FIR: kostenloses Whitepaper zur DMS-Auswahl

Das FIR an der RWTH Aachen hat gemeinsam mit der Trovarit AG eine aktualisierte, kostenlose Fassung des Whitepapers „Dokumentenmanagement – Was Sie über DMS (Dokumentenmanagementsysteme) und die richtige Auswahl wissen müssen“ veröffentlicht.

Das Whitepaper soll Unternehmen dabei unterstützen, das geeignete Dokumentenmanagementsystem zu finden und dabei helfen, Fehlinvestitionen zu vermeiden. „Das Thema Dokumentenmanagement betrifft alle Betriebsfunktionen im Unternehmen. Es hat somit eine betriebsumfassende und zeitliche Tragweite, da solche Softwarelösungen nachhaltig über mehrere Jahre genutzt werden sollen“, erklärt die FIR-Wissenschaftlerin Violett Panahabadi.

In dem Whitepaper wird die Softwareauswahl Schritt für Schritt strukturiert beschrieben. Es basiert auf dem am FIR entwickelten Drei-Phasen-Konzept, das modular aufgebaut ist und von der Analyse und Konzeption über die Erstellung eines Lastenheftes bis hin zur Softwareeinführungen alle Schritte der richtigen Softwareauswahl detailliert beschreibt.

Neben der Auswahl beinhaltet das Whitepaper zudem auch Hilfestellungen dazu, welche Standardfunktionalitäten DMS besitzen und wie mit der DMS-Unterstützung ein Dokumentenmanagementkonzept in einer Organisation umgesetzt werden kann.

Für die Entwicklung eines Dokumentenmanagementkonzepts werden in den Projekten des FIR eine umfassende Ist-Analyse der dokumentenlastigen Prozesse in den Unternehmen durchgeführt, Potenziale für den DMS-Einsatz identifiziert und ein Soll-Konzept unter Berücksichtigung des DMS-Einsatzes erstellt. Der eigentliche Auswahlprozess wird durch die von der Trovarit AG entwickelte Plattform IT-Matchmaker unterstützt. Der IT-Matchmaker beinhaltet eine Datenbasis über DMS-Anbieter und ihre Produkte, die den Unternehmen basierend auf der vom FIR entwickelten Lastenheftvorlage beim Auswahlprozess hilft.

In diesem Zusammenhang wird in dem Whitepaper beschrieben, wie sich eine neutrale und anbieterunabhängige Auswahl realisieren lässt. Abschließend wird auf die Softwareeinführung eingegangen und erklärt, wie ein Unternehmen ein DMS ohne Beeinflussung des Tagesgeschäfts in die bestehende Softwarelandschaft integrieren kann.

Das Whitepaper steht auf der Internetseite des FIR (fir.rwth-aachen.de) unter der Rubrik „Über uns/Publikationen“ zum kostenlosen Download zur Verfügung.