Sich neu erfinden heißt die Devise

IT-Organisationen befinden sich in einem ständigen Dilemma zwischen Servicequalität und Kosteneffizienz. Hinzu kommen aufgrund des dynamischen Marktumfeldes eine sich verschärfende Wettbewerbssituation sowie der Zwang, ständig auf dem aktuellsten Stand der Technik zu sein. IT-Sourcing ist ein probates Mittel, diesen Spagat zu meistern und „atmungsfähig“ zu bleiben, bedeutet jedoch eine hohe Herausforderung an die IT-Organisationen der Unternehmen. Daher ist die optimale Ausgestaltung der IT-Organisation nicht nur strategisch relevant, sondern auch ein geschäftskritisches Segment, das die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen nachhaltig beeinflusst. Die jüngst von der Unternehmensberatung goetzpartners durchgeführte Studie hat die aktuellen Trends vor allem in Sachen IT-Sourcing erhoben und die maßgeblichen Entwicklungspfade in diesem Themenfeld aufgezeigt.

Im Rahmen der Trendstudie wurden Entscheidungsträger von mehr als 40 Unternehmen  verschiedener Wirtschaftsbereiche und Unternehmensgrößen zur Entwicklung ihrer IT-Budgets, der Nutzung von Outsourcing-Services, zu potenziellen Limitationen beim Sourcing sowie zu ihrer Einstellung zur Veränderung der Fertigungstiefe im Sinne von Back- und Insourcing befragt.

Entwicklung der IT-Budgets

Nahezu unabhängig von der IT-Affinität der Unternehmen ist ein dauerhafter Druck auf die IT-Budgets festzustellen. 

Neben der absoluten Höhe des IT-Budgets verändert sich  aufgrund der Reife der Technologien, des Investitionsverhaltens und der wachsenden Anforderungen an die IT-Leistungen auch dessen Struktur. Die Befragten rechnen damit, dass die Budgets für Hardware in den kommenden Jahren um etwa fünf Prozent sinken werden, was unter anderem auf die neuen Service- und Finanzierungsmodelle zurückzuführen ist. Hingegen ist bei Software-Kosten eher mit einer Stagnation zu rechnen, woraus sich eine Tendenz zur Standardisierung der IT ableiten lässt. Während im Jahr 2012 die Kosten für betriebsinterne Hardware und Software noch 41 Prozent des IT-Budgets beansprucht haben, ist im Jahr 2016 mit einer anteiligen Verminderung um fünf Prozent zu rechnen. Diese Entwicklung ist im Wesentlichen auf die Verschiebung der personenbezogenen IT-Kosten zurückzuführen, die die internen Personalkosten und Kosten für externe Dienstleister umfassen.

Die Personalkosten werden gemäß den Studienergebnissen nicht im gleichen Umfang angepasst wie die übrigen Kategorien. Vielmehr ist hier mit einem Anstieg zu rechnen, der etwa durch den drohenden beziehungsweise bestehenden Fachkräftemangel, durch Gehaltssteigerungen oder aber auch durch Restriktionen in der Personalfreisetzung bedingt sein kann.

Verteilung interner und externer IT-Mitarbeiter

Die Studie zeigt, dass strategische und konzeptionelle Tätigkeiten in den befragten Unternehmen nur punktuell durch Externe unterstützt werden. Die vollständige Fremdvergabe der IT-Planung an einen externen Dienstleister spiegelt nicht die gängige Praxis wider.

Im Projektbereich wird ein deutlich größerer Anteil für externe Service-Leistungen ausgegeben. Einige der Befragten haben diesen Bereich gar vollständig an externe Dienstleister ausgelagert. Demgemäß wird deren Beauftragung für die Entwicklung und Implementierung von IT-Systemen als allgemein übliche Maßnahme verstanden und meist auch über die Schwankungen des Projektgeschäfts argumentiert.

Den größten Kostenblock bildet zumeist der IT-Betrieb, der durchschnittlich 44 Prozent des gesamten IT-Budgets beansprucht. Der Anteil für Externe ist hier am höchsten, was nicht weiter verwundert, da es sich hierbei um typische Outsourcing-Felder wie den Rechenzentrums- oder Applikationsbetrieb handelt. In Extremfällen werden diese Bereiche komplett ausgelagert. Dabei sind diese klassischen Outsourcing-Felder im Vergleich zur internen Leistungserbringung grundsätzlich durch ein geringeres Preisniveau sowie langfristigere Verträge gekennzeichnet.

