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Fünf Schritte auf dem Weg in die Cloud – die größte Hürde steckt in den Köpfen

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Fünf Schritte auf dem Weg in die Cloud – die größte Hürde steckt in den Köpfen

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Der Weg in die Cloud wird heute längst nicht mehr von der IT-Abteilung vorangetrieben – mittlerweile ist dies eine Geschäftsentscheidung, die maßgeblich (80 Prozent) von den Fachbereichsentscheidern wie Personalleitern beeinflusst oder vom Fachbereich selbst (53 Prozent) getroffen wird.
Cloud Computing

Der Weg in die Cloud wird heute längst nicht mehr von der IT-Abteilung vorangetrieben – mittlerweile ist dies eine Geschäftsentscheidung, die maßgeblich (80 Prozent) von den Fachbereichsentscheidern wie Personalleitern beeinflusst oder vom Fachbereich selbst (53 Prozent) getroffen wird.

Kein Wunder, denn einer Umfrage von IDG Connect und Oracle zufolge, können 92 Prozent der Unternehmen in Deutschland mit Hilfe der Cloud Innovationen schneller umsetzen. Dies gilt auch für den HR-Bereich. Schon heute nutzen laut einer IDC-Analyse in Deutschland 27 Prozent der Unternehmen HR-Lösungen aus der Cloud und über ein Drittel beschäftigt sich aktuell mit dem Thema. Das bedeutet aber auch, dass gut 40 Prozent noch keine HR-Cloud-Lösungen einsetzen. Und jedes zehnte Unternehmen hat noch nicht einmal eine HR-IT-Strategie implementiert. Aber was hindert Personaler eigentlich daran, die Vorteile moderner Cloud-Lösungen zu nutzen? Ulrich Jänicke, Vorstand des auf Software für Human Resources spezialisierten Anbieters Aconso AG, zeigt, wie Personalabteilungen mit fünf einfachen Schritten den Umstieg in die Cloud schaffen können.

Cloud Computing

Einer Umfrage von IDG Connect und Oracle zufolge, können 92 Prozent der Unternehmen in Deutschland mit Hilfe der Cloud Innovationen schneller umsetzen. Bild: © Martin Bergien/pixelio

Das größte Hindernis auf dem Weg zur Digitalisierung ist die Voreingenommenheit, in den Köpfen von Mitarbeitern und Verantwortlichen. So wird eine noch intensivere Nutzung von Cloud Computing laut einer Bitkom-Studie vor allem durch Ängste vor unberechtigtem Zugriff (60 Prozent), die Sorge vor Datenverlust (49 Prozent) sowie Bedenken hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (40 Prozent) ausgebremst. Für Unternehmen und ihre HR-Abteilungen eignet sich daher oft ein Hybrid-Modell, mit dem sich die Vorteile der sicheren Private Cloud für die sensiblen Mitarbeiter-Daten mit denen der kostengünstigen Public Cloud vereinen lassen. Wie Personaler den Weg in die Cloud erfolgreich meistern können, zeigen die folgenden fünf Schritte:

Vorurteile über Bord werfen

Angefangen bei den Kosten über Sicherheitsbedenken bis hin zur langen Einarbeitungs- und Umstellungszeit – Bedenken gibt es überall. Diese gilt es zu überwinden, denn der massive Trend der Digitalisierung ist längst im Gange. Jeder HR-Mitarbeiter nutzt einen PC und macht somit digitale HR-Arbeit. Offen für Neues zu sein und einfach denken – mit diesem Ansatz sollten Personaler auch an die Digitalisierung herangehen. Es muss nicht alles auf einmal digitalisiert werden – eine schrittweise Einführung ermöglicht den reibungslosen Umstieg und hilft bei der Umstellung. Oftmals reicht es, erst mal einzelne Dokumente einzuscannen und in die Cloud zu geben.

Vorhandene Potenziale nutzen

Selbst wenn die Personalarbeit noch nicht digitalisiert wurde, gibt es in fast jedem Unternehmen bereits Prozesse, die in großen Teilen mithilfe digitaler Dokumente ablaufen. Solche Prozesse eignen sich für Unternehmen als erster Ansatzpunkt, um eine digitale Strategie einzuführen. Denn hier müssen sich die Mitarbeiter am wenigsten umstellen: Meist fehlen nur 10 bis 20 Prozent, um den Prozess komplett zu digitalisieren. Ist dies geschafft, kann der Prozess innerhalb des Unternehmens ohne Medienbrüche ablaufen. Beispielsweise lässt sich der Bewerbungsprozess problemlos digitalisieren, ohne an Funktionalität zu verlieren.

