HR: Freiräume schaffen durch Digitalisierung

Digitalisierung und Automatisierung sind Voraussetzung für die kreative Entfaltung von Mitarbeitern.

„Cogito ergo sum“ – ich denke also bin ich. Wer kennt ihn nicht, diesen Satz von René Descartes aus der Mitte des 17. Jahrhunderts, der – vereinfacht – besagt, dass wir uns über unser Denkvermögen definieren. Im Zeitalter des Digitalen scheinen sich viele Menschen über andere Parameter zu definieren. Nicht mehr über das „Denken“ allein, sondern über die Anzahl der Likes und der Follower. Das Smartphone macht es möglich: „Ich lebe digital, also bin ich“.

Denken und moderne Technologie

In der Geschäftswelt läuft es folgendermaßen:  Unternehmen, die sich sowohl in rasant verändernden Umfeldern als auch gegenüber dem Wettbewerb behaupten müssen, brauchen heutzutage beides. Das Denken, denn hier liegt die Quelle jedweder Inspiration und Kreativität, die im besten Fall zu nachhaltigen Innovationen wie Technologien führt, und solche modernen Technologien, die – salopp gesagt – den Laden überhaupt am Laufen halten.

In der Tat sind beide Aspekte im modernen Arbeitsumfeld eng verzahnt. Das Denken lässt sich hier am besten als Synonym für den menschlichen Faktor setzen. Dessen Wert ist den Unternehmen inzwischen sehr wohl bewusst, wie sich auch am viel zitierten Schlagwort des „War for talents“ gut erkennen lässt.

Insbesondere hochqualifizierte Arbeitnehmer wägen sehr genau ab, wem sie ihre „Denkkraft“ zur Verfügung stellen. Und da ist die Erwartungshaltung eine deutlich andere als noch vor einigen Jahren. Gerade Digital Natives sind es gewohnt, viele Aspekte ihres Privatlebens digital zu regeln; sie sind überzeugte und langjährige Nutzer von Diensten wie Netflix, Amazon, Spotify oder Dropbox. Daraus ergibt sich ein gewisses Anspruchsdenken gegenüber dem Unternehmen, wie und über welche Tools die Prozesse, die die Mitarbeiter unmittelbar betreffen, aus deren Sicht idealer Weise abzulaufen haben.

Konkret bedeutet dies, dass man beispielsweise den Urlaubsantrag nicht unbedingt in Papierform von Büro A nach Büro B tragen möchte, eine Spesenabrechnung am liebsten am Rechner oder Smartphone erledigt und die Krankmeldung per Mobiltelefon an den Arbeitgeber übermittelt –  idealerweise direkt in ein entsprechendes (HCM-)System hinein, in dem zentral all solche Informationen vorgehalten werden.

Digitalisierung zur Mitarbeiterbindung

Es gibt viele Unternehmen, die den Nutzen der Digitalisierung auf der Suche nach und beim Halten von Talenten bereits erkannt haben. So beschreibt beispielsweise Cathy Armor, Director for People bei Cambridge University Press, die Gründe für die Auseinandersetzung mit diesem Thema: „Als weltweit agierender Verlag mit Betrieben in aller Welt war es besonders wichtig für uns, möglichst umfassende Einblicke in die Bedürfnisse unserer talentierten Mitarbeiter zu haben. Das Schlüsselwort hier heißt ‚Visibility‘ – und diese war kaum gegeben: Es existierte kein weltweites HR-System; jedes Land hatte seine eigenen Berichte und andere Mini-Systeme, in dem die Informationen lokal abgespeichert waren. Es haperte am Einblick in unsere Kosten, und es war schwierig, auch nur die Anzahl der Kollegen zu ermitteln.“

Attraktivität des Unternehmens erhöhen

Unternehmen sind daher gut beraten, ihre Abläufe und Prozesse zu modernisieren und zu digitalisieren, um ihre Attraktivität für die Belegschaft und auch die Talente von morgen signifikant zu erhöhen. Aber es geht nicht nur darum. Eine 2018 veröffentlichte Studie belegt, dass vor allem in Deutschland viele Unternehmen die Notwendigkeit einer digitalen Transformation verstanden haben.

