Intranet-Relaunch: Frischer Anstrich fürs Intranet

Auf die inneren Werte kommt es an: Das gilt auch für das Herzstück der internen Unternehmenskommunikation – das Intranet. Interessante Inhalte und Benutzerfreundlichkeit zeichnen ein gut gemachtes Firmenportal aus. Wer das zentrale Organ der Mitarbeiterkommunikation aber zu eintönig und altmodisch gestaltet, läuft Gefahr, dass die Zugriffe rapide sinken. Und nur wenn das Intranet gerne und viel genutzt wird, kann es sein volles Potenzial entfalten. Unternehmen, die ihr internes Netz einer Schönheitskur unterziehen möchten, sollten darauf achten, dass es Informations- und Teamtools geschickt und ansprechend miteinander verbindet. Die folgenden Tipps unterstützen die Operation „Intranet de Luxe“. 

Alle vier bis fünf Jahre ist es soweit: Das alte Intranet ist in die Jahre gekommen, ein Relaunch steht an. Die meisten Firmen konzentrieren sich nach Angaben des Institute of Research on Information Systems (IRIS) Wiesbaden bei ihrem Mitarbeiterportal auf die Bereitstellung von Informationen und Serviceangeboten. Geht es um Funktionen und Werkzeuge für die Erleichterung von Arbeitsprozessen, beurteilen die Teilnehmer der Studie „Employee Portal Benchmark“ ihr Intranet als mittelmäßig. „Dabei wird der Bereich Collaboration immer wichtiger“, erklärt Jörn Bodemann, Gründer und CEO des Content-Management-Experten e-Spirit. Mitarbeiter sind heute zugleich „Information Worker“. Sie verbringen einen erheblichen Teil ihres Arbeitstages mit der Suche nach Informationen: „Dem muss ein gutes Intranet Rechnung tragen. Mitarbeiter wollen schnell und ad hoc auf Informationen zugreifen. Bedienerfreundlichkeit, Schnelligkeit, Verlässlichkeit und Kollaboration sind die Grundpfeiler eines effizienten Mitarbeiterportals.“ Das Layout sollte zudem den vorgegebenen und bekannten Corporate-Identity- und Design-Richtlinien entsprechen und die Freude am Portal steigern: „Sieht ein Intranet aus wie aus den 90ern und können sich die Mitarbeiter nicht mit ihrem Netz identifizieren, nehmen sie es auch nicht an“, so Bodemann.

Wissensnetz und Teamarbeit in Echtzeit

Was gibt es heute Mittag in der Kantine? Welcher Mitarbeiter sitzt wo? Antworten auf Fragen wie diese finden sich im Intranet. Da es heute aber auch immer mehr virtuelle Teams gibt, die teilweise nur sehr kurz und unter Zeitdruck zusammenarbeiten, muss das Intranet gestiegene Anforderungen für eine optimierte Kollaboration erfüllen. Beispiele sind die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten oder die Erarbeitung neuer Ideen. E-Mail alleine ist passé. Die Zusammenarbeit in Echtzeit, „Real Time Collaboration“, steigert die Teameffizienz – egal ob das Unternehmen 20 oder 20.000 Mitarbeiter beschäftigt.

Ein Koordinationsteam muss sein

Zentrale Punkte eines guten Mitarbeiterportals sind ein schneller Einstieg in personenbezogene und eine gute Übersicht über unternehmensinterne Prozesse. Zugleich sollte das Intranet als Quelle für den betriebskommunikativen Austausch dienen und eine zielgerichtete Daten- und Informationserfassung sowie Weiterverarbeitung bieten. Eine Produktivitätssteigerung lässt sich aber nur dann erreichen, wenn die redaktionelle Pflege und die Nutzung von allen Mitarbeitern als angenehm empfunden werden. Um dies zu erreichen, ist ein leistungsstarkes Content-Management-System (CMS) unumgänglich, das neben intuitiv zu bedienenden Redaktionsoberflächen personalisierten Zugriff auf redaktionelle Funktionen, Inhalte und Anwendungen ermöglicht. Thorsten Heid, Geschäftsführer der HLP Informationsmanagement GmbH, IT-Lösungsanbieter rund um Intranets und Extranets, führt aus: „Technik ist Pflicht, aber sie reicht nicht aus. Es muss ein Team geben, dass alle Intranet-Prozesse koordiniert – einen zentralen Kümmerer.“

Beispiele einholen, Best Practices erfragen

Zu Beginn einer Kur fürs Intranet sollte genau festgelegt werden, was das neue Portal beinhalten soll. Hilfreiche Fragen sind: Welche Best Practices gibt es? Welche Themen sind den Mitarbeitern wichtig? Welche Erfahrungen haben andere gemacht? Im Zuge dieser Überlegungen landen die meisten auch beim Thema Social Business oder Social Media. Nach Angaben einer Erhebung des Branchenverbands BITKOM glauben 72 Prozent der befragten Intranet-Nutzer, dass sich durch Social Media die interne Kommunikation weiterentwickelt hätte. Allerdings sollte Social Media nicht der Kern des neuen Intranets werden. Dauert es eine Stunde, bis ein Mitarbeiter den aktuellen Kantinenplan gefunden hat, nützen die schönsten sozialen Tools nichts; das Intranet hat seine Möglichkeiten verspielt.

