Im Mobilzeitalter unentbehrlich: Mobile Business Intelligence

Mobile Kommunikation und das mobile Datenaufkommen wachsen ungebremst: 2014 sollen in Deutschland rund 30 Millionen Smartphones verkauft werden. 267 Millionen GByte wurden 2013 über Mobilnetze versendet – 71 Prozent mehr als im Vorjahr. Laut dem Branchenverband Bitkom betrug das mobile Datenvolumen 2012 noch 156 Millionen GByte. Cisco prognostiziert gar, es werde sich  bis 2018 verzehnfachen.

Ein Grund dafür: Unternehmen mobilisieren zunehmend ihre Mitarbeiter. Das soll laut einer aktuellen Mobile-Enterprise-Studie der Experton Group bewirken, dass Geschäftsprozesse unabhängig von stationären Arbeitsplätzen ausführbar werden und die Effizienz der Mitarbeiter steigt.

Daraus folgt fast zwangsläufig, dass auch Mobile BI (Business Intelligence) immer wichtiger wird. Denn immer mehr Unternehmen wollen ihren Mitarbeitern Entscheidungsunterstützung in Form von BI-Systemen auch unterwegs zugänglich machen. Gerade Mitarbeiter, die sich beispielsweise beim Kunden, beim Partner oder auf Geschäftsreise befinden, wo sie sich nicht ohne weiteres mit Kollegen beraten können, brauchen Unterstützung, um jederzeit optimale Entscheidungen treffen zu können:

• Vertriebsmitarbeiter möchten gern Angebote unterbreiten, die Kunden schnell zum Kauf animieren und Bestandskunden nachhaltig befriedigen und langfristig binden. Denn je weniger Besuche ein Vertriebsspezialist braucht, um Aufträge eines Kunden zu generieren und je mehr Aufträge pro Kunde er erzeugt, desto effizienter seine Arbeit. Dabei helfen Auswertungen über Kundendaten und die Vertriebshistorie, denn sie verraten, mit welchem Produkt oder welcher Produkterweiterung oder zusätzlichen Dienstleistung ein Kunde etwas anfangen kann. Im BI-System generierte Erkenntnisse über Angebote der Wettbewerber können Kunden von den Vorteilen der eigenen Ware überzeugen, und Informationen über deren Sonderaktionen können helfen, diesen sofort etwas entgegenzusetzen.
• Wartungsmitarbeiter profitieren von intelligenten Online-Tools zur Fehleranalyse und Kostenschätzung oder von BI-gestützten Systemen, die die bisherige Supportgeschichte des Kunden bereithalten. So kann beispielsweise ein Servicetechniker zusammen mit dem Kunden offene Support-Tickets gemeinsam sichten, bearbeiten und im besten Fall bereits schließen. Dadurch erfährt der Kunde nicht nur eine optimale Betreuung, auch die eigenen Outbound-Teams werden entlastet.

Neben der Gruppe der Mitarbeiter, die den größten Teil ihrer Tätigkeit unterwegs ausüben, profitieren auch leitende Angestellte von Mobile BI. Dabei geht es weniger um die Unterstützung bei operativen Tätigkeiten als vielmehr bei Management- und Controlling-Aufgaben. Statt wie bisher den Laptop zu bemühen, um Projektfortschritte oder aktuelle Entwicklungen anhand relevanter KPIs nachzuvollziehen, reicht bei mobilen BI-Lösungen bereits der Blick auf das Smartphone oder das Tablet, um im Bilde zu sein.

Sicherheitsrelevante Daten

Mobile BI-Lösungen sind hoch sicherheitsrelevant. Neben der Sicherung der Daten auf dem mobilen Gerät durch beispielsweise Mobile-Device-Management-Lösungen sowie Gate-Keeper-Funktionalitäten mittels entsprechender Zugangslogiken und Authentifizierungsmöglichkeiten bei der zentralen Berichtsinstanz spielt die Programmierung der mobilen BI-App an sich eine Schlüsselrolle. Viel zu gering werden in der aktuellen Sicherheitsdiskussion die Gefahren durch unbeabsichtigte „Hintertüren“ im Quellcode, sogenannte Backdoors, berücksichtigt. Unternehmen tun gut daran, auf bewährte und geprüfte Lösungen zu setzen oder mobile BI-Lösungen selbst einem Sicherheitscheck zu unterziehen.

Schnittstellen zu den Datenquellen

Mobile BI-Lösungen brauchen funktionale Schnittstellen zu unterschiedlichen Datenquellen, vor allem zu den datenerzeugenden ERP-Systemen. In vielen Unternehmen bilden SAP-Applikationen den Kern der betrieblichen Software. Wo dies der Fall ist, können mobile SAP-Auswertungen dem Anwenderunternehmen mehr Flexibilität eröffnen. Für mobile Mitarbeiter braucht man allerdings spezielle Auswertungen, die den bei SAP traditionell beträchtlichen Datenumfang auf das Notwendige beschränken.

