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Fallstudie: Systemintegrator für Photovoltaikanlagen implementiert Prozessmanagement

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Fallstudie: Systemintegrator für Photovoltaikanlagen implementiert Prozessmanagement

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Wie soll Qualität dauerhaft gesichert, wie die Unternehmenskultur neuen Mitarbeitern vermittelt werden? Vor dieser Frage stand die IBC Solar AG, ein großer Integrator für Photovoltaikanlagen in Europa. Gemeistert wurde die Herausforderung, indem zunächst ein effizientes Prozessmanagement in das gewachsene Unternehmen eingeführt wurde – durch Implementierung geeigneter IT-Lösungen sowie externem Know-how einer Organisationsberatung. Die IBC Solar AG versorgt als Integrator von Photovoltaikanlagen Kunden weltweit mit Photovoltaiksystemen. Das Unternehmen übernimmt Installationen von der Eigenheimanlage bis zur schlüsselfertigen Übergabe ganzer Solarparks und verfügt aus der Installation von 100.000 Anlagen weltweit in den vergangenen 28 Jahren über enorme Erfahrungen. Mit deutschem Hauptsitz in Bad Staffelstein und Tochterfirmen auf drei Kontinenten hat IBC Solar bereits Krankenhäuser in Afrika, Schulen in Südostasien, Richtfunkstationen in Südamerika und Megawatt-Solarkraftwerke in Europa mit Photovoltaikanlagen ausgestattet. Vor 20 Jahren noch ein kleines Unternehmen, das als eines der ersten auf Photovoltaik gesetzt hat, ist IBC Solar mittlerweile auf ein Unternehmen mit mehreren hundert Mitarbeitern und 800 Millionen Euro Umsatz gewachsen. Für diese Leistung wurde der Gründer, U. Möhrstedt, vom Manager Magazin im Oktober 2009 als Entrepreneur des Jahres in der Kategorie „Handel“ ausgezeichnet.

Bedingt durch das rasante Wachstum der letzten Jahre wurde die interne Organisation überholt: Arbeitsabläufe und Strukturen waren durch gewachsene, „hemdsärmelige“ Arbeitsweisen nicht mehr leistungsfähig genug und eine systematische Vorgehensweise, um neue Mitarbeiter anzulernen, fehlte. Daher rückte das Thema „ganzheitliche Organisationsentwicklung mit Schwerpunkt Prozessmanagement“ auf die Agenda.

Prozessmanagement auf einem unbeschriebenen Blatt

Ziel im Jahr 2008 war es, ein Total Quality Management einzuführen und als Unternehmenskultur zu etablieren. Grundlegender Bestandteil zur Umsetzung dieser Strategie ist ein integriertes, ganzheitliches Projekt zur Einführung eines Prozessmanagements und zur dauerhaften Organisationsentwicklung. „Dazu musste ein Konzept für das gesamte Unternehmen auf einem anfangs „weiß;en Blatt Papier“ aufgebaut werden. Es galt, Prozesse zu definieren und zunächst bei den Kernprozessen anzusetzen. Unser Hauptprozess reicht von der Markterschließ;ung, Neukundengewinnung und Kundenpflege über Einkauf, Logistik und Auftragsabwicklung bis zum After Sales Service. „Hier wurde zunächst angesetzt“, berichtet Marcus Band, Director IT-Services/BPM der IBC Solar AG. Für die Durchführung des Projekts zur Etablierung eines Prozessmanagements baute IBC Solar mit dem Netzwerk der ChangePartner AG auf ein erfahrenes Beratungsunternehmen, das den gesamten Ablauf begleitet hat – von der Erfassung, IST-Aufnahme und Analyse der Prozesse über die Konzepterstellung bis zur Ausbildung der Prozess- und Teilprozessverantwortlichen.

Nach anderthalb Jahren Projektzeit ist IBC Solar nun in den Alltagsbetrieb übergegangen. Damit sich die Prozessverantwortlichen künftig um die weitere Umsetzung des Konzepts kümmern können, ist für die etwa 20 Mitarbeiter ein Ausbildungsprogramm mit den Beratern für dieses Jahr geplant. Schwerpunkte liegen auf den Fragen: Wie gestalten wir den weiteren Veränderungsprozess nachhaltig erfolgreich? Und welche Strukturen müssen für die Zukunftsfähigkeit weiterentwickelt und etabliert werden? Ein wichtiger Bestandteil des frisch eingeführten Prozessmanagements sind zudem die IT-Lösungen Navision als ERP-System und ViFlow als Prozessdokumentationstool. Gefordert war dabei, dass das Prozessdokumentationstool vor allem reibungslos mit dem vorhandenen Dokumentenmanagement verknüpft werden kann. So ist heute ein standortübergreifender Zugriff auf die aktuellen Daten und Dokumentationen gewährleistet. Da alle Dokumente mit einer individuellen, unabänderlichen Kennziffer versehen sind, ist die Nachvollziehbarkeit und Versionspflege sichergestellt. Über Schnittstellen können auch die Standorte im europäischen Ausland Einsicht nehmen, nahtlos übertragen lässt sich das in Deutschland eingeführte Prozessmanagement jedoch nicht, da die Größ;enordnung der Standorte zu sehr variiert.

