HR-Prozesse digitalisieren: Wie eine vollautomatisierte IT dabei hilft

In vielen HR-Abteilungen sieht der Alltag noch so aus: Ein Sammelsurium an Excel-Tabellen, unübersichtliche Personalverteiler und eine weitestgehend manuelle Gestaltung der HR-Prozesse. Diese unübersichtlichen Strukturen resultieren aus einer großen Masse an Personaldaten, die sich in Unternehmen mit Hunderten oder sogar Tausenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anhäufen.

HR-Prozesse und IT miteinander verknüpfen

Größtenteils laufen die Verwaltung dieser sensiblen Informationen und die nachfolgende Erstellung von IT-Benutzerkonten manuell über verschiedene Formulare oder per E-Mail durch HelpDesk-Tickets ab. Daten wie Name, Eintrittsdatum, Position und Abteilungszugehörigkeit stellen die Personaler bei jedem On- oder Offboarding zusammen. IT-Verantwortliche übersetzen diese im Anschluss zu Berechtigungen – beispielsweise in Active Directory, SAP, Office365 oder ähnlichem – und tragen sie in die Systeme als Benutzer ein. Schnittstellen zwischen der Personalabteilung und der IT existieren also genügend – die beschriebenen Abläufe erweisen sich jedoch weder als zeitgemäß noch als effizient oder ressourcensparend.

Personalarbeit neu gedacht

Dass es auch anders geht, beweist ein Blick auf einige bereits digital agierende Unternehmen: Vielfach gelingt es Mittelständlern inzwischen, ein automatisiertes Identity Management System in ihren HR-Abteilungen zu etablieren. Beispielsweise konnte zuletzt ein Unternehmen aus der verarbeitenden Industrie mit rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein solches Projekt erfolgreich in die Tat umsetzen. Um saubere Strukturen und Informationsflüsse in allen Abteilungen zu etablieren, fokussierte sich das Projekt auf die Standardisierung sowie Automatisierung der On- und Offboarding-Prozesse, da sie einen Großteil des Arbeitsaufwandes ausmachen.

Zusätzlich dazu richteten die Verantwortlichen einen Genehmigungsworkflow ein, bei denen der Vorgesetzte die Berechtigungsvergabe genehmigen kann, ohne dass die IT dazu notwendig ist. Verzögerungen beim Zugriff auf die benötigten IT-Systeme für neue Mitarbeiter entfallen dadurch ebenfalls. Um dem Personalmanagement ein selbstständigeres Arbeiten zu ermöglichen, wurde in einem letzten Schritt eine sogenannte Self-Service-Funktion aufgebaut, die unter anderem Passwortrücksetzungen und Berechtigungsbeantragungen für jeden Mitarbeiter vereinfacht ermöglicht und so lange Wege in den internen Abläufen vermeidet.

Zukunftsmodell mit Perspektive

Derlei Möglichkeiten, die in den angeführten Projektansatz inkludieren, zeichnen für den Mittelstand ein interessantes Bild zukünftiger Arbeitsstrukturen. Für die Bearbeitung oder Lösung kleiner Formalitäten, wozu das Vergessen eines wichtigen Passwortes oder die Beantragung einer bestimmten zeitlich begrenzten Projektberechtigung gehören, benötigten die Beteiligten vor der Standardisierung der Prozesse einen langen Atem.

Wenn aber von nun an eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter einen neuen Job antritt, dann löst das implementierte Identity Management System eine Automation bestehend aus Usererstellung, Pflege der persönlichen Daten sowie die Erstellung der für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erforderlichen IT-Freigaben aus. Eine daraus resultierende Verbesserung der HR-Prozesse und bessere Datenqualität, die durch den Abgleich mit allen vorhandenen Systemen des agierenden Unternehmens entsteht, nimmt in Zukunft eine immer wichtigere Rolle in der Arbeitswelt ein.

Lesen Sie auch: Social Media am Arbeitsplatz: Das sind die Chancen und Risiken

Über den Autor: Sven Moog ist Geschäftsführer des Start-ups COGNITUM Software Team GmbH.