Intelligent, transparent und sicher: So trägt cloudbasiertes Vertragsmanagement zum Erfolg bei

Bei der Wahl des geeigneten Produktes zur Verwaltung von Vereinbarungen empfiehlt es sich, auf eine cloudbasierte Standardanwendung wie Fabasoft Contracts zu setzen. Diese punktet durch höchste Sicherheit, rasche Implementierung, modernste KI-Technologie und weitestgehend automatisierte Abläufe samt digitaler Signatur. Die Software unterstützt im gesamten Vertragslebenszyklus: Von der unternehmensübergreifenden Generierung, der effizienten Abwicklung von Prüf- sowie Freigabeprozessen, über die Erfüllung, das Controlling, bis hin zur revisionssicheren Archivierung.

Die Cloud als „Single Source of Truth“

Interne und externe Akteure mit entsprechender Berechtigung legen sämtliche Unterlagen in sicheren, passwortgeschützten Datenräumen in der Cloud ab und bearbeiten diese zeit- sowie ortsunabhängig, selbst von mobilen Endgeräten – Stichwort „Single Source of Truth“. Änderungen, Annotationen und Kommentare sind lückenlos nachvollziehbar und das aktuellste Dokument stets erkennbar. Über die „Zeitreise“ gelingt es, ältere Versionen sofort zu finden und bei Bedarf wiederherzustellen. Das gestaltet die Zusammenarbeit simpel und transparent.

KI-Unterstützung bei der Vertragsverwaltung

Nach dem einfachen Hochladen der eingescannten Vereinbarungen per Drag-and-drop liest Fabasoft-Contracts durch KI-basierte Contract-Analytics relevante Informationen wie Vertragsart, -partner oder -fristen automatisiert aus und bereitet diese in übersichtlichen, individualisierbaren Listen auf. Umfangreiche Sortier-, Filter- und Auswertungsfunktionen erlauben es, dynamische Berichte schnell zu erstellen sowie zu teilen. Zudem greifen die Verantwortlichen bei der Vertragsgenerierung und -änderung auf von der Rechtsabteilung freigegebene Templates zu. Die Metadaten gelangen direkt aus den digitalen Akten über Textbausteine und Klauselbibliotheken in die Dokumentenvorlagen.

Effizienz durch Prozessautomatisierung

Nach der Erstellung oder Adaptierung von Vereinbarungen, startet Fabasoft Contracts selbstständig die nötigen Prüf- bzw. Freigabeworkflows. Die Zuständigen sehen ihre To-dos im persönlichen Arbeitsvorrat und erhalten auch E-Mail-Erinnerungen. Außerdem liefert die Software dank Optical Character Recognition (OCR) und der intelligenten semantischen Volltextsuche schon bei der Eingabe von Schlagwörtern Ergebnisse aus den Inhalten des gesamten Archivs. So lassen sich Fragen ad hoc beantworten und wertvolle Ressourcen sparen.

Eine weitere bedeutende Komponente stellt der integrierte, mit Microsoft Outlook gekoppelte Kalender samt E-Mail-Remindern und Push-Notifications dar. Das automatisierte Fristenmanagement verhindert das Übersehen von Terminen und folglich etwaige teure Konventionalstrafen.

Digitale Signaturen als Grundfunktion

Digitale Signaturen gehören mittlerweile zu den Grundfunktionen eines modernen Vertragsmanagements. Diese müssen eindeutig, fälschungssicher und überprüfbar sein. Die in Fabasoft Contracts enthaltene „fortgeschrittene elektronische Signatur“ gemäß eIDAS-Verordnung der EU ist rechtswirksam und wesentlich sicherer als ihr handschriftliches Gegenstück. Der automatisiert initiierte Zeichnungsprozess erfolgt zu jeder Zeit und von überall medienbruchfrei, ohne Einbindung von Drittanbietern.

Fabasoft Contracts beschleunigt die Abläufe signifikant, erleichtert den Arbeitsalltag aller Beteiligten deutlich und trägt somit maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.