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Hintergrund: Portallösungen für den Mittelstand

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Früher oder später braucht jedes Unternehmen ein Webportal. Ganz gleich welcher Größe oder Branche. Genauso wie jedes Unternehmen in den letzten Jahren irgendwann einmal auf eine Software für die Finanzbuchhaltung umstellen musste. Denn im Webportal trifft sich eine technologische Entwicklung mit einem arbeitsorganisatorisch lang gehegten Wunsch und entfaltet ein Potenzial, das keine Organisation ignorieren kann. Die Zukunft liegt im Web

Die Internet-Technologie etabliert sich zurzeit als einheitliches Universalnetz für die Kommunikation; und zwar für die Mensch-Mensch-, die Mensch-Software- und die Software-Software-Kommunikation. Mit Voice over IP „rutscht“ gerade auch die ehemals separate Telekommunikation ins Internet. Der Web-Browser wird damit zur zentralen Benutzeroberfläche für Kommunikation, die Informationslogistik und alle sonstigen Arbeiten mit IT.

Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort

Arbeitsorganisatorisch war es schon immer erwünscht, dass dem IT-Nutzer alle Dokumente, Daten und Software-Funktionen, die er für seine Arbeit benötigt, zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Dokumente sollten nicht in unendlichen Verzeichnisstrukturen verschwinden, sondern in der jeweils aktuellen Version schnell findbar sein; Daten mit wenigen Klicks erreichbar und Applikationen orientiert an Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen ohne viele Fensterwechsel nutzbar sein. Mit der Internettechnologie und dem Webbrowser als Einheitsoberfläche lässt sich dieser Wunsch nun erfüllen – vorausgesetzt, eine geeignete Software sorgt dafür, dass Inhalte und Software-Dienste browsergerecht aufbereitet werden.

Höhere Produktivität, niedrigere Kosten, zufriedenere Kunden, bessere Entscheidungen

Die Produktivitätsvorteile, die Unternehmen mit einem Portal erzielen können, sind enorm. So ergab eine kürzlich veröffentlichte Studie des Marktforschungsunternehmens Vanson Bourne, dass Mitarbeiter durchschnittlich 67 Minuten pro Tag mit dem Suchen von Informationen zubringen. Was sie dann finden, so ein weiteres Ergebnis der Studie, ist dann auch noch von bescheidener Qualität. Für Unternehmen mit 1000 Mitarbeitern, die jeweils 35 Stunden pro Woche arbeiten und durchschnittlich 50.000 Euro kosten, ergeben sich damit Kosten von acht Millionen Euro pro Jahr, die sich mit einem gut aufgesetzten Webportal zum groß;en Teil einsparen lassen.

Schwerer messbar, aber wahrscheinlich noch wichtiger, sind die Auswirkungen auf „weiche Faktoren“ wie Kundenzufriedenheit oder eine optimierte und schnellere Entscheidungsfindung. Kunden freuen sich über kompetentere, bestens informierte Ansprechpartner im Unternehmen, dem Management stehen mehr Informationen in besserer Qualität zur Verfügung, um Entscheidungen zu treffen.

Kunden, Partner und Lieferanten in die Geschäftsprozesse integrieren

Unternehmen agieren in einer sich immer weiter vernetzenden Welt, in der die Grenzen der eigenen Organisation verschwimmen. Unternehmensübergreifende Wertschöpfungsketten müssen organisiert werden, Kunden wollen sich online in Echtzeit über die Lieferbarkeit von Produkten informieren, Vertriebspartner sind in die internen Verkaufsprozesse einzubinden.

Webportale sind die ideale Plattform, um Kunden, Partner und Zulieferer in die Unternehmensorganisation zu integrieren und übergreifende Geschäftsprozesse zu verzahnen und damit zu optimieren. Denn technisch gesehen, sind Mitarbeiter-, Kunden-, Partner- oder Lieferantenportale identisch und eine implementierte Portallösung kann gleichzeitig allen genannten Nutzergruppen dienen. Durch die Vergabe von Rollen und Rechten ergibt sich aus der Perspektive des konkreten Nutzers jeweils die Art des Portals – für den Mitarbeiter ist es ein Mitarbeiter-Portal, für den Kunden ein Einkaufsportal usw. So lassen sich alle heute relevanten Beziehungen zwischen Einzelpersonen und Unternehmen bzw. zwischen einzelnen oder mehreren Unternehmen in einem Portal abbilden und machen innovative Zusammenarbeitsformen wie Netzwerkunternehmen oder enge Kooperationen möglich.

