Heliocos setzt auf Cloud ERP von Allgeier

Die Heliocos GmbH ist ein 2009 gegründetes Startup-Unternehmen mit Sitz in Stuttgart, das neuartige Implantatsysteme und weitere hochwertige Medizintechnikprodukte für Zahnärzte, Implantologen und Kieferorthopäden entwickelt, produziert und vertreibt. Im Zuge der fortschreitenden Produktentwicklung und Vorbereitung der CE-Zulassung für die neuen Medizintechnikprodukte sollte parallel eine infrastrukturelle IT-Basis für die Unterstützung der Vertriebs-, Einkaufs- und Bestellprozesse geschaffen werden.

Als neu gegründetes Unternehmen verfügte Heliocos neben Client-PCs bislang über keinerlei nennenswerte IT-Infrastruktur. Als Betriebsmodell kam daher nur eine Web-basierte Cloud-Lösung in Betracht, die keine Hardware, Wartung/Instandhaltung und kein IT-Know-how seitens Heliocos erfordert und einfach über den Webbrowser zur monatlichen Miete zu beziehen ist. Damit wollte die Geschäftsführung eine Bindung von Firmenkapital durch Hardware oder Lizenzkäufe vermeiden. Der Fokus der Aktivitäten sollte in der Startup-Phase in erster Linie auf den Produktvertrieb und die effiziente Auftragsabwicklung gelegt werden.

Heliocos ist ein junges, wachstumsorientiertes Unternehmen, das eine ebenso wachstumsfähige Lösung erfordert. Die Lösung soll ebenfalls dann noch anforderungsgerecht sein, wenn der Vertrieb mehrere tausend Produkte im Monat absetzt. Das System sollte zudem einfach handhabbar und vom Preis beziehungsweise Leistungsangebot auch für ein kleines Unternehmen noch bezahlbar sein. Aufgrund der individuellen Produktions- und Bestellprozesse kam eine ERP-Lösung „out of the Box“ nicht in Betracht, so dass diverse Prozesse in der Cloud-Lösung kundenindividuell entwickelt werden mussten. Die Anzahl der in Frage kommenden Lösungen reduzierte sich dadurch erheblich.

Suche nach einem zuverlässigen IT-Partner

Bedingt durch die verteilte Produktion und die hohen Anforderungen durch das Medizinproduktegesetz (was die vollständige Rückverfolgbarkeit jedes Einzelteils vorschreibt), müssen sämtliche am Produktionsprozess beteiligten Unternehmen lückenlos anhand der eindeutigen Chargennummer nachvollziehen können, welcher Mitarbeiter wann an welchem Teil welche Tätigkeiten vorgenommen hat und welche Materialen dabei verwendet wurden. Dies ist eine sehr spezifische Anforderung, die kein der Heliocos bekannter Cloud-Lösungsanbieter im Standard umsetzen konnte.

„Wir waren auf der Suche nach einem IT-Partner, der bereit ist, ein solches Projekt mit uns gemeinsam zu entwickeln, da es auf der einen Seite aufgrund der notwendigen Anpassungen inhaltlich anspruchsvoll ist, aber auch preislich für ein kleines Unternehmen noch bezahlbar bleiben muss“, erinnert sich Dr. Klaus Teichmann, Geschäftsführer der Heliocos GmbH. „Die meisten Anbieter haben bereits nach Schilderung der Ausgangssituation das Interesse an dem Cloud-Projekt verloren, da der Aufwand zum Ertrag in einem vermeintlichen Missverhältnis stand. Es gab zwar Anbieter, die bereit waren, eine passende Lösung zu entwickeln, diese war jedoch wiederum nicht als browserbasierte Cloud-Lösung zu nutzen. Schließlich sind wir durch eine Empfehlung eines Lieferanten auf die Allgeier IT Solutions GmbH gestoßen, die mit ihrer Komplettlösung cierp3 auch sehr spezifische Prozessstrukturen in der Cloud abbilden und somit individuell auf den jeweiligen Kunden eingehen kann.“ 

Die Entscheidung zur Einführung von cierp3 als Cloud-basierter Lösung fiel schließlich im Sommer 2011. Zu Jahresbeginn 2012 folgte dann die Phase der Einführung, die im zweiten Quartal 2012 erfolgreich abgeschlossen wurde.

Individualanpassungen per SOA-basiertem Entwicklungswerkzeug

Um Medizintechnikprodukte verkaufen zu können, muss neben der Zertifizierung der medizinischen Produkte ein zuverlässiges Qualitätsmanagement und eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sichergestellt werden. Heliocos arbeitet im Entwicklungsverbund und verfügt über keine eigene Fertigung. Produziert werden die einzelnen Komponenten und Halbfertigfabrikate von Partnerunternehmen. Für die Wareneingangskontrolle dieser Teile und die Organisation der Herstell- und Logistikprozesse ist Heliocos zuständig. Die unterschiedlichen Einzelteile und Halbfertigfabrikate, die jeweils von verschiedenen Herstellern bezogen werden, werden wiederum von anderen Unternehmen zu Fertigprodukten verarbeitet und von Heliocos anschließend an den Endkunden verschickt. Die Rückverfolgbarkeit der komplexen Warenflüsse sowie die Bestell- und Produktionsprozesse zuverlässig in dem Cloud-System abzubilden, stellte die größte Herausforderung des Projekts dar.

Mit Hilfe des @net Managers, einem SOA-basierten Entwicklungswerkzeug von Allgeier, konnten daraufhin die notwendigen Anpassungen innerhalb kürzester Zeit vorgenommen werden. Dank des hohen Integrationsgrades der HTML- und SOA-basierten Systemarchitektur kann Heliocos zudem den B2B-Shop künftig vollständig in cierp3 integrieren und braucht keinerlei Schnittstellen. Die Möglichkeit, alle benötigten Anwendungen wie den Shop, die Faktura oder auch den Zahlungsverkehr in einem zentralen System abzubilden, ist für Heliocos von entscheidender Bedeutung.

„Mit der kundenindividuell angepassten Cloud-Lösung von Allgeier konnten wir unsere komplexen Anforderungen am kosteneffizientesten umsetzen. So sind wir heute in der Lage, gegen eine geringe Nutzungsgebühr das benötigte Softwarepaket einzusetzen und je nach Unternehmenswachstum erforderliche Erweiterungen flexibel und bedarfsgerecht per Knopfdruck freischalten zu lassen“, so Dr. Klaus Teichmann.

Heliocos bekommt die SOA- und webbasierte Lösung cierp3 einschließlich der jeweils aktuellen System-Updates, einem Support und der individuellen Anpassungen gegen ein monatlich zu entrichtendes Nutzungsentgelt als Software as a Service bereitgestellt. Das Hosting der Lösung sowie die Wartung erfolgt im mehrfach abgesicherten Rechenzentrum von Allgeier.

Nicole Dieße, Allgeier IT-Solutions