Hybrid Cloud – frischer Wind im ERP-System

Wer sich digital transformieren will, sollte folglich zunächst seine Arbeitsabläufe digitalisieren und sie anschließend automatisieren. So werden Geschäftsprozesse einfacher, schneller, transparenter und effizienter. Weil sie schnell und flexibel zur Verfügung stehen, können Cloud-Dienste bei der Automatisierung eine Lücke schließen, indem sie Medienbrüche verhindern. Diese nämlich gibt es in den lokalen System- und Prozesslandschaften der Unternehmen heute noch zuhauf. Die Cloud wird damit zum Booster für eine bessere Gestaltung der Geschäftsprozesse und zum Baustein der digitalen Transformation.

Zielarchitektur ist hybrid

Dabei läuft nicht zwangsläufig alles auf die Cloud hinaus. Sondern on-premises installierte Lösungen behalten in hybriden Szenarien ihre Berechtigung. Ganz einfach deshalb, weil sie sich besser individualisieren lassen als dies in der Public Cloud möglich wäre. Der gleichzeitige Einsatz von Cloud- und On-premises-betriebenen Systemen hat sich deshalb in der Praxis bewährt. Er stellt nicht nur einen Übergangsschritt dar, sondern wird häufig als Zielarchitektur angestrebt, um die Vorteile aus beiden Welten zu vereinen.

Anders als individualisierte Prozesse sind solche mit hohem Standardisierungsgrad eher dafür geeignet, in die Public Cloud ausgelagert zu werden. Typische Beispiele dafür sind die Verteilung der Eingangspost, Beleglesung oder die Archivierung von Dokumenten. Auch SAP spricht sich für Hybrid-Strategien aus: Das ERP-System in der Konzernzentrale läuft on-premises beziehungsweise in der Private Cloud, Niederlassungen oder Tochtergesellschaften, die einen geringeren bzw. anderen Funktionsumfang benötigen, setzen auf Public-Cloud-Betrieb. Um Cloud-Dienste zu nutzen, empfiehlt sich der Einsatz einer „Cloud-native-Lösung“, wie sie die xSuite Group mit ihrer xSuite Helix-Plattform entwickelt hat.

Einsatz von KI in der Public Cloud

Die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP zum Beispiel lässt sich sehr gut über hybride Szenarien abbilden. Eingehende Post wird dabei in der Cloud mit Hilfe eines auf Machine Learning basierenden Regelwerks automatisch sortiert und Klassen zugeordnet, zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Verträge (mit Lieferanten), Rechnungen. Den Klassen entsprechend werden die Dokumente an die jeweils zuständigen Personen oder Folgesysteme weitergegeben. KI-Ansätze benötigen Daten als Lernmenge – und diese ist in einer Public-Cloud-Lösung ungleich größer als bei einem einzelnen, on-premises installierten System. Zudem gibt es aus der Cloud bereits Out-of-the-Box-Lösungen, auf die man sinnvollerweise zugreifen kann.

Eine KI-Engine findet zum Beispiel automatisch die richtigen Bearbeitenden für eine Rechnung und erstellt Kontierungsvorschläge basierend darauf, wie die letzten Rechnungen des Lieferanten für den Buchungskreis kontiert wurden. Auch ein Forecasting wird möglich: Über Predictive Analytics sagt die KI aus Vergangenheitswerten zu einem Buchungskreis und Lieferanten den erwarteten Rechnungseingang vorher. Oder sie erkennt Anomalien, weist also auf Abweichungen von der Norm hin und macht darauf aufmerksam, wenn ein Lieferant plötzlich dreimal so viele Rechnungen wie sonst schickt oder der Betrag um ein Vielfaches über dem Üblichen liegt.

Die nächsten Bearbeitungsschritte der Rechnung – wie Prüfung, Vervollständigung und Freigabe – laufen im hybriden Szenario wiederum im lokalen SAP-System ab. Das abschließende Workflow-Protokoll wird zum bereits anfangs in der Cloud archivierten Rechnungsbeleg im xSuite-Archiv revisionssicher abgelegt. Mit diesem Szenario nutzt ein Unternehmen die Vorteile der Cloud wie schnelles, standortunabhängiges Arbeiten und hat gleichzeitig eine hohe Individualisierbarkeit, die ein lokales SAP-System gegenüber einer Public Cloud Lösung bietet.

>> Weitere Informationen erhalten Sie im Whitepaper „Hybride Szenarien“ der xSuite.