In fünf Schritten in die Cloud

Flexibilität, Vielfalt, Sicherheit und Skalierbarkeit: leistungsfähige Cloud-Dienste haben viele Vorteile. Doch um diese auch richtig nutzen zu können, bedarf es einer guten Vorbereitung der Fachabteilungen. Wie sich das in fünf Schritten umsetzen lässt, erläutert Michael Morton, Chief Technology Officier bei Dell Boomi, einem Anbieter von Cloud-Integrations- und Workflow-Automatisierungssoftware.

1. Stellen Sie alles in Frage, entdecken Sie Ihr Unternehmen neu 

Lassen Sie keinen Stein auf dem anderen und analysieren Sie alle bisherigen Prozesse. Stellen Sie die richtigen Fragen: Was muss sich ändern? Welche Folgen hat die Migration bestimmter Anwendungen in die Cloud? Welche Anpassungen sind in den Arbeitsabläufen, den Zuständigkeiten notwendig? Nehmen Sie alle Fachabteilungen mit bei Ihrer Entdeckungsreise. Denn die gesamte Organisation bis zum letzten Mitarbeiter muss verstehen, wohin die Reise geht, was dafür unternommen wird und was sich dafür ändern muss.

Denn Cloud-Migration bedeutet wesentlich mehr als die Einführung einer neuen Technologie. Es bedeutet vielmehr, sich zu einer agilen Organisation zu entwickeln, weil auch die Cloud mit agilen Methoden arbeitet. Denn alle vier bis sechs Wochen erfolgt eine Aktualisierung. So profitiert ein Unternehmen ständig von neuen Best-Practise-Lösungen, wenn es bereit ist, sich agil darauf einzustellen. Um mit dieser sich schnell verändernden Infrastruktur Schritt halten zu können, müssen die neuen Cloud-Dienste so konzipiert und implementiert werden, dass Sie und alle Fachabteilungen sich im gleichen Tempo bewegen. Für viele Unternehmen ist das eine bedeutende Veränderung. 

2. Definieren Sie agile Geschäftsprozesse, um alle Cloud-Potenziale zu erschließen 

Wenn Sie bisher noch keine agilen Arbeitsprozesse etabliert hatten, werden Sie diese spätestens mit der Cloud-Migration einführen müssen. Denn die Auswirkungen ständiger Aktualisierungen strahlen auf alle Bereiche aus. Auch die Fachabteilungen müssen agiler arbeiten, um eine kontinuierliche Integration neuer Funktionen zu gewährleisten. Dabei müssen Sie die Führungskräfte an der Priorisierung und Genehmigung beteiligen. 

Die Fachabteilungen und Projektteams müssen künftig wie ein ineinandergreifendes Getriebe in einer Maschine kollaborieren. Sobald sich das Entwicklungswerkzeug schneller dreht, um agile Prozesse zu unterstützen, zwingt es auch alle anderen, sich schneller zu drehen. Dies mag zunächst störend sein, aber der langfristige Nutzen wird enorm sein. Die Organisation als Ganzes wird agiler, was vor allem das operative Tagesgeschäft und die Workflows beschleunigt. Produktentwicklung, Marketing und Vertrieb können viel schneller auf Marktchancen und Wettbewerbsdruck reagieren. Entwickler können neue Funktionen schnell implementieren und so wichtige Kundenanforderungen erfüllen. Dabei können sie dank der Skalierbarkeit von Cloud-Anwendungen die IT-Investitionen entlang der abgefragten Leistungen optimieren.  

3. Denken Sie vernetzt in Prozessen, Technologien und vor allem in Menschen 

Angesichts agiler und vor allem beschleunigter Prozesse ist die Cloud-Migration aber nie nur eine Technologieeinführung, sondern immer auch ein Change-Prozess für das gesamte Unternehmen. Fragen Sie nach den Auswirkungen auf Menschen und Prozesse: Welche Menschen sind direkt und welche indirekt betroffen? Wer muss eingestellt und wer weitergebildet werden? Welche Auswirkungen hat das auf die Prozesse?

Um die drei Dimensionen Menschen, Prozesse und Technologie gleichermaßen in den Griff zu bekommen, brauchen Sie eine Change-Management-Methode. Der Dell-Boomi-Solution-Partner Slalom beispielsweise arbeitet mit der „Product Engineering Methodology“ (PEM). In jeder Phase des vierstufigen Prozesses denken die Berater in den drei Dimensionen und begleiten ihre Kunden bis zur Umsetzungsphase.  

4. Setzen Sie Prioritäten und beginnen Sie mit den leicht zu erzielenden „Quick Wins“ 

Die Umsetzung einer Cloud-Migration ist eine komplexe Herausforderung, bei der einige Aufgaben einen hohen Nutzen entfalten und schnell umzusetzen sind. Andere Teilbereiche allerdings haben einen niedrigen Nutzen und erfordern hohe Aufwendungen. Priorisieren Sie daher alle Aufgaben mit einer XY-Matrix, bei der Sie die Quadranten einteilen in hohen und geringen Nutzwert sowie geringer und hoher Aufwand. 

Beginnen Sie dann bei der Umsetzung mit den Aufgaben, die einen hohen Nutzwert bei geringem Aufwand bieten. Solche „Quick Wins“ geben ihrem Projekt Schwung und helfen dabei, die Skeptiker zu überzeugen. Aufgaben mit geringem Benefit und hohem Aufwand können Sie vertagen. Die dazwischenliegenden Aufgaben sollten Sie anhand der organisatorischen Notwendigkeiten einsortieren.  

5. Formulieren Sie Ihre Vision mit klaren Zielen, dokumentieren Sie Ihr Konzept  

Viele Cloud-Projekte beginnen mit einem informellen Diskurs, bei dem sich schnell viel Einigung erzielen lässt. Besser ist es aber, das Konzept zu dokumentieren und darin die zentralen Schlüsselfaktoren zu definieren. So braucht ein Cloud-Migrations-Projekt eine Vision mit klaren Zielen für die nächsten ein, drei und fünf Jahre.

Beschreiben Sie den Nutzwert für Ihr Unternehmen und wie es sich entwickeln wird. Erstellen Sie eine Roadmap, in der Sie die Kompetenzfortschritte und Meilensteine definieren. Skizzieren Sie die Lösungsarchitektur nach vollständiger Implementierung und wie sich Ihr Unternehmen auf dem Weg dorthin transformieren wird. Diese Dokumentation gibt allen Projektbeteiligten bei der Umsetzung eine Orientierungshilfe und sichert den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens auf dem Weg zur digitalen Transformation.