Inventur-Software: So vereinfachen Unternehmen die Prozesse

Es ist ein mühseliger und ineffizienter Vorgang: das traditionelle Ausfüllen von Papierlisten bei der Inventur, um die erhobenen Daten anschließend händisch am Computer in Excel-Listen zu übertragen. Nicht von ungefähr sieht man seit Jahren immer mehr Mitarbeitende in Lagern und Werkhallen, die mit einem Barcode Scanner auf Verpackungen und Geräte zeigen. Vor allem in der Produktion und im Handel setzen Unternehmen zunehmend auf digitale Lösungen wie eine Inventur-Software.

Zeitgemäße Inventarverwaltung: App statt Zettel

Man muss sich jedoch nicht direkt allen Herausforderungen der Industrie 4.0 stellen. Oft bewirkt allein eine Inventur-Software schon positive Veränderungen für den Betriebsablauf. Dies trifft nicht nur für die Bereiche Handel und Versand zu. Auch Bauunternehmen oder Dienstleister profitieren von einer digitalen Inventarverwaltung. Diese verschafft einen dauerhaften Überblick über alle Fahrzeuge, Maschinen, IT-Geräte, Möbel und Verbrauchsmaterialien. Vom Lager über die Remote-Arbeitsplätze bis hin zu den Einsatzorten der Mitarbeitenden. Es lohnt sich für Unternehmen aller Größen, die Inventur auf mehrere Schultern zu verteilen und sie zeitlich zu strecken. Eine Inventur Software, die auf den Geräten der Mitarbeitenden ebenso läuft wie auf den Bürocomputern, organisiert diesen Vorgang – und bewahrt vor Datenverlust durch Hardwaredefekte oder kurzfristige Erkrankungen.

Funktionsweise der Inventur-Software: QR-Code zur Objektidentifizierung

Mit einer Inventur Software können Inventurbeauftragte Teile des Prozesses an Angestellte auslagern. Diese kennen ihre Geräte und Fahrzeuge. Sie wissen oftmals besser über Rohmaterial oder Maschinenteile Bescheid als Inventuraushilfen oder externe Dienstleister. Eine zunehmend beliebte Software für die Inventarverwaltung ist Timly. Die Inventur-Software lässt sich auf unternehmenseigenen Servern installieren, wird aber meist inklusive eines sicheren Cloud-Speichers gekauft. Unternehmensverantwortliche können den Zugriff auf die online erreichbare Inventardatenbank für verschiedene Mitarbeitende freischalten. Um allerdings Inventur-Daten einzutragen, braucht es kein Benutzerkonto, nur eine Inventur-Einladung.

Diese ist in Timly schnell verschickt, sodass der Inventur-Beauftragte seiner verwaltenden Rolle gerecht werden kann. Er kann unter anderem Kollegen im Homeoffice auffordern, ihre genutzten Firmenobjekte in die Software einzutragen beziehungsweise ihre Weiternutzung zu bestätigen. Generell arbeiten moderne Inventurprogramme mit Code-Etiketten auf dem Inventar. Waren dies früher häufig Strichcodes, so setzen sich QR-Codes immer mehr durch. Diese lassen sich einfach per Smartphone und Tablet einscannen, wodurch man zum Datenbankeintrag des Inventarobjekts gelangt. Je nach persönlicher Berechtigung lassen sich so Informationen lesen oder verändern.

Braucht eine Inventur-Software Scanner und PCs?

Nicht nur für die Inventur, auch um sich zwischendurch einen Stand über die vorhandene Firmentechnik zu verschaffen, kann man Remote-Mitarbeiter bitten, ihre geliehenen Assets von Zuhause aus einzuscannen. Das ist ohne spezielle Hardware, wie MDE-Geräte, möglich; ein gängiges Mobilgerät mit Kamera reicht aus. Aber auch Lagerarbeiter, Handwerker oder Angestellte auf Montage müssen nicht mit MDE-Geräten ausgestattet werden. Für die Inventur Software genügt das normale Firmen-Smartphone oder das Tablet, ausgestattet mit der entsprechenden Inventur App.

