Umfassender Überblick durch Managed Print Services

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Mit Dokumentenmanagement lassen sich Zeit und Kosten sparen. So heißt es gerne pauschal, wenn es darum geht, die Vorteile von Managed Print Services (MPS) auf den Punkt zu bringen. Und das stimmt auch. Arbeitsprozesse werden optimiert, wenn ein Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System einführt. Dabei ist dieses Thema längst auch im Mittelstand angekommen. Wer sich nicht kümmert, droht abgehängt zu werden. Doch was bedeutet es konkret, MPS umzusetzen? Die Faudi Aviation GmbH, Spezialist für Filtration und Reinigung von Flugkraftstoffen mit Sitz im hessischen Stadtallendorf, hat es ausprobiert.
Als das Unternehmen sich im vergangenen Jahr entschloss, 20 Output-Systeme aus unterschiedlichen Abteilungen auf einen Schlag zu erneuern, waren die Ziele klar definiert: Die Drucker und Kopierer sollten mehr Leistung bringen und dabei kosteneffizienter sowie komfortabler zu nutzen sein. Als Utax-Vertriebspartner hatten wir bereits Drucksysteme bei Faudi Aviation betreut. Jetzt ging es darum, die Gesamtsituation zu analysieren und ein Konzept zu erarbeiten. Wir schlugen unserem Kunden vor, den Betrieb mit unterschiedlichen Utax-Systemen auszustatten. Dabei reduzierte sich die Gesamtzahl um ein Viertel auf rund 15 leistungsfähigere. In den Fokus rückte erstmals auch das Thema Managed Document Solutions. Zwölf Multifunktionssysteme (MFP) wurden mit dem Monitoring-Tool Utax smart ausgestattet.

MPS spart Zeit und Geld

Das Managed-Print-Services(MPS)-Instrument Utax smart leistet ein herstellerübergreifendes Monitoring. Damit sollte eine laufende Prozessanalyse und Optimierung der Output-Landschaft erreicht werden. „Wir setzen erstmals ein Monitoring-Tool ein. Schritt Nummer eins war die Erprobung, die uns überzeugt hat. Jetzt arbeiten wir uns immer weiter in die vielfältigen Möglichkeiten ein. Die Smart-Box ist auf jeden Fall ein Gewinn. Wir sparen Zeit und Kosten“, hat Ralf Ortkamp, IT-Manager bei Faudi Aviation, festgestellt. Informationen über aktuelle Verbrauchsstände oder über die Anzahl der Farb- und Schwarzweiß-Ausdrucke erlauben ihm, Prognosen für künftige Anforderungen abzuleiten. „Wir können jetzt viel systematischer vorgehen, sehen Einstellungsfehler zügiger und bleiben auf dem Laufenden über den Zustand der Maschinen.“ Jede Abteilung hatte darüber hinaus besondere Wünsche und Anforderungen an die neue Output-Landschaft. Die Entwicklungsabteilung brauchte für ihre Archivierung Scan-to-OCR, das heißt eine Dokumentenerfassung, die es erlaubt, durchsuchbare pdf zu erstellen. Die Mitarbeiter im Lager wollten sich mittels eines Dokumenten-Workflows lange Wege ersparen, und die Personalabteilung hoffte aufgrund sensibler Daten auf sicheres Drucken. Da war es hilfreich, dass alle Multifunktionssysteme mit einer HyPAS-Funktionalität ausgestattet sind und jederzeit mit ergänzender Software im Leistungsumfang erweitert werden konnten. Das war IT-Manager Ortkamp wichtig. „Nachdem die Kollegen die neuen Möglichkeiten des Dokumentenmanagements kennengelernt haben, können wir je nach Bedarf weitere Lösungen installieren, die unsere individuellen Anforderungen erfüllen.“

