IT-Kosten im Griff?

Von Axel Pfannenschmidt

In vielen Unternehmen sind die IT-Kosten nicht transparent. Einige wenige Kosten gelten als Treiber und sind daher im ständigen Zugriff des Managements. Über diese wenigen Parameter versuchen die Unternehmen, die künftigen Kosten und die Ausrichtung der IT zu steuern.

Sinnvolle Kostendarstellung

Eine solide Grundlage für ein sinnvolles Steuern der IT bietet aber nur ein breites Spektrum der vorhandenen Kostenpositionen unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten. Unternehmen mit einer vorhandenen IT-Kostenrechnung entscheiden sich oft für eine verursachungsgerechte Kostendarstellung. Damit können die entstehenden Kosten im Bedarfsfall den Abnehmern von IT-Leistungen berechnet werden. Voraussetzung hierfür ist ein strukturierter IT-Leistungskatalog, aus dem normierte Leistungen für die Fachabteilungen bestellbar sind. Beispielhafte Leistungen sind das Bereitstellen oder der Betrieb eines Arbeitsplatzsystems. Die im Bild dargestellte Kostenstruktur kann sich hinter den Leistungen verbergen.

Neben der Darstellung der aktuellen IT-Kosten kann ein solches Kostenmodell auch zur Kostensimulation verwendet werden. Über die Variation von Kostenstellschrauben lässt sich die Kostenwirkung auf die Gesamtkosten simulieren. Häufig verwendete Kostenstellschrauben sind:

·        Kosten pro Arbeitsplatz

·        Personalaufwände pro Leistung

·        Kosten pro Call im Service Desk

·        SAP-Basiskosten pro Arbeitsplatz

Ein weiterer Vorteil eines Kostenrechnungsmodells liegt im Ausprägen von Benchmark-Kennzahlen. Ein Vergleich zeigt an, welche Kostenabweichungen für standardisierte Leistungen zum Markt vorhanden sind. Dabei ist es wichtig, die Kosten auf identischer Leistungsbasis miteinander zu vergleichen. Ein Kostenmodell muss daher die normierten Kosten für Standardleistungen ausweisen.

Hauptkostentreiber in der IT

In jedem Unternehmen sind die Kostentreiber im Rahmen einer Analyse immer individuell zu ermitteln. Dennoch treten in vielen Analysen identische Kostentreiber auf.

·      IT-Standardleistungen durch interne Mitarbeiter ausgeführt
Bei standardisierten Leistungen (z.B. IMAC/R-Prozesse im Bereich für Arbeitsplatzsysteme) können externe Anbieter aufgrund von Kostensynergien durch Spezialisierung deutlich preiswerter anbieten. Die höheren Kosten dieser Standardleistungen entstehen durch den Einsatz interner Mitarbeiter in vielen unterschiedlichen Leistungsarten.

·      Große Hardware-Vielfalt

Dieser Kostentreiber trifft besonders bei Druckern zu. Durch eine hohe Anzahl verschiedener Typen entstehen hohe Lagerkosten für Ersatz- und Verbrauchsteile. Mögliche Alternativen sind eine Reduzierung auf die wirklich benötigten Druckertypen bei weiterem Eigenbetrieb oder die Auslagerung von Betrieb und Wartung an einen externen Anbieter. Es gibt Modelle, bei denen der Nutzer einen (gestaffelten) Preis pro gedrucktem Blatt (Click-Preis) zahlt. Sämtliche Betriebs- und Wartungskosten für die Drucker sind im Click-Preis enthalten.

IT-Best Practices: Fluch oder Segen?

In der IT haben sich viele Best Practices, allen voran ITIL, etabliert. Best Practices bewirken durch ihre Prozessausprägung einen reproduzierbar gleichen Ablauf von Leistungen und eine stetige Ausrichtung auf Kostenoptimierung. Darüber hinaus können Fachabteilungen über eine definierte Schnittstelle (bei ITIL Service Level Management) standardisierte IT-Leistungen über einen Leistungskatalog beziehen. Auf den Leistungskatalog lässt sich ein Kostenrechnungsmodell aufsetzen. Um eine gute Kostenabdeckung zu erhalten, sollten alle Leistungen in die IT-Kostenrechnung mit einbezogen werden.

Fazit

Ein Kostenrechnungsmodell bringt nicht nur Transparenz in die Kostenlage der IT, es lassen sich hiermit Treiber identifizieren und Entwicklungen simulieren. Das Kostenrechnungsmodell sollte auf Leistungen aufsetzen, die die IT ihren Abnehmern anbietet. Hierzu müssen die IT-Leistungen strukturiert, das heißt ein Leistungskatalog erstellt werden. Die Anlehnung der Leistungen an ein etabliertes IT-Best-Practice-Modell ist empfehlenswert.

Autor: Axel Pfannenschmidt, Management Consultant, bridgingIT

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