Besonders funktional sind hierfür von SAP selbst zertifizierte Frontends wie das von Cubeware, da sie den Durchgriff auf alle SAP-Funktionen eröffnen und ein „holpriges“ Zusammenwirken der Lösungen vermeiden. Gleichzeitig bietet Cubeware vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten für individuelle, übersichtliche und leicht verständliche Berichte, die den Anforderungen der jeweiligen Applikation, egal ob stationär oder mobil – genau angepasst sind.

Kein Ersatz, sondern funktionale Ergänzung

Die Einbindung des mobilen BI-Tools in die Landschaft der datenerzeugenden ERP-Systeme und anderer Vorsysteme ist nur eine Seite der Medaille. Die andere ist die BI-Umgebung, zu der in der Regel ja bereits ein stationäres BI- oder Data-Warehouse-System gehört. Denn Mobile BI ersetzt stationäre BI-Applikationen nicht, sondern ergänzt diese funktional. Unternehmen sollten es vermeiden, einen Wust unverbundener BI-Insellösungen aufzubauen. Steigt dadurch doch im Nachgang der Integrationsaufwand und die Fehleranfälligkeit oder führt im schlimmsten Fall gar zu widersprechenden Auswertungen, je nachdem, ob ein Mitarbeiter mobil oder stationär auf das BI-System zugreift. Umgekehrt ist es ebenso wichtig, dass Erfassungen durch die mobile BI-Lösung automatisch und umgehend in das stationäre BI-System und die entsprechenden Quellsysteme zurückgeschrieben werden, damit keine Informationslücken auf Seiten der stationären Anwender entstehen. Das als Rückschreibefähigkeit bekannte Feature von Mobile-BI-Lösungen bieten im Moment nur sehr wenige Anbieter an; es ist dadurch ein echtes funktionales Unterscheidungsmerkmal.

Zudem steigen bei Silolösungen der informationstechnische und damit auch der Kostenaufwand, da die kundenindividuelle Verknüpfung von Datenquellen und BI-Auswertungssoftware in der Regel eigens entwickelt werden muss. Auch der Lern- und Anwendungsaufwand der Anwender steigt und, damit einhergehend, der Supportaufwand. Eine Mobile-BI-Lösung sollte daher so weit wie möglich in die bereits vorhandene BI-Infrastruktur eingebunden werden. Nur dann finden Anwender eine konsistente Informationsinfrastruktur vor, egal, ob sie unterwegs oder am Arbeitsplatz-PC tätig sind.

Integration in bestehende Berichtsumgebungen

Um den administrativen Aufwand auch bei Reporting-Tätigkeiten so gering wie möglich zu halten, sollten bestehende Berichtsformate übernommen werden können, ohne eine zweite, mobile Berichtsumgebung etablieren zu müssen. Dabei ist es wichtig, dass die BI-Lösung Funktionen liefert, mit denen bestehende Berichte leicht an die Anzeigekapazität mobiler Endgeräte angepasst werden können und genau auf den jeweiligen Anwendungszweck zugeschnitten sind. Die wichtigsten Informationen sollten dabei stets komfortabel und auf einen Blick erfassbar sein, ohne lange Such- oder Scrolling-Tätigkeiten. Auch das Aufgreifen bekannter Bedienelemente aus dem etablierten Berichtswesen ebenso wie die Unterstützung der gängigen Bedienparadigmen mobiler Devices ist essenziell, um Anwendern einen intuitiven Umgang mit der Applikation zu bieten.

Künftig werden sich mobile BI-Systeme noch stärker an den Faktoren Performance, Usability, Integration und Skalierbarkeit messen lassen müssen. Denn es ist absehbar, dass einzelne Mitarbeitergruppen komplett ohne Fat Client ihren Arbeitsalltag bestreiten und nur noch über mobile Devices ihr Tagesgeschäft abwickeln werden. Hierbei wird das Zusammenspiel zwischen mobilen Lösungen und dem stationären BI-System entscheidend sein: Nur wer es schafft, auf der einen Seite dem Anwender ein optimales Nutzungserlebnis auf dem mobilen Endgerät zu bieten und parallel dazu eine BI-Infrastruktur aufbaut, die flexibel auf komplexe und moderne Data-Management-Aufgaben eingehen kann, wird den Herausforderungen im Zuge von Big Data und dem Internet of Things adäquat gewachsen sein. BI-Tools, die in dieser Struktur die Berichts- und Analyseverwaltung sowie die Rollenverteilung effektiv organisieren, werden dabei in den Fokus rücken. (ak)