Jeder Abteilung ihr Multifunktionssystem

Im Labor zum Beispiel steht den Mitarbeitern ein DIN-A4-Farb-Multifunktionssystem zur Verfügung. Das 4-in-1-System druckt, kopiert, scannt und kann auch faxen. Über die HyPAS-Funktionalität wurde eine Scan-to-OCR-Lösung integriert. Die „Optical Character Recognition“ (OCR) ermöglicht es, direkt beim Scannen durchsuchbare pdf zu erstellen. „Die Kollegen im Labor arbeiten mit vielen Auswertungen und Berichten und haben vor, diese in einer Wissensdatenbank unter anderem auch dem Vertrieb verfügbar zu machen“, erläutert Ralf Ortkamp. „Hier kommen nämlich die Kundenanfragen an. Eine Wissensdatenbank, in der man gezielt per Stichwort schnelle Antworten findet, ist da Gold wert.“
Seit die Mitarbeiter im Lager mit dem neuen DIN-A3-Farb-MFP arbeiten, ersparen sie sich viel Lauferei. Das System ist mit einem kleinen Workflow ausgestattet, der folgende Aufgabenstellung abbildet: Die Lagermitarbeiter arbeiten mit Packzetteln, die auf einem festgelegten Weg durch den Betrieb wandern. Mussten sie früher selbst die Zettel verteilten, erledigt dies jetzt das Multifunktionssystem auf Knopfdruck. Wenn der Nutzer den Scanvorgang des Dokuments am MFP aktiviert, leitet dieses es automatisch an zwei Adressen weiter. Zum einen an den Versand, wo der Packzettel ausgedruckt werden kann. Zum anderen legt das System den Zettel automatisch in ein Sicherungsverzeichnis ab und ordnet ihn einem Bild des dazugehörigen Paketes zu. Auf beides kann im Falle einer Schadensmeldung schnell zugegriffen werden.
Vertrauliches Drucken ist ein wichtiges Thema in der Personalverwaltung und Qualitätssicherung. Hier kommt es häufig vor, dass sensible Dokumente ausgedruckt werden. Damit diese nicht mehr für jeden einsehbar am Multifunktionssystem liegen, wurde das dort stationierte MFP mit aQrate ausgestattet. Die Softwarelösung von Utax ermöglicht es, dass der Mitarbeiter einen Druckauftrag an seinem PC losschickt, ihn aber erst am System startet, wenn er sich dort angemeldet hat. „Praktisch war, dass wir die Authentifizierungsfunktion über unseren hauseigenen Chip realisieren konnten“, berichtet Ralf Ortkamp.

Energiebilanz für Output-Systeme

Seit Frühjahr 2015 ist Utax smart mit einer weiteren Funktion ausgestattet. Das MPS-Instrument leistet seither auch ein Energiemanagement. Basierend auf den Betriebsmodi werden Stromverbrauch und CO²-Bilanz der angeschlossenen Utax-Systeme ermittelt und auch Optimierungen vorgeschlagen. Die Energiemanagement-Funktion wertet die tatsächlichen Laufzeiten und Nutzarten der Systeme aus und kalkuliert den daraus resultierenden Stromverbrauch sowie den CO²-Wert. Dargestellt wird die Analyse in einem aussagekräftigen grafischen Systemprofil. Aus den Ergebnissen entwickelt das MPS-Tool zusätzlich Vorschläge, wie Verbrauch und Kosten von Utax-Systemen zum Beispiel durch den Energiespartimer gesenkt werden können. Diese praktischen Handlungsanweisungen bringen Unternehmen, die ihren Einsatz von Druck- und Kopiersystemen umweltfreundlicher gestalten wollen, einen großen Schritt voran.ak

Autor: Stefan Hantke ist Geschäftsführer der alphatec Kopiersysteme GmbH.

 

Zusatzinformation: Die Funktionsweise von Utax smart

Utax smart richtet sich speziell an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihren Dokumenten-Workflow wirtschaftlich ausrichten wollen. Das System Monitoring Analyzing Reporting Tool, abgekürzt  „smart“, liefert genau Informationen, wie Dokumenten-Workflows und die entsprechende Infrastruktur optimal und wirtschaftlich an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden können. Utax smart setzt auf eine volle Kosten-Nutzentransparenz über einen kontinuierlichen Informationsaustausch zwischen Unternehmens-IT und dem beratenden Utax-Fachhändler während der Vertragslaufzeit. Entspricht zum Beispiel der Maschinenpark aufgrund von Geschäftsentwicklung oder Mitarbeiterfluktuation nicht mehr den reellen Anforderungen oder haben sich Workflows geändert, erhält der Kunde von seinem Utax-Fachhändler eine Empfehlung, wie die Infrastruktur binnen kurzer Zeit optimal und wirtschaftlich angepasst werden kann. Mit Utax smart bietet das Unternehmen seinen Partnern ein Einstiegsinstrument in den Markt der Managed Print Services (MPS). Entscheidender Vorteil: Utax smart erfasst Systeme herstellerübergreifend.

  • Die Faudi Aviation GmbH mit Sitz im hessischen Stadtallendorf wollte ihre Output-Landschaft mit dem klaren Ziel erneuern, kosteneffizienter und komfortabler arbeiten zu können.
  • Faudi Aviation hat sich auf die Filtration und Reinigung von Flugkraftstoffen spezialisiert.
  • Das Managed-Print-Services- Instrument Utax smart ermöglicht ein herstellerübergreifendes Monitoring. Dadurch wird eine laufende Prozess­analyse und die Optimierung der Output-Landschaft erreicht.
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