Flexibles Arbeiten: Die Schattenseiten des Homeoffice

Vor der Pandemie hatte ein Großteil der Führungskräfte ein eher schwieriges Verhältnis zum Thema Homeoffice. Ihre ablehnende Haltung begründeten sie damit, dass die Arbeit zu Hause weniger effizient als im Büro erledigt werde, die firmeninterne Kommunikation leide und sich die Unternehmenskultur bei räumlicher Distanz nicht aufrechterhalten lasse. Diese Bedenken beim Thema flexibles Arbeiten haben sich zumindest zum Teil als unbegründet erwiesen.

Flexibles Arbeiten: Studienergebnisse verblüffen

So belegt eine Studie der Bertelsmann-Stiftung in Kooperation mit dem Reinhard-Mohn-Institut der Universität Witten/Herdecke, dass nur gut ein Viertel der befragten Führungskräfte (27,1 Prozent) das Gefühl hat, die fehlende Präsenz der Belegschaft schade der Unternehmenskultur. Und Einbußen bei der Produktivität im Homeoffice stellte nur ein geringer Teil der Umfrageteilnehmer fest. Damit hat die Krise gezeigt, das Homeoffice funktioniert. Einer Untersuchung der Stanford University zufolge legen Menschen bei der Arbeit zu Hause sogar mehr Leistung an den Tag, machen weniger Pausen und arbeiten konzentrierter als im Büro.

Zu wenig gegenseitiger Austausch, fehlender Überblick

Hinzu kommt, dass die meisten Mitarbeiter die Flexibilität durchaus begrüßen, die ihnen das Arbeiten von zuhause bietet. Einer im Mai dieses Jahres veröffentlichten Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) zufolge sind drei von vier Beschäftigten, die ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiten, mit dieser Situation zufrieden. Allerdings sehen sie auch die Schattenseiten. So beklagen immer mehr Mitarbeiter die soziale Isolation und den fehlenden Zusammenhalt mit Kollegen. Vor allem aber die Vorgesetzten fühlen sich in ihren Bedenken bestätigt.

So gaben in der Umfrage der Bertelsmann-Stiftung 44,3 Prozent der Führungskräfte an, dass der gegenseitige Austausch abgenommen habe. 45,7 Prozent der Befragten räumten ein, ihre Mitarbeiter nicht im gewünschten Maße unterstützen zu können. Und 36,9 Prozent bemängelten, ihnen fehle der Überblick, woran ihre Mitarbeiter gerade arbeiten. 43,2 Prozent der Führungskräfte äußerten daher den Wunsch, dass sich die Situation bald wieder ändert.

Die Belegschaft wieder in die Präsenzkultur zu zwingen, ist allerdings keine Lösung. Angesichts der Vor- und Nachteile, die das Homeoffice bietet, sind flexible Arbeitsmodelle gefragt, die den Anforderungen möglichst aller Beteiligen gerecht werden. Sinnvoll ist zum Beispiel, eine hybride Lösung anzubieten – etwa zwei oder drei Tage im Büro und den Rest der Woche zuhause oder auch eine prozentual definierte Mindestanwesenheit. Die vorgeschriebene Präsenz im Unternehmen lässt sich für Meetings und gemeinsame Mittagessen nutzen, um den gegenseitigen Austausch zu fördern. Das erfordert allerdings klare Absprachen, wer wann im Büro anzutreffen ist.

So funktioniert die Zusammenarbeit verteilter Teams

Zudem müssen Führungskräfte Wege finden, wie sie die soziale Entkopplung im Homeoffice und eine nachlassende Identifikation mit dem Unternehmen verhindern können. Wichtig sind vor allem feste Arbeitsroutinen sowie regelmäßig stattfindende Team-Besprechungen – sowohl vor Ort als auch online. Denn dadurch lassen sich Aufgabenverteilung und Projektfortschritte effizient organi­sieren – und gleichzeitig der Zusammenhalt stärken.