Dabei wird moderne Technologie als Hilfsmittel zur Standardisierung und Automatisierung wichtiger datenbasierter Prozesse im HR- und Finanzbereich im Unternehmen gesehen. Im Idealfall basieren diese Prozesse auf einer Single Source of Truth, speisen sich also aus einem einheitlichen Datenbestand im Unternehmen, der die administrativen Abläufe und die Einsicht in die Daten und damit letztlich die Entscheidungsfindung erleichtert. Das Management kann auf Basis von Echtzeitdaten damit augenblicksbezogene, erfolgskritische und fundierte Entscheidungen treffen.

Mitarbeiter selbst entscheiden lassen, was wichtig ist

Ein Beispiel hierfür ist die Roche Diagnostics International AG, eine Tochter des Pharmakonzerns Hoffmann-La Roche und Weltmarktführer bei In-vitro-Diagnostika. Die Roche-Gruppe ist in mehr als 100 Ländern vertreten und beschäftigt mehr als 94.000 Leute weltweit. Margaret Greenleaf, Head of Group HR Strategic Initiatives bei Roche, erinnert sich: „Die Angestellten sind über den ganzen Globus verteilt, in großen, mittleren und kleinen Zweigniederlassungen in jeder Region. Früher haben wir die Zeitplanung und die Vorlagen für unsere weltweiten HR-Prozesse zentral vorgegeben. Wir haben Richtlinien an die Niederlassungen verschickt, wann Prozesse implementiert und wo Daten abgespeichert werden müssen und wie sie in welches System eingegeben werden sollen. Allerdings haben wir bald festgestellt, dass dieses Vorgehen weder unser Führungspersonal stärkte, noch den unterschiedlichen Geschäftsanforderungen innerhalb der Firma Rechnung trägt. Wir wollten unsere Führungsteams und Manager dabei unterstützen, selbst zu entscheiden, was wichtig ist und worauf der Fokus liegt – und das bedeutete unter dem Strich, dass wir HR-Themen wirklich anders angehen mussten.“

Und doch sind es nicht nur die Personaler und Führungskräfte, sondern eben gerade auch die Mitarbeiter, die von einer erfolgreichen Prozessoptimierung insbesondere in den sensiblen Backoffice-Bereichen wie Human Resources und Finanzen ganz erheblich profitieren. Standardisierte Abläufe, die auf einer konsolidierten Datenbasis beruhen, bedeuten vor allem im administrativen Bereich eine enorme Entlastung von lästigem aber zeitaufwendigem Kleinkram. Das wiederum schafft im Arbeitsalltag Freiräume, die den Mitarbeitern die nötige Zeit und Muße zum Denken geben. „Der Grad an Ineffizienz und die Kosten, die dadurch entstanden sind, dass wir in den verschiedenen Regionen mit unterschiedlichen Systemen zurechtkommen mussten, war atemberaubend“, fasst Cathy Armor zusammen. „Dabei ging es nicht nur ums Geld: es ist schlicht erstaunlich, was Leute vollbringen können, wenn sie eben nicht damit beschäftigt sind, Daten mühsam aus einem Berg Excel-Sheets herauszufiltern.“

Hier schließt sich der Kreis: Denn noch können selbst ausgefeilte Algorithmen nicht annähernd die Kreativleistung eines menschlichen Wesens erbringen, wohl aber dabei mitwirken, die Voraussetzungen zu schaffen, dass sich der Mensch der Denkarbeit hingeben kann.

Über den Autor: Hette Mollema leitet seit November 2018 die Workday Alps-organization (Austria and Switzerland). Zuvor kümmerte er sich von 2011 an um den Aufbau der Workday Benelux Organisation. Er verfügt über mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in Vertrieb und operativer Führung.