Prozessanalysen als Teamentwicklung gestalten und Maß;nahmenkataloge IT-basiert erstellen

Während die Prozessanalyse in den interdisziplinär besetzten Workshops ohne Software durchgeführt wurde – mit Symbolkärtchen zum Selbstbeschriften – ein Vorgehen, das die Mitarbeiter bei IBC Solar als am übersichtlichsten und lehrreichsten empfinden – werden die Maß;nahmenkataloge für das Prozessmanagement direkt mit ViFlow erstellt. „So benötigten wir pro Teilprozess einen halben Tag. Zusammen mit unserem Berater haben wir die Ergebnisse überarbeitet. Anschließ;end werden sie in die Datenbank überführt und ein Desk-Modell wird für unsere User ins Intranet gestellt. Auf dieser Basis werden die Maß;nahmen gepflegt und der Maß;nahmenkatalog erzeugt. Anschließ;end kümmern sich die Prozessverantwortlichen um die Umsetzung“, erläutert Marcus Band.

Schon heute verläuft die Abwicklung der internen Prozesse deutlich effizienter. So wird durch die Implementierung der Softwarelösungen und die damit verbundene Automatisierung des Workflows Zeit gespart. Beispielsweise werden heute zuvor manuell erstellte Datenblätter mit Navision automatisiert aufbereitet. Die technische Umsetzung ist damit abgeschlossen, die Umsetzung eines gezielten Prozessmanagements schreitet weiter voran. Gerade werden die Prozessverantwortlichen von den Beratern dazu ausgebildet, später eigene Workshops durchführen zu können.

Fazit: Die Prozesslandschaft wird weiter ausgebaut

Durch die Einführung des Prozessmanagements werden die Verbesserungsmöglichkeiten in den gewachsenen Vorgehensweisen deutlich. Auch waren die Vorstellungen bei den beteiligten Mitarbeitern, wie bestimmte Abläufe sind und sein sollten, häufig nicht ganz deckungsgleich. „Um dies zu klären, hat sich das Prozessmanagement schon bewährt“, so Marcus Band, „zudem ist das groß;e Ganze wieder in den Fokus gerückt.“ In der Vergangenheit wurden viele Verantwortlichkeiten an Sachbearbeiter abgegeben, so dass schließ;lich keiner mehr die Details vollständig überblickt hat. Im Zuge der Umsetzung der vielen Maß;nahmen aus den Katalogen lernen die Prozessverantwortlichen bei IBC Solar jetzt, wie Veränderung zum Positiven bewirkt wird und wie Potenziale identifiziert werden und können die Qualität der Schnittstellen und Input-Output-Beziehungen besser bewerten.

„Durch das Prozessmanagement ist die Arbeitsweise schon jetzt eine völlig andere. So finden sich neue Mitarbeiter durch die Einführung von standardisierten und weniger komplexen Prozessen schneller in ihren anspruchsvollen Aufgabengebieten zurecht und können schneller aufnehmen, wie ihre Abteilung strukturiert ist, warum das so ist und wo der Output hingeht“, schildert Marcus Band die Verbesserungen. Deshalb wird die Ausweitung der neuen Prozesslandschaft auf weitere Unternehmensbereiche auch künftig konsequent fortgeführt. Dabei wird weiterhin auf die Unterstützung der ChangePartner AG gesetzt, und zwar so lange, bis sich die neue Vorgehensweise endgültig im Unternehmen durchgesetzt hat. Auch die IT-Abteilung selbst wird vollständig als Serviceeinheit mit ITIL prozessorientiert ausgerichtet. Das Fazit von Marcus Band: „Das ist jetzt nur konsequent. Den Anstoß; gab auch hier die Einführung der neuen Prozesslandschaft.“

Autoren: Marcus Band, Leiter IT und Organisation der IBC Solar AG, und Jörn Lommer, Vorstand der ChangePartner AG

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