Zudem sollten sich Führungskräfte bei jedem Teammitglied einmal pro Woche nach dem aktuellen Workload erkundigen. Auf diese Weise erhalten sie einen Überblick über die vorhandenen Kapazitäten und können den gefühlten Kontrollverlust abbauen. Und sie erkennen leichter, wann ein Mitarbeiter von der Selbstorganisation im Home­office überfordert ist.

Für die effektive Zusammenarbeit von verteilt arbeitenden Teams haben sich Collaboration-Lösungen wie MS Teams oder Basecamp bewährt. Damit können mehrere Personen gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und gemeinsam an Projekten arbeiten. Wichtig ist jedoch, dass die Mitarbeiter in der Lage sind, solche Tools richtig anzuwenden. Unter Umständen sind entsprechende Schulungen erforderlich. Allerdings sind Trainings kein Garant dafür, dass alle Mitarbeiter das volle Potenzial einer Lösung ausschöpfen. Auch die Führungskräfte sind gefragt. Sie müssen bei der Nutzung neuer Tools eine Vorreiterrolle einnehmen, um ihren Mitarbeitern die damit verbundenen Arbeitsweisen für flexibles Arbeiten vorzuleben.

Web-basierte Mitarbeiterportale erleichtern die HR-Organisation

Mit IT-basierten Tools lässt sich nicht nur das ortsunabhängige Arbeiten verbessern. Auch HR-Abläufe sind mit den passenden Lösungen wesentlich einfacher zu organisieren, wenn die Mitarbeiter im Homeoffice sind. Mit Web-basierten Mitarbeiterportalen, die in die jeweils eingesetzte Personalsoftware integriert sind, können Personalverwaltungsprozesse online abgewickelt werden. Dies gilt für Abläufe wie Arbeitszeiterfassung, Urlaubsanträge und Krankmeldungen bis hin zu Leistungsbewertungen und Zielvereinbarungen. Auf die entsprechenden Vorgänge und die dazu systemseitig hinterlegten Dokumente haben sowohl die Vorgesetzten als auch ihre Mitarbeiter gemäß ihrer Zugangsrechte Zugriff. Von der Transparenz eines Mitarbeiterportals profitieren daher auch Unternehmen, deren Mitarbeiter viel unterwegs sind – etwa Unternehmen der Logistik- oder Dienstleitungs- und Beratungsbranche.

Nicht nur der berufliche Austausch, auch die soziale Komponente des Arbeitslebens kommt im Homeoffice zwangsläufig zu kurz. Und auch hier sollten Unternehmen Angebote machen. Teambuilding-Maßnahmen und regelmäßige Coffee-Talks per Videokonferenz können Flur- und Küchengespräche sowie Firmen-Events zwar nicht ersetzen, aber zumindest einen kleinen Teil zu mehr Zusammenhalt beitragen, den viele Beschäftigte vermissen. Wichtig ist daher, auch in terminierten Meetings den persönlichen Austausch am Anfang zuzulassen. Er fördert das Zusammengehörigkeitsgefühl und kann auf diese Weise zu einem erfolgreicheren Ablauf der Besprechung beitragen.

Unternehmen müssen flexibles Arbeiten ermöglichen

Unabhängig davon, wann die Corona-Krise überstanden ist – die Veränderungen, die sie in der Arbeitswelt angestoßen hat, lassen sich nicht mehr rückgängig machen. Und je schneller sich Unternehmen auf die neue Normalität flexibler Arbeitsweisen einstellen, desto besser. Denn schon in wenigen Jahren werden Firmen, die keine Homeoffice-Modelle anbieten, massive Probleme bekommen, neue Mitarbeiter zu finden.

Auch Remote Work, also die freie Wahl des Arbeitsorts, wird zunehmend erwartet. Wer gute Mitarbeiter finden und an sich binden will, muss sich mit diesen Themen aktiv auseinandersetzen – mit gezielten Strategien und ausgereiften technischen Lösungen.

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Die Autorin Simone Seidel ist Director People Central Europe bei Sage.