Nutzung von Sourcing Services

Die Zusammenstellung des Lieferantenportfolios hat sich insbesondere im Segment Outsourcing in den vergangenen Jahren massiv verändert. Während im Jahr 2006 noch knapp drei Viertel aller Outsourcing-Verträge nur mit einem Lieferanten abgeschlossen wurden, lagern Unternehmen ihre IT-Funktionen inzwischen zunehmend an mehrere Anbieter aus – ein klarer Trend vom Single-Vendor-Full-Sourcing hin zum selektiven Multi-Vendor-Sourcing. Bezogen auf alle IT-Sourcing-Segmente werden die Sourcing-Partner klar von Freelancern dominiert. So arbeiten die befragten Unternehmen durchschnittlich mit 24 Sourcing-Partnern zusammen, wovon zehn als strategische Partner ausgewiesen werden können.

Der Blick auf die Budgetanteile zeigt zudem, dass der Anteil der strategischen Lieferanten etwa die Hälfte des gesamten IT-Budgets ausmacht, der bedeutendste Lieferant hingegen durchschnittlich nur ein Viertel des Budgets auf sich vereint. Die Nutzung von Leistungen wird bislang meist aus rein situativem Bedarf und bisheriger Nutzung entschieden; eine strukturierte Verknüpfung zwischen strategischer Planung, strategischer Personalplanung und dem IT-Outsourcing bleibt zumeist aus. Vielfach geht es um die kurzfristige Überbrückung von Skill- oder Kapazitätsengpässen.

Im Kontext des anhaltenden Kosten- und Innovationsdrucks deutscher Unternehmen ist damit zu rechnen, dass die Bedeutung von IT-Sourcing in Zukunft steigen wird. Markteinschätzungen gehen in diesem Zusammenhang von einem Zuwachs des Marktvolumens von etwa sieben Prozent aus. Die Hauptmotive für die Nutzung von IT-Dienstleistungen bilden dabei nach Meinung der befragten Unternehmen in besonderem Maße die Reduktion von Kosten, die Schaffung von Kostentransparenz sowie die Konzentration auf Kernkompetenzen. Die Generierung potenzieller Wettbewerbsvorteile zielt jedoch nicht nur auf Kostenvorteile ab. Vielmehr wird der Zugang zu aktuellster Technologie immer wichtiger. 

Neben den Vorteilen existieren in gleichem Maße entscheidende Limitationen. Die Studienergebnisse zeigen, dass der Großteil der befragten CIOs und IT-Leiter die eigene Organisation für nicht „Outsourcing-reif“ hält. Auffällig ist in diesem Zusammenhang, dass nicht die operativen Themenstellungen, etwa Compliance, anfallende Kosten und vertragliche Bindung an den Sourcing-Partner, die Hauptbedenken sind. Vielmehr blockieren die Angst um den Verlust von Wissen und Fertigkeiten sowie der Abbau interner Mitarbeiter die Nutzung von IT-Sourcing-Leistungen.

Umdenken beim IT-Sourcing

Die Trendstudie zeigt, dass Potenziale, die sich durch die gezielte Nutzung und Steuerung externer Leistungserbringung ergeben können, noch nicht in vollem Umfang genutzt werden. Ein Wandel dieser Situation bedingt allerdings ein Umdenken im Umgang mit IT-Sourcing-Modellen, da das Gros der befragten Unternehmen den Einkauf von IT-Leistungen noch immer als reine Effizienzmaßnahme betrachtet. Dabei bleibt vielfach die Chance unberücksichtigt, die Auslagerung interner Prozesse und Aktivitäten an externe Dienstleister als Perspektive für Wertschöpfung zu nutzen.

Der Trend für die kommenden Jahre weist allerdings eine konträre Ausrichtung auf. Diese beinhaltet die Tendenz zu mehr Standardisierung und Zentralisierung der IT-Struktur sowie weniger Outsourcing von IT-Services. Die grundlegenden Limitationen bilden in diesem Kontext die eigene Organisationsreife beziehungsweise -struktur und der Verlust an internem Know-how.

Vielfach werden die falschen Parameter im Entscheidungsprozess herangezogen. Denn der Beschluss zur Nutzung von externen IT-Leistungen wird eher aus dem situativen Bedarf und weniger aus der langfristig strategischen Ausrichtung abgeleitet. Zudem fehlt häufig eine strukturierte Verknüpfung zwischen der strategischen Personalplanung, der Unternehmensstrategie sowie dem IT-Sourcing, wodurch die Nutzung externer Dienstleister lediglich die Verlagerung von Kapazitäten oder spezifischen Skills umfasst. Folglich liegt es in der Verantwortung der IT-Organisationen, den Entscheidungsprozess zu verbessern und IT-Sourcing als potenziellen Werttreiber in das bestehende Geschäftsmodell zu integrieren. Unternehmen sind gut beraten, das „Für“ und „Wie“ der Nutzung externer Dienstleister abzuwägen, stets unter Berücksichtigung der internen Leistungsfähigkeit sowie der Kapazitäten des externen Marktes. (ak)