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GFT inboxx kommentiert: Verlorene E-Mails schaffen neue Gesetze

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GFT inboxx kommentiert: Verlorene E-Mails schaffen neue Gesetze

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Die heftige Diskussion in den letzten Monaten wegen nicht mehr aufzufindender E-Mails im Weißen Haus hat gesetzgeberische Konsequenzen: Letzte Woche wurde der „The Electronic Message Preservation Act“* vom US-amerikanischen Repräsentantenhaus verabschiedet – ein Gesetz, das für die Regierungsstellen die Aufbewahrungspflicht von E-Mails, Sprachnachrichten und anderer digitaler Daten neu und konsequenter regelt. Zusammen mit dem schon zuvor in diesem Jahr unterbreiteten Vorschlägen des kanadischen Sicherheitsverantwortlichen (Canadian Securities Administrator; CSA) für die E-Mail-Speicherung und die Zugriffsmöglichkeiten auf archivierte Mails der Finanzunternehmen ist dies der Startschuss zu einer Umsetzung verschärfter gesetzlicher Regelungen für den Umgang mit elektronischen Informationen. Jürgen Obermann, Geschäftsführer des Archivierungsspezialisten GFT inboxx, kommentiert diese Initiativen: „Im Rahmen der globalen Wirtschaft sehen wir uns tagtäglich mit Gesetzen und Regelungen konfrontiert – auch zur Speicherung digitaler Informationen. So konsequent und spezifisch wie die neuen Vorgaben in den USA und die Vorschläge aus Kanada waren die Regeln bislang jedoch noch nie. So fordern die Vorschläge des CSAs zum Beispiel von den Finanzinstituten, dass sie digital gespeicherte Nachrichten unverzüglich zur Überprüfung abrufbar zu halten haben.

Diese Gesetze und Forderungen verschärfen natürlich auch die Bedingungen, unter denen Informationen gespeichert werden. Viele Unternehmen und Organisationen sehen sich jetzt in der Zwickmühle. Sie sind verunsichert darüber, wie sie die neuen Vorgaben einhalten, gleichzeitig aber die Vertraulichkeit der Nachrichten von Mitarbeitern wahren sollen – besonders im Falle des neuen E-Mail-Gesetzentwurfs der USA, der staatliche Stellen mit besonderer Geheimhaltungspflicht betrifft. Wenn diese Gesetze greifen, wird dies in der Praxis zudem wohl einen Lernprozess in Gang setzen müssen: Mitarbeiter müssen begreifen, welche Informationen zu archivieren sind. Sollten ähnliche Regelungen gar für den Raum der Europäischen Union zum Tragenkommen, kommt auf deutsche Unternehmen viel Arbeit zu, denn die wenigsten haben klare zeitliche und organisatorische Vorgaben über die betriebsinterne Aufbewahrung digitaler Kommunikationsdokumente.“

Letztlich ist der kontrolliertere Umgang mit digitalen Informationen eine gute Sache – aber um dabei wirklich erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen und Organisationen exakt wissen, wie sie zu handeln haben. Und sie müssen die Technologien kennen, die sie dabei maß;geblich unterstützen.“

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