Wo sind die intelligenten Portallösungen?

Der Bedarf ist da, die Technologie ist da. Es bleibt die Frage: Warum gibt es noch nicht mehr Webportale in den Unternehmen? Vor allem der Mittelstand hat bisher kaum in diese Richtung investiert. Einer der Gründe: Es gibt weniger als eine Handvoll Portallösungen auf dem Markt, die für den Mittelstand in Frage kommen; das heiß;t, die die Kernaufgaben eines Portals erfüllen und dabei einfach und schnell zu implementieren sowie erschwinglich in den Kosten sind; Portale, die darüber hinaus mitwachsen können, indem einfach vorgefertigte, aber anpassbare Module ergänzt werden. Ähnlich wie SAP für das Normalunternehmen von 100 bis 1000 Mitarbeitern völlig überdimensioniert ist (Ausnahme: Business One), sind dies auch alle Portallösungen der etablierten Anbieter für Firmen dieser Größ;enordnung. Für sehr viel Geld erhält der Nutzer sehr viele Funktionen, die er gar nicht braucht und handelt sich dabei auch noch ein risikoreiches, komplexes Projekt ein.

Kriterien für eine mittelstandstaugliche Portallösung

-Herzstück des Portals muss ein Basismodul sein, das die gewünschten Mechanismen der Informationsbeschaffung und der Informationsverteilung sowohl im Push- als auch im Pullverfahren beherrscht. Dazu gehört auch ein Rechte-Management, mit dem sich Lese- und Schreibrechte für differenzierte Nutzergruppen bis hinunter zur Dokumentenebene zuordnen lassen – klingt wie ein Detail, ist aber in der Praxis wichtig. Um effektive Suchprozesse zu ermöglichen, ergänzt eine leistungsfähige Suchmaschine die Grundausstattung eines Portals.

-Portale dienen nicht nur der Informationslogistik. Auch Geschäftsprozesse und Workflows als Ganzes sollten sich einfach abbilden lassen. Dazu müssen sich Datenbanken und Applikationen, die zu diesen Prozessen gehören, ohne groß;en Aufwand integrieren lassen. Dies erfordert standardisierte Konnektoren und Adapter, die das mühselige Programmieren von Schnittstellen überflüssig machen.

-Erweiterungsfähigkeit für Wachstum und Zukunft: Um mit einem implementierten Portal nicht den Status-quo einzufrieren, sollten für das Basismodul einer Portalsoftware möglichst viele Ergänzungsmodule zur Verfügung stehen, die einfach zugekauft und angekoppelt werden können – sonst kann das Anlegen von Routineprozessen, wie etwa der Urlaubsantrag, jedes Mal einen mittelgroß;en Entwicklungsprozess nach sich ziehen. Zu diesen Erweiterungsmodulen gehören heute zwingend auch Web-2.0-Werkzeuge wie Blogs oder Wikis. Denn es ist schon jetzt abzusehen, dass diese Tools die Kommunikationsprozesse innerhalb von Unternehmen massiv verändern werden. Sie machen die Nutzer von Informationsempfängern zu Mitgestaltern des Portals.

– Da es immer wieder Funktionen oder Prozesse gibt, die nur für ein einziges Unternehmen relevant sind – oft sind es gerade die wichtigen, mit denen dieses sich vom Wettbewerb differenzieren – ist zuletzt wichtig, dass die Basistechnologie, mit der die Portalsoftware entwickelt wurde, die schnelle und einfache Programmierung von Erweiterungen zulässt.

– Finanzierungen, Miete und Kauf: So vielfältig wie die möglichen Funktionen sollten auch die Möglichkeiten sein, eine Portalsoftware zu finanzieren. Gerade für kleinere Unternehmen ist es meistens nicht sinnvoll, eine komplette Lösung zu kaufen. Für sie reicht es vollkommen aus, wenn die Software auf dem externen Server des Anbieters läuft, und sie Portalfunktionen im „Software-as-a-Service-Modus“ nutzen. So zahlen sie nur für die Nutzung und müssen sich um die Wartung der Software nicht kümmern. Wenn die Organisation dann wächst, kann die Lösung immer noch gekauft oder geleast werden, um sie auf einem eigenen Server zu betreiben.

(Autor: Achim Quaken)

Info: www.bq-projects.de

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