Fallbeispiel: DSW21 nutzt zukunftsweisende e-Procurement-Plattform

Die Versorgung eines Haushaltes ist ein zeitaufwändiges Geschäft. Beinahe täglich bedarf es der Anschaffung verschiedenster Dinge wie Lebensmittel, Kleidung, Möbel, Werkzeug oder Putzmittel. Ein Fulltimejob, besonders wenn ein bestimmtes Budget eingehalten werden soll: Verschiedene Händler aufsuchen, Preise vergleichen und schließlich den Einkauf erledigen – könnten all diese Dinge zentral erledigt werden inklusive einer prompten Lieferung, wäre dies eine enorme Erleichterung. Was wie Zukunftsmusik klingt, ist in einigen Unternehmen bereits Realität. Hier ermöglichen spezielle e-Procurement-Plattformen eine effiziente Abwicklung von Bestellungen mit dem Ergebnis, dass der Beschaffungsprozess verschlankt und die Kapitalbindung durch eine eigene personal- und raumintensive Lagerhaltung reduziert wird.

Das Dienstleistungsunternehmen für Dortmund

DSW21 hat bereits deutliche Einsparungspotentiale für seine vielfältigen Geschäftsbereiche durch den Einsatz einer solchen Plattform erzielt. DSW21 ist der Unternehmensverbund für Dortmund. Konzernmutter und zehn Tochtergesellschaften garantieren Mobilität, die Lieferung von Energie und Wasser, die Versorgung mit Telekommunikationsdiensten und die zukunftsorientierte Entwicklung von Immobilienflächen. In die Busse und Bahnen von DSW21 steigen pro Jahr rund 139 Millionen Fahrgäste ein. Für den Fahrgastkomfort sowie den Einsatz modernster Technologien, der auch im Sinne von Umweltverträglichkeit und Nachhaltigkeit stattfindet, investiert das Unternehmen jährlich Beträge in Millionenhöhe. Mit mehr als 3.500 Mitarbeitern ist der Unternehmensverbund DSW21 zudem einer der größ;ten Arbeitgeber der Stadt.

Um die vielfältigen Bestellvorgänge von Mutter- und Tochtergesellschaften zu bündeln, setzt der Unternehmensverbund auf die Internet-Beschaffungsplattform utility-gate.de der Frankfurter M-Exchange AG. Er profitiert dabei von der langjährigen Erfahrung des e-Procurement-Anbieters mit Versorgungs- und Verkehrsbetrieben. Heute können alle relevanten Warengruppen mithilfe einer einfach zu bedienenden, internetbasierten Software dezentral geordert werden: Büromaterial wird durch die Verwaltung bzw. das Sekretariat bestellt, Ersatzteile und Arbeitsmaterialien direkt durch den zuständigen Meister im Werk. Die Auslieferung kann aufgrund der schnellen Übermittlung der Daten zeitnah erfolgen – mitunter noch am selben Tag.

Entlastung für die Mitarbeiter – und für die Umwelt

Vor der Implementierung der aktuellen Beschaffungsplattform hatte DSW21 eine Lösung im Einsatz, die den einzelnen Fachbereichen bereits die Möglichkeit bot, Bestellungen innerhalb von durch den Einkauf festgelegten Rahmenverträgen selbst zu tätigen. „Diese Lösung funktionierte innerhalb ihrer Grenzen gut“, sagt Einkaufsleiterin Alexandra Reinbach, „jedoch wurde die aufwändige Erstellung der Rahmenverträge für Materialgruppen oder gar Einzelpositionen für den Einkauf zunehmend zur Belastung. Dies war letztlich ausschlaggebend für die Entscheidung, sich nach einem umfassenderen System umzusehen.“ Dieses sollte den Einkauf dahingehend entlasten, dass wieder eine größ;ere Konzentration auf die Strategie gelegt werden konnte. Daneben sollten die vielfältigen Beschaffungsprozesse verschlankt und vereinfacht werden, und es bestand die Idee, die Vorgänge so weit wie möglich papierlos abzuwickeln. Da bereits ein Kontakt zur Muttergesellschaft von M-Exchange (der WV Energie AG) bestand und die Spezialisierung auf Versorgungsbetriebe überzeugte, war die Entscheidung für utility-gate.de recht schnell gefallen.

Der Einführungsprozess erfolgte in mehreren Schritten. „Zunächst haben wir repräsentative Pilotbereiche mit einem entsprechenden Nachfrageprofil ausgewählt. Nachdem die Lösung sich in diesen Bereichen bewährt hatte, erfolgte der Roll-Out ins gesamte Unternehmen“ sagt Alexandra Reinbach. Die Schulung der Mitarbeiter lief dabei weitgehend reibungslos: „Wer Google und Amazon kannte, kam dank der einfachen und selbsterklärenden Benutzeroberfläche mit der neuen Bestellplattform schnell zurecht.“ Zwar wurden durch die Abschaffung der Lagerhaltung gewohnte und liebgewordene Arbeitsabläufe verändert – so hatte der Gang ins Materiallager nicht selten Gelegenheit für ein Schwätzchen geboten – , dennoch wird heute die schnelle und einfache Bestellung per Mausklick geschätzt. Interne Umfragen durch die Marketingabteilung zeigen: Bei der Belegschaft hat sich die Lösung durchgesetzt.

Kosten reduzieren bei individueller Nutzung

Heute nutzen bei DSW21 200 dezentrale User das System. Dabei werden sowohl hochwertige Güter als auch einfaches Büromaterial über die Plattform geordert: Die Mitarbeiter des Blockheizkraftwerkes bestellen Ersatzteile ebenso eigenständig wie sich die Mitarbeiter der Werkstätten um die Beschaffung ihrer Arbeitsmaterialien kümmern. Insgesamt werden pro Jahr 6.000 Bestellungen über die Plattform mit über 15.000 Positionen aus zur Zeit 31 hinterlegten Katalogen abgewickelt. Die Ziele der Einsparung von Papier, der Entlastung des Einkaufs und die weitgehende Abschaffung kapitalbindender Lagerhaltung sind durch die Nutzung des Beschaffungsportals erreicht worden. Besonders zufrieden ist der Dortmunder Unternehmensverbund mit der Beachtung individueller Bedürfnisse: „M-Exchange stellt die technische Plattform für das DSW21 eigene Lieferantennetz. Damit bleibt die Eins-zu-eins-Beziehung zwischen den Lieferanten und DSW21 erhalten. Dies ermöglicht, dass weiterhin eigenverantwortlich verhandelt werden kann, während wir gleichzeitig von den technischen Vorteilen der Katalogplattform profitieren.“ sagt Alexandra Reinbach. Daneben schätzt die Einkaufsleiterin den bereits 2002 gegründeten Initiativkreis von M-Exchange-Kunden. Hier treffen sich Unternehmen aus ganz Deutschland zum generellen Erfahrungsaustausch. „So kann man einmal über den eigenen regionalen Tellerrand gucken und wertvolle Synergieeffekte erreichen.“

(Autor: Cornelia Charlotte Reuscher)