IT-Governance: So gelingt der Wechsel von Skype for Business zu Microsoft Teams

Ende Juli 2021 müssen sich Unternehmen von dem Collaboration-Dienst Skype for Business verabschieden. Das Tool für Instant Messaging, Anrufe und Videochats wird dann eingestellt. Was kommt danach und was ist bei der IT-Governance zu beachten? Diese Frage müssen Firmen für sich individuell beantworten, unabhängig von Microsofts Empfehlung, quasi nahtlos zum Tool für Team Collaboration, Microsoft Teams, zu wechseln. Dass dies im Interesse des US-Konzerns ist, wird schon jetzt auf der entsprechenden Landingpage von Skype for Business deutlich. Hier werden Nutzer mit dem Hinweis „Als Nachfolger von Skype for Business Online ermöglicht Ihnen Microsoft Teams professionelle Online-Besprechungen“ und einem Call-to-Action-Button direkt auf die Produktseite von Microsoft Teams verwiesen.

Mit Microsoft Teams ändern sich Arbeitsweise und Kommunikation

Der Wechsel von Skye for Business zu Microsoft Teams ist nicht nur eine Frage der technischen Umsetzung beziehungsweise der Ablösung einer Technologie durch eine andere. Für viele ist Microsoft Teams der Einstieg in eine offene, digitale Arbeitswelt. Es schafft einen virtuellen Arbeitsraum, in dem sich Team-Mitglieder eins zu eins austauschen, Dateien senden und gemeinsam bearbeiten können.

Dieses Vorgehen ist oft ungewohnt, weil es Beschäftigte bei ihrer Arbeit immer stärker miteinander vernetzt und dadurch hinderliche Wissenssilos aufgebrochen werden, die sich möglicherweise über eine längere Zeit im Unternehmen etabliert haben. Insofern verlangt die Arbeit mit Microsoft Teams auch ein gewisses Umdenken bei der eigenen Arbeitsweise von denjenigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die bislang eine starre und oft unflexible Kultur der lokalen Laufwerke gewohnt waren.

IT-Governance: Komplexe Verwaltung von Microsoft Teams

Die technischen Möglichkeiten zur Kooperation und Kommunikation, die Unternehmen mit Microsoft Teams erhalten, sind umfangreich. Lapidar gesagt, geht es bei der Nutzung des Tools nicht bloß um Chats, Video-Konferenzen oder Telefonanrufe übers Internet. Es geht auch und vor allem darum, Projektarbeit in einzelnen Teams und dazugehörigen Kanälen zu organisieren und strukturieren. Das wirft Fragen nach der Verwaltung von Microsoft Teams in der Unternehmens-It auf. Um die dahinterstehende Problematik zu verstehen, schauen wir uns das technische Herzstück von Microsoft Teams an – die „Teams“. So gibt es zum Beispiel Teams für bestimmte Projekte, Kampagnen oder Unternehmensbereiche, wie etwa Vertrieb oder Marketing.

Wer künftig Microsoft Teams nutzen will, kommt zu Beginn also nicht um die Frage herum: Wer erstellt eigentlich ein Team beziehungsweise wer sollte über die entsprechende Berechtigung dafür verfügen? Ein einzelner Nutzer kann grundsätzlich bis zu 250 Teams erstellen. In einem Unternehmen mit 100 Beschäftigten, von denen jeder und jede zum Erstellen von Teams befugt ist, könnten also theoretisch 25.000 Teams erstellt werden. Bei dieser Zahl wird schnell deutlich, dass ohne eine technische Beschränkung der Erstellung Teams ein Wildwuchs droht, der auch Daten und Informationen einschließt.

Fragen der IT-Governance bei Microsoft Teams klären

Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen Fragen der IT-Governance im Zuge der Einführung und Nutzung von Microsoft Teams oft vernachlässigen. Doch solche Regeln sind entscheidend, damit das Collaboration-Tool seine Vorteile im Sinne einer produktiven Kooperation und Kommunikation im Team ausspielen kann. Die Risiken, die eine unkontrollierte Bereitstellung und Nutzung mit sich bringen, sind vor allem:

• Informations- und Datenwildwuchs
• Unsicherheit interner Daten
• Ineffiziente Funktionalität für die Nutzer

Folgende Regeln sollten Unternehmen im Rahmen einer IT-Governance beispielhaft festlegen:

1. Anlass fürs Erstellen von Teams: Es bedarf konkreter Anlässe und Kriterien, wann Beschäftigte selbst Teams erstellen dürfen. Diese können Unternehmen im Vorfeld der Einführung des Tools festlegen, so dass nicht für jeden kleinen Einzelfall gleich ein separates Team angelegt wird (Stichwort: ineffiziente Funktionalität)
2. Berechtigte zum Erstellen von Teams: Selbstverständlich wissen die direkt an einem Projekt Beteiligten am besten, welche Informationen, Dokumente und Prozesse für sie wichtig sind und ob sie dafür ein eigenes Team anlegen. Es gibt aber auch den Fall, dass externe Mitarbeiter, wie etwa Freelancer, im Projekt eingebunden sind. Wenn diese dann Zugriff auf unternehmensinterne Daten und Informationen haben, kann dies unter Umständen ein Sicherheitsproblem darstellen.
3. Hinzufügen von Services und Anwendungen: Die Kanäle, die man für jedes Team festlegen kann, helfen beim Organisieren und Strukturieren der Zusammenarbeit. Hinzu kommen unzählige Apps, die Microsoft in sein Collaboration-Tool integriert hat. Auch Apps von Drittanbietern lassen sich hinzufügen, was es notwendig macht, im Vorfeld zu klären, wer was hinzufügen darf. So können Firmen der Gefahr einer sich ausbreitenden „Schatten-IT“ vorbeugen. Außerdem ist das Thema Datenschutz relevant. Je nachdem, welche Apps hinzugefügt werden, können Daten auf externen Servern gespeichert werden. Deshalb sollten Unternehmen bereits davor klären, welche Anwendungen datenschutzkonform sind.
4. Speichern, Archivieren und Löschen von Inhalten: Richtlinien zur Aufbewahrung und Regeln für die Archivierung von Daten und Informationen sind wichtig, um einen Verlust aufbewahrungspflichtiger Dokumente zu vermeiden, die über Microsoft Teams verschickt und geteilt werden. Für eine rechtskonforme Archivierung von Inhalten müssen Unternehmen definieren, welche Inhalte in ein entsprechendes Archivierungssystem wandern.

Die genannten Richtlinien zur IT-Governance in Microsoft Teams sind lediglich Beispiele, wenn auch von großer Bedeutung für die Einführung und Nutzung des Collaboration-Tools. Es gibt noch viele andere Richtlinien und Regeln, die berücksichtigt werden können oder sollten. Diese sollten jedoch nicht zu starr und unflexibel ausfallen. Je mehr dies der Fall ist, desto weniger Spielraum haben Beschäftigte bei der Nutzung von Microsoft Teams und desto größer ist die Gefahr des Akzeptanzverlusts für dessen Nutzung. Deshalb ist es ratsam, eine auf die Bedürfnisse des Unternehmens individuell zugeschnittene IT-Governance zu erstellen, um am Ende auch das Vertrauen der Anwender in den digitalen Arbeitsplatz zu stärken. (sg)

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Über den Autor: David Wolf ist Content Manager bei der busitec GmbH. Der IT-Dienstleister hat sich auf die Beratung und Implementierung von Technologien und Lösungen zu Modern Workplace, Modern Apps und Smart IT spezialisiert.