Eine Inventur-Software ermöglicht Transparenz im Unternehmen. Durch eine laufende Inventur in Echtzeit wird der Verwaltungsaufwand in der Summe verringert. Dies ist letztendlich bares Geld wert: Jederzeit einen zentralisierten Überblick über das Unternehmensinventar zu haben reduziert die Kosten durch Materialverlust und Suchaufwand. Hilfreich dabei sind auch die Compliance-Funktionen: Der integrierte Wartungsplaner organisiert Prüffristen, Wartungsdokumente und die Terminierung externer Serviceanbieter. Es entstehen übersichtliche Statistiken zu Alter und Leistungsfähigkeit der Maschinen, Fahrzeuge, Anlagen und Geräte.

Eine spezialisierte, kostenpflichtige Inventur-Software wie Timly kann flexibel eingesetzt werden und wird an das jeweilige Arbeitsumfeld und die Branche angepasst. Benutzerschnittstelle und Datenbankfelder können nach dem Kauf individuell konfiguriert werden und für zusätzliche Softwarebedürfnisse steht das kompetente Team von Timly bereit.

Besser als jede Excel-Vorlage ist eine Cloud-Lösung

Noch immer planen nicht wenige kleine und mittlere Firmen, die bei der Inventur erfassten Daten in Excel-Listen zu speichern. Sie suchen nach Vorlagen und hoffen, dass diese alle Felder und Themen abdecken, die in ihrem Unternehmensalltag eine Rolle spielen. Leider wird die Inventarisierung mit Excel schnell unübersichtlich. Auch die Flexibilität leidet ab einer gewissen Datenmenge. In sehr großen Tabellen schauen Mitarbeitende leicht in die falsche Zelle und verwechseln somit Termine, Standorte oder Zustandsinformationen.

Mit einer Inventur-Software, die wie Timly funktioniert, weiß man dagegen jederzeit, ob der Soll-Zustand des Inventars dem Ist-Zustand entspricht. Diese Transparenz über die Inventargüter beugt Geräteverlusten und Ausfallzeiten vor. Zum durch Inventarisierungssoftware ermöglichten vollen Überblick über Geräte, Möbel und Fahrzeuge gehört auch, als Führungskraft einsehen zu können, welcher Angestellter seinen Teil der Inventur bereits begonnen hat. In der Timly-Cloud befinden sich alle Inventurdaten so, dass Berechtigte von praktisch überall aus darauf zugreifen können, anstatt eine Exceltabelle verschicken und versionieren zu müssen.

Kann gute Inventur-Software kostenlos sein?

Unternehmen, die erkannt haben, dass eine gewöhnliche Tabellenkalkulation nicht für die Inventur und das fortlaufende Inventarmanagement ausreicht, sehen sich zum Teil nach Freeware Inventur Software um. Diese gibt es durchaus. Es handelt sich meist um Köder-Angebote, bei denen nur rudimentäre Features wirklich kostenfrei genutzt werden können. Andere kostenfreie Inventurprogramme entstammen den Bedarfen einzelner Unternehmen und Branchen und müssten aufwendig an die Bedarfe anderer Betriebe angepasst werden. Berichte zu effizienter Inventar-Software gibt es zudem im Internet zahlreich zu finden.

Unternehmen, die es lieber unkompliziert mögen und die keine Opportunitätskosten riskieren wollen, sollten besser direkt auf eine kostenpflichtige Lösung setzen, bei der Support und Konfiguration im Leistungsumfang enthalten sind. Diese Art von Softwarekosten amortisiert sich meist nach kurzer Zeit. Nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, auch die Arbeitssicherheit erhöht sich dank der Wartungsplaner-Funktionen, die in umfangreicher Inventur Software wie Timly inbegriffen sind.

Über den Autor: Johannes Pfeiffer leitet das Online-Marketing bei Timly Software. Nach einem Studium der Volkswirtschaft in Berlin und anschließendem Master-Studium in Politikwissenschaft in Barcelona arbeitet Johannes Pfeiffer seit zehn Jahren im digitalen Bereich (Software & IT) und ist für verschiedene Online-Formate redaktionell tätig.(sg)

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