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HR-Kommunikation heute: In sechs Schritten zur Portal-Lösung für Mitarbeiterdokumente

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HR-Kommunikation heute: In sechs Schritten zur Portal-Lösung für Mitarbeiterdokumente

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Die Kommunikation im privaten Umfeld hat sich durch neue Technologien und Kanäle wie Smartphone, Tablet und Social Media grundlegend verändert: Sie ist schneller, direkter und einfacher geworden. Diese Entwicklung beeinflusst zunehmend auch die Erwartungen der Mitarbeiter an die Kommunikation in Unternehmen. Sie möchten vom Arbeitgeber ebenfalls schnell, unkompliziert und wenn möglich mobil via Smartphone mit relevanten Informationen versorgt werden.

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Die Kommunikation im privaten Umfeld hat sich durch neue Technologien und Kanäle wie Smartphone, Tablet und Social Media grundlegend verändert: Sie ist schneller, direkter und einfacher geworden. Diese Entwicklung beeinflusst zunehmend auch die Erwartungen der Mitarbeiter an die Kommunikation in Unternehmen. Sie möchten vom Arbeitgeber ebenfalls schnell, unkompliziert und wenn möglich mobil via Smartphone mit relevanten Informationen versorgt werden.

Die Technologie dafür ist bereits verfügbar: Mit einer modernen Portal-Lösung zur Übermittlung von Mitarbeiterdokumenten wie Gehaltsabrechnungen oder Lohnsteuerbescheiden können Unternehmen nicht nur Arbeitsaufwand und Kosten für die Personalabteilung reduzieren – sie können sich auch als moderner Arbeitgeber positionieren, der auf die Bedürfnisse seiner Mitarbeiter eingeht. Allerdings ist die Einführung neuer Technologien stets eine Herausforderung für Unternehmen und Mitarbeiter – vor allem, wenn sensible, personenbezogene Daten im Spiel sind. Ulrich Jänicke, CEO und Mitgründer der aconso AG, erklärt in sechs Schritten, wie HR-Abteilungen eine solche Portal-Lösung erfolgreich einführen können.

1. Stakeholder einbeziehen

Betriebsräte, Datenschutzbeauftrage oder Juristen stehen Neuerungen oft kritisch gegenüber. Meist wollen sie nur die ihnen anvertraute Aufgabe erfüllen und fragen deshalb: Ist das Tool für die Mitarbeiter kostenlos? Entspricht die Lösung den Datenschutzrichtlinien? Werden die Rechte der Angestellten gewahrt? Können diese Fragen zufriedenstellend beantwortet werden, steht auch einer Zusammenarbeit mit den Personalvertretern nichts im Weg. Genießen diese Stakeholder zudem einen guten Ruf bei den Mitarbeitern, ist es umso wichtiger, sie ins Boot zu holen. Denn kommt die Empfehlung zu einem neuen Tool von Vertrauenspersonen, werden die Kollegen die Lösung bereitwilliger annehmen.

2. Mitarbeiter transparent und frühzeitig informieren

Zusätzlich sollte das Unternehmen vor der Einführung transparente Informationen zur neuen Lösung bereitstellen. Informationsmaterial in Form von Flyern oder Newslettern, ein Info-Portal, eine Hotline oder sogar ein Kurzfilm im Intranet sind bewährte Best-Practice-Beispiele. Wichtig ist vor allem auch der Zeitpunkt: Je früher die Informationen verfügbar sind, desto mehr Zeit bleibt den Angestellten, sich auf das neue Tool einzustellen.

3. Vorteile für die Mitarbeiter in den Vordergrund rücken

Das Informationsmaterial sollte zudem unbedingt die Vorzüge für die Mitarbeiter herausstellen. Die aconso-Jedermann-Akte etwa ist für mobile Endgeräte optimiert. So spart sich der Angestellte einen umständlichen Login. Steht ihm ein neues Dokument zur Verfügung, wird er über eine Benachrichtigung auf dem Sperrbildschirm informiert und kann das Dokument ganz einfach standortunabhängig einsehen. Auch der administrative Aufwand im privaten Umfeld verringert sich, vor allem verschwinden die Aktenstapel im Arbeitszimmer. Der Clou: Die Kommunikation funktioniert auch bidirektional – nicht nur der Personaler, auch der Mitarbeiter selbst kann Dokumente direkt an die HR-Abteilung übermitteln. Beispielsweise lassen sich Krankmeldungen ganz einfach per Kamerafoto über das Smartphone hochladen und der Personalabteilung direkt zur Verfügung stellen.

4. Widerspruch zulassen

 Wichtig ist außerdem, den Mitarbeitern zu vermitteln, dass sie nicht dazu „gezwungen“ werden, die neue Technologie zu nutzen. Widerspruch muss möglich sein. Und wenn die Angestellten selbst ein Häkchen an einer bestimmten Stelle im System setzen müssen, um zu verweigern, werden sich viele allein aus Bequemlichkeit nicht die Mühe machen. Oft lernen sie die Neuerung zu schätzen, wenn sie die Vorteile der digitalen Lösung erst einmal erlebt haben.

5. Benutzerfreundliche Systeme bevorzugen

Nicht zuletzt gilt: Transparenz schafft Vertrauen und Akzeptanz. Nicht nur die Vorab-Kommunikation zur Einführung muss möglichst transparent sein. Auch das System selbst sollte einzelne Prozessschritte nachvollziehbar abbilden und – auch für Laien – intuitiv zu bedienen sein. Daher muss das Unternehmen den Lösungsanbieter vorab genau unter die Lupe nehmen und Prozesstransparenz sowie Benutzerfreundlichkeit unbedingt als Auswahlkriterien definieren.

6. Schritt für Schritt in die Digitalisierung

Startet ein Unternehmen in die digitale Welt, haben die Verantwortlichen oft das Gefühl, vor einem riesigen „Digitalisierungsberg“ zu stehen, den es zu bewältigen gilt. Sie möchten so schnell wie möglich aufrüsten und stellen hohe Anforderungen an sich selbst. Doch als erster Schritt reicht es bereits, zunächst bestimmte Dokumente digital zu erfassen und im virtuellen Raum abzulegen. Nach und nach und im individuellen Tempo des Unternehmens können dann weitere Funktionen modular dazugeschaltet werden. So modernisiert sich das Unternehmen durchdacht und stufenweise, sinnvoll und auf langfristiger Basis.

„Die Digitalisierung verändert die Welt, in der wir leben, grundlegend. Mitarbeiter haben heute eine andere Herangehensweise an Kommunikation. HR-Abteilungen können hier Vorreiter sein, indem sie die Kommunikation mit ihren Mitarbeitern modernisieren. Portal-Lösungen wie die aconso-Jedermann-Akte stellen einen sicheren virtuellen Raum bereit, in dem HR-Sachbearbeiter und Angestellte schnell, sicher und unkompliziert miteinander kommunizieren können. So entfallen zeitaufwendige manuelle Prozesse und der Mitarbeiter rückt dorthin, wohin er gehört – in den Fokus moderner Personalarbeit“, erklärt Jänicke.

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