30.09.2022 – Kategorie: Digitale Transformation

Informationsmanagementsystem: Alle Daten stets wieder finden

Es kann niemals zu viel Information geben – so zumindest die Theorie. Allerdings stellen sich Unternehmen angesichts der steigenden Informationsflut inzwischen oft die Frage, wie sie der Datenschwemme begegnen können, um für sie relevante Informationen herauszufiltern. Die entsprechende Suche sollte mindestens drei Kerneigenschaften besitzen.

Im Lauf der Jahre sammeln sich in Unternehmen Informationen an, die doppelt und dreifach vorliegen. Viele Firmen haben schon lange die Übersicht über ihren Datenschatz verloren und Mitarbeiter finden nicht mehr, was sie eigentlich suchen. In diesem ungeordneten Chaos gestaltet sich die Suche nach einem bestimmten Dokument oft wie die sprichwörtliche Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Wie kann ein Informationsmanagementsystem hier helfen?

Enterprise Seach: Informationsmanagementsystem als Lösung?

Unabhängig davon, ob diese Daten auf dem Firmenlaufwerk, im Intranet, in Wikis oder E-Mail-Systemen liegen, kann eine Enterprise Search – also ein auf Unternehmen spezialisiertes Informationsmanagementsystem – die passende Lösung für das Problem sein. Im Idealfall erlaubt sie dem User, über eine Benutzeroberfläche auf den gesamten Datenbestand einer Firma zuzugreifen und umfasst drei wesentliche Funktionen:

1. Personalisierung

Dedizierte Enterprise-Search-Lösungen bieten die Möglichkeit, Suchfilter und -ergebnisse für spezifische Aufgaben feingranular zu personalisieren. So finden Mitarbeiter genau die Informationen ganz oben in der Trefferliste, die für ihren Arbeitskontext wichtig sind. Unternehmen können solche Lösungen generell auf ihre individuellen Anforderungen anpassen und ein und dasselbe Produkt als schlanke, im Intranet verankerte Suche, als funktionsreiches User Interface mit Knowledge Graph für den Wissensarbeiter oder als Informationscockpit für den Einkauf konfigurieren.

2. Datenintegration

Unternehmen sind nicht nur auf interne, sondern auch auf externe Quellen angewiesen. Richtig implementiert bieten Enterprise-Search-Lösungen nahtlose Suchergebnisse aus allen angebundenen Datenquellen – von den eigenen Datenservern und Cloud-Speichern bis hin zu öffentlich zugänglichen Online-Portalen. Sie ermöglichen zudem ein Alerting, das Mitarbeiter zum Beispiel über Neuigkeiten oder Marktveränderungen automatisch informiert.

3. Künstliche Intelligenz im Informationsmanagementsystem

Die Verwaltung großer Datenmengen fällt Unternehmen leichter, wenn sie ihre Dateien mit Metadaten kennzeichnen. Sie enthalten beispielsweise Zusatzinformationen zu Autoren, Themengebieten und den jeweiligen Inhaltskategorien, Sicherheitsstufen, Löschfristen, personenbezogenen Daten oder Compliance-relevanten Parametern. Gerade bei sehr großen Datensätzen ist deren Ergänzung allerdings eine mühselige Aufgabe. Eine Enterprise-Search-Lösung nimmt Unternehmen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz diese Last von den Schultern. Sie kann Milliarden von Dokumenten automatisch mit Metadaten anreichern, nach Themen klassifizieren und so die Qualität des Datenschatzes deutlich steigern. Dementsprechend sorgt dieses sogenannte Enrichment für deutlich bessere Suchergebnisse.

Zusammengefasst bedeutet das: Es gibt niemals zu viele Informationen – sie bleiben nur viel zu oft ungenutzt. Unternehmen sollten daher keine Belastung in einem großen Datenvorrat sehen, sondern sich lieber fragen, wie sie aus ihm den größtmöglichen Wert für ihr Geschäftsmodell ziehen können. Das geht am besten mit Enterprise-Search-Lösungen. Sie helfen Unternehmen, aus einem gigantischen Datenbestand exakt die wirklich benötigten Informationen herauszuziehen. Sie sind sozusagen der Magnet für die Nadel im Heuhaufen.