Medienbrüche vermeiden – Prozesse automatisieren

Um die Digitalisierung voranzutreiben, lohnt es sich für Unternehmen, die eigenen Prozesse darauf zu untersuchen, wie diese ohne Medienbrüche realisiert werden können und welche benachbarten Prozesse als nächstes in den Digitalisierungsprozess einzubauen sind. Ist der Bewerbungsprozess bereits digital, wäre ein nächster Schritt, auch eine digitale Personalakte einzuführen, um dort im Falle einer Einstellung die Bewerbungsunterlagen ohne Medienbrüche zu speichern. Medienbrüche sind heute nur noch in Ausnahmefällen wie bei Vertragsdokumenten, die von Hand unterschrieben werden müssen, notwendig.

Den richtigen Anbieter auswählen

Kaum ein Unternehmen hat die Expertise zur Digitalisierung im eigenen Haus. Daher suchen sich Unternehmen häufig einen erfahrenen Software-Anbieter, der ihnen beim Umstieg hilft. Dabei ist es wesentlich, den richtigen Anbieter auszuwählen und sich bewusst zu werden, welche Anforderungen, an die Softwarelösung gestellt werden. Will eine Firma eine digitale Personalakte einführen, sollte sie einen Anbieter wählen, der es der Firma ermöglicht, Dokumente abzulegen, Prozesse abzubilden und Dokumente zu erzeugen. Das alles sollte natürlich in die bereits vorhandenen Systeme integriert werden können, die schon on premise zur Verfügung stehen. Für einen reibungslosen Wechsel ist es wichtig, dass eine Verzahnung von On-Premise- und Cloud-Systemen möglich ist. Für Unternehmen, die mitten im Digitalisierungsprozess stecken, ist es zudem sinnvoll, auf modulare Systeme zu achten, die im Bedarfsfall jederzeit schrittweise erweitert werden können.

Einfach loslegen

Das Wichtigste ist jedoch, den ersten Schritt zu machen. Dazu sollten Unternehmen zunächst ihre Dokumente scannen und das Papier Schritt für Schritt aus ihrem Alltag verbannen. Mit digitalen Dokumenten im System erschließen sich neue Möglichkeiten und der Schritt zur Automatisierung der dahinter liegenden Prozesse ohne Medienbrüche ist nicht mehr so groß. Zudem erhalten Personalverantwortliche mehr Kontrolle über die Vorgänge und können genau sehen, an welcher Stelle ein bestimmter Prozess gerade steht.

Die Cloud für alle

Die Zeiten, in denen Cloud-Lösungen primär für große Konzerne interessant waren, sind längst vorbei. Auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) benötigen Lösungen, um Personalprozesse zu vereinfachen und HR-Strategien zu implementieren. Für sie eignen sich Cloud-Lösungen besonders, da keine kostenintensiven  Programme zusätzlich angeschafft werden müssen. Ein weiterer Punkt, der das Cloud Computing attraktiv macht, ist der Trend weg von komplexen, allumfassenden Systemen hin zu einfachen, intuitiven Lösungen. Moderne Cloud-Lösungen bieten Oberflächen, deren Bedienung praktisch sofort möglich ist – ohne teure Schulungen oder lange Einarbeitungszeiten. Somit können Unternehmen den Herausforderungen der sich verändernden Arbeitswelt flexibel begegnen und langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Autor: Ulrich Jänicke, CEO und Mitbegründer der Aconso AG

 

Info: HR-Toolbox in der Cloud – aconso und SuccessFactors

aconso ist im deutschsprachigen Raum Vorreiter für Human-Resources-Lösungen in der Cloud. Bereits Ende 2005 ging der erste Kunde mit der damals noch SaaS (Software as a Service) genannten aconso Cloud in Betrieb. Alle Lösungen der aconso HR-Toolbox sind daher sowohl in der Cloud zur Miete oder inhouse erhältlich, indem die Software vor Ort implementiert und verwaltet wird.

Die Lösungen der HR-Toolbox lassen sich vollständig in SuccessFactors-Systeme (zum Beispiel Employee Central) integrieren. Auch der Betrieb als Hybridmodell ist möglich, wenn bestehende SAP-ERP-HCM-Komponenten weiterhin on premise betrieben werden, die Funktionalitäten der aconso Software in der Cloud oder gemeinsam mit SuccessFactors-Systemen aber genutzt werden sollen.

Kurzinfo: Was sind die Vorteile einer Cloud-Lösung?

  • Geringer Investitionsaufwand
  • Einfache Integration in vorhandene Systeme
  • Schnelle Inbetriebnahme und Einsatzfähigkeit
  • Automatisches Einspielen von Updates
  • Übernahme von Betrieb, Sicherung und Aufbewahrungspflicht
  • Maximale Zugriffs- und Datensicherheit
  • Reduzierte Kosten, erhöhte Flexibilität und Effizienz
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