Personalisierungen und Automatisierungen steigern die Effizienz

Wer punkten möchte, setzt auf gute News-Konzepte. Jeder Mitarbeiter kann die verschiedenen Nachrichtenkanäle individuell abonnieren, ein Information Overflow wird gebändigt. Apropos Datenflut: Auch eine Strategie für den Content Lifecycle sollten Unternehmen bei ihrer Intranet-Strategie berücksichtigen. Denn irgendwann ist so manche Information nicht länger relevant. Automatische Benachrichtigungen oder Löschfunktionen schaffen Abhilfe. Ein weiterer Hinweis: Standardisierte Steckbriefe geben einen guten Überblick – sei es, um Informationen zu verschiedenen Standorten oder über Abteilungen zu erhalten. Vom Ansprechpartner bis zur Anfahrt lassen sich so alle Fakten bündeln. Nützlich sind auch Tools für Screenshots und Formularvorlagen. Zudem denken immer mehr Unternehmen über mobile Zugriffsmöglichkeiten nach. „Es gibt nicht nur immer mehr Geräte. Hinzu kommt eine stetig wachsende Anzahl von Mitarbeitern, die mobil arbeiten. Es ist daher essenziell, dass Unternehmen hier aktiv werden“, empfiehlt Bodemann. Inhalte müssten gerätespezifisch optimiert werden: „Am besten ohne zusätzlichen Pflegeaufwand.“

Intranet ist nicht Internet

Wichtiger ist es, das Intranet nicht mit dem Internet zu verwechseln, aber Synergien zu nutzen. Während die eigene Website als Visitenkarte nach außen dient, ist das Mitarbeiterportal Wissensdatenbank und „virtueller Kollege“. Aspekte wie kurze Ladezeiten, eine schnelle und individuelle Informationswiedergabe und eine hohe Bedienerfreundlichkeit stehen im Vordergrund. Danach geht es ums ansprechende Erscheinungsbild. Eine Vielzahl an Scroll-Bars stört ebenso wie versteckte Formulare. Single Sign-on und der automatische Zugriff auf personalisierte Inhalte sparen Zeit und Mühen. Elemente wie Bilder, Farben, Pfeile, Kästen oder eine gut lesbare Schrift verbessern die Akzeptanz. Eine einheitliche Content-Plattform für Internet und Intranet minimiert darüber hinaus den Aufwand für die Erstellung, Verwaltung und Pflege von Webprojekten und Inhalten. 

TÜV Rheinland Group optimiert Intranet mit FirstSpirit

Ein Beispiel für eine gelungene Intranet-Erneuerung ist das Mitarbeiterportal des TÜV Rheinland, das zu einer konzernweiten Kommunikations-, Arbeits- und Anwendungsplattform ausgebaut wurde. Die Vorgabe zu Projektbeginn: Das Intranet namens „blueye“ sollte nicht nur Informationen und News aus dem gesamten Unternehmen bereitstellen. Die Mitarbeiter sollten darüber hinaus eigene Interessens- und Informationsgebiete benutzerdefiniert konfigurieren können. Das CMS FirstSpirit erfüllt die Anforderungen des Konzerns und bietet mit dem „SAP Business Package for FirstSpirit“ ein Modul zur Integration in das vorhandene SAP NetWeaver Portal. Das übersichtliche Navigationskonzept, eine angepasste Portal-Suche, Personalisierungsfunktionen und Elemente wie ein Veranstaltungskalender schaffen Anreize für eine tägliche Nutzung. Der Relaunch hat den Wissensaustausch innerhalb des Konzerns stark erleichtert. „blueye“ ist heute ein zentraler und etablierter Einstiegspunkt für viele Anwendungen und bündelt Informationen von und für alle 13.300 Mitarbeiter der TÜV Rheinland Group.

Bodemann resümiert: „In einer modernen Arbeitswelt, in der die Anforderungen an die Mitarbeiter und die Dichte an Informationen stetig zunehmen, ist ein gut funktionierendes und gern genutztes Intranet wichtiger denn je.“ Sogar Aspekte wie Mitarbeiterbindung und -gewinnung lassen sich mit einem gut organisierten Mitarbeiterportal positiv beeinflussen – solange Unternehmen die regelmäßige Pflege ihrer Kommunikationszentrale immer im Auge behalten. (sg)

Autor: Susanne Collins ist freie Fachjournalistin in Düsseldorf.