Fax bleibt wichtiges Kommunikationsmedium

Totgesagte leben länger: Das Fax ist für Unternehmen weiterhin ein wichtiges Kommunikationsmedium. Dies belegt eine Umfrage unter rund 700 Teilnehmern. Demnach gehen bei 70 Prozent der Unternehmen Aufträge und Bestellungen per Fax ein, ebenso viele Firmen versenden mehr als hundert Faxe pro Monat. Mehr als zwei Drittel der Befragten sehen das Fax gegenüber der E-Mail im Vorteil bei Nachweisbarkeit sowie Rechtssicherheit – und sind ganz generell der Ansicht: Fax ist wichtig. Ferrari electronic, ein deutscher Hersteller von Kommunikationshardware und -software, hat seine Marktstudie und die erstaunlichen Ergebnisse in Berlin vorgestellt.

Im Alltag erscheint Fax, das in den achtziger Jahren seine Glanzzeit hatte, oft als der Dinosaurier unter den Kommunikationsmitteln. Dennoch behauptet Fax in Unternehmen seine ökologische Nische. Wie ist das im Zeitalter der E-Mail möglich – angesichts zahlreicher schneller und interaktiver Möglichkeiten zum Informationsaustausch? Ganz genau wollte es Ferrari electronic wissen, denn die Brandenburger Firma entwickelt Unified-Communications-Technologien für Unternehmen und verzeichnet für Computerfax-Lösungen ein stetig steigendes Interesse. Ihre Fragen, wie verbreitet Fax heute in Firmen ist und wie es genutzt wird, beantworteten 701 Teilnehmer. Die Ergebnisse dieser Studie erklären, warum fast alle Unternehmen weiterhin faxen.

Fax ist wichtiger als IP-Telefonie

So sehen laut der Umfrage 82 Prozent Fax als wichtig für ihr Unternehmen an. Damit steht Fax hinter E-Mail (99 Prozent) und analoger Telefonie (86 Prozent) an dritter Stelle der abgefragten Kommunikationswege. Deutlich dahinter liegen neuere Kommunikationswege wie die Telefonie über das Internet-Protokoll (51 Prozent), Webkonferenzen (38 Prozent), Video-Telefonie (34 Prozent), Chat (20 Prozent) sowie SMS (20 Prozent).

Papier spielt beim Faxen nur eine untergeordnete Rolle, die gängige Faxnutzung in Unternehmen ist heute elektronisch: In 91 Prozent der Unternehmen gibt es eine Computerfax-Lösung, in 76 Prozent Multifunktionsgeräte mit Papierfax-Funktion und in 57 Prozent klassische Papierfaxgeräte. In 59 Prozent der Unternehmen ist Computerfax das hauptsächlich genutzte Mittel, um Faxe zu versenden. In 76 Prozent der Unternehmen ist Computerfax mit dem Mail-System verbunden, so dass Faxe ähnlich wie E-Mails empfangen und versendet werden.

40 Prozent der Unternehmen senden über 500 Faxe pro Monat

Fax wird häufig verwendet: Jeweils rund 40 Prozent empfangen und versenden mehr als 500 Faxe im Monat, jeweils 70 Prozent senden oder erhalten mehr als hundert Faxe. Auf diese Dokumente kann kein Unternehmen verzichten, denn es handelt sich um besonders wichtige Kommunikationsinhalte: 70 Prozent der Unternehmen erhalten Buchungen, Bestellungen und Aufträge häufig per Fax. Darüber hinaus ist die Bandbreite der versendeten Dokumente sehr groß und umfasst beispielsweise Briefe, Dokumente, technische Skizzen, medizinische Patientendaten und juristische Unterlagen.

Rechtssicher und nachweisbar

Die künftige Bedeutung des Kommunikationswegs wird uneinheitlich bewertet: 20 Prozent erwarten, dass die Bedeutung von Fax stark abnimmt und weitere 38 Prozent rechnen mit einem leichten Bedeutungsverlust. 37 Prozent glauben dagegen, dass die Bedeutung unverändert bleibt und 5 Prozent sogar, dass sie zunimmt. Der Grund für die Fax-Optimisten dürfte in einigen speziellen Vorzügen gegenüber der E-Mail liegen. Die E-Mail wird gegenüber Fax deutlich besser eingeschätzt bei Kosten (88 Prozent), Schnelligkeit (86 Prozent) und Etabliertheit (69 Prozent). Fax sehen dagegen 72 Prozent im Vorteil bei der Rechtssicherheit, 66 Prozent bei der Nachweisbarkeit und 56 Prozent bei der IT-Sicherheit.

Auch Dr. Hartmut Fetzer, Vorstand Ferrari electronic, sieht darin den zentralen Grund, warum insbesondere Computerfax dauerhaft in Gebrauch bleiben wird: „Es gibt viele neue Kommunikationswege, die jeweils ihre eigenen Einsatzgebiete haben. Aber keiner davon übertrifft Fax, wenn es um nachweisbare und rechtlich bindende Kommunikation geht.“

Online-Umfrage mit 701 Teilnehmern

In der nicht-repräsentativen Online-Umfrage beantworteten 701 Teilnehmer 15 Fragen rund um die aktuelle Bedeutung von Fax in Unternehmen. 94 Prozent der Teilnehmer stammen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz. 36 Prozent arbeiten in Unternehmen von 11 bis 100 Mitarbeitern, 44 Prozent in Unternehmen von 101 bis 2.000 Mitarbeitern. Die Unternehmen sind in den unterschiedlichsten Branchen tätig.

Die Studie „Wie wichtig ist Fax in Unternehmen?“ von Ferrari electronic ist verfügbar unter www.ferrari-electronic.de/Studie2011.