Finanzprozesse automatisieren: Mehr Flexibilität und weniger Zeitaufwand

Eine aktuelle Studie von Horváth & Partners zeigt, dass die Digitalisierung Finanzprozesse verändern wird – vom Reporting über die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung bis hin zum Forecasting, Risikomanagement und dem Jahresabschluss. Die Vorteile für Finanzabteilungen liegen dabei in der Automatisierung zeitintensiver Prozesse. Die Abkehr von manuellen Arbeitsschritten bringt Kosten- und Zeitersparnis. Doch es gibt auch eine andere Seite der Medaille, möchte man Finanzprozesse automatisieren.

Finanzprozesse automatisieren: Das müssen Sie beachten

Die Krux bei allen Formen der Automatisierung ist, dass Vorgänge zwar beschleunigt werden, dabei teilweise allerdings individuelle Bedürfnisse in den Hintergrund rücken. Das kann sowohl für das interne Betriebsklima als auch für das Verhältnis zum Kunden Gift sein. Deshalb stellt sich die Frage, wie Finanzabteilungen von automatisierten Prozessen profitieren können, ohne dabei Kunden und Mitarbeiter zu vernachlässigen.

Mehr Fingerspitzengefühl

Gerade im Hinblick auf die Kundenbeziehung ist Fingerspitzengefühl gefragt. Zwar gibt es Vorgänge aus dem Finanzbereich, die nicht personalisiert werden müssen – so reicht bei der Rechnungsstellung ein Standardschreiben aus. Anders sieht es bei heiklen Themen wie Mahnungen aus.

Viele Unternehmen setzen beim Forderungsmanagement schon auf automatisierte Lösungen. Das ist zwar praktisch, da man Zeit spart. Andererseits ist es nicht zu empfehlen, jede offene Forderung und damit jeden Kunden in Zahlungsverzug gleich zu behandeln. Es macht einen Unterschied, wie lange eine Forderung aussteht, auf welche Höhe sie sich beläuft und ob es sich um einen zuverlässigen Bestandskunden oder einen Neukunden handelt.

Finanzprozesse automatisieren: Mehr Raum für Flexibilität

Diese Unterschiede gilt es zu berücksichtigen, möchte man Finanzprozesse automatisieren. Dementsprechend sollte auch bei der Auswahl einer Plattform darauf geachtet werden, dass sie Spielraum für Anpassungen bietet. Einige Cloud-Lösungen gewähren dies, indem sich Ansprache und Tonalität individualisieren lassen. So kann ein zuverlässiger Bestandskunde eine freundliche Zahlungserinnerung mit Augenzwinkern bekommen, wohingegen ein Neukunde mit hoher und bereits länger ausstehender Forderung deutlich strenger gemahnt wird.

Weniger interne Konflikte

Die Kombination aus Automatisierung und Flexibilität ist also von entscheidender Bedeutung für die Kundenbindung, aber auch die internen Prozesse. Zwar profitieren Finanzabteilungen von automatisierten Lösungen. Die Kommunikation zwischen den Abteilungen darf dabei aber nicht zu kurz kommen. So ist ein häufiger Grund für ausstehende Zahlungen, dass Finanzabteilungen und Vertrieb nicht ausreichend kommunizieren.

Die Lösung: Abteilungsübergreifende Tools. Einige Anbieter haben sich darauf fokussiert, Dispute Management, also die optimierte interne Kommunikation zwischen Abteilungen, in ihre Software einzubauen. So behalten alle relevanten Mitarbeiter den Überblick über bezahlte und unbezahlte Rechnungen, anstehende Mahnprozesse und können manuell Anpassungen vornehmen.

Durch eine besonnene Auswahl der Finanz-Plattform lassen sich die Vorteile der Automatisierung ohne das Risiko nutzen, Kunden zu verärgern oder für interne Frustrierung zu sorgen. Ein besonderes Plus: Der Zahlungseingang ausstehender Rechnungen lässt sich dadurch um bis zu 20 Prozent beschleunigen. Im Umkehrschluss heißt das, dass die Kombination aus Automatisierung und Flexibilität auch dafür sorgt, dass ein Unternehmen seine Liquidität langfristig erhöht.

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Der Autor Florian Kappert ist Mit-Gründer und -Geschäftsführer der Bilendo GmbH.