Mobile-Enterprise-Strategie: Flexibilität ist Trumpf

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Wie Unternehmen vom Einsatz mobiler Geräte profitieren, kann je nach Geschäftsmodell sehr unterschiedlich sein. Besonders groß ist der Wunsch nach Unabhängigkeit und umfassenden Informationen auf dem Smartphone bei Mitarbeitern, die viel unterwegs sind, häufig im Kundenkontakt stehen und schnell kommunizieren müssen. Wie beispielsweise die Marketingabteilung durch den Einsatz mobiler Geräte profitiert, zeigt eine aktuelle Studie von Techconsult im Auftrag von Microsoft. Demnach erreichen hier die Mitarbeiter eine um zehn Prozent höhere Produktivität, wenn das Unternehmen eine Enterprise-Mobility-Strategie umgesetzt hat. Für 92 Prozent der Marketing-Fachleute stand dabei die mobile Internet-Nutzung im Vordergrund. Mehr als 80 Prozent griffen auf Messaging- und Collaboration-Tools zurück, von konventionellen E-Mail-Programmen über Instant Messaging bis hin zu Videokonferenzen.

Business to Device statt nur E-Mails per Smartphone

Wer jedoch denkt, dass der Kauf einiger moderner Smartphones und der mobile Zugriff auf E-Mails schon eine Mobilstrategie darstellt, hat das Potenzial bei weitem noch nicht erfasst. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen unterliegen oft noch diesem Irrtum. Aufgrund von Fachkräftemangel werden zwar für die begehrten Digital Natives ständig neue mobile Geräte beschafft – bei den Applikationen dominieren jedoch meist Freeware, Schatten-IT und Insellösungen. Dies führt dazu, dass geschäftskritische Daten isoliert auf den Geräten einzelner Mitarbeiter liegen – völlig ungeschützt vor Verlust, Diebstahl oder Angriffen. Neben der offensichtlichen Verletzung von Datenschutzauflagen kommen selbst grundlegende Schutzmaßnahmen wie Antivirenprogramme nicht zum Einsatz. Doch Sicherheit ist nicht der einzige Grund, aus dem es sich lohnt, das Thema Mobile im Unternehmen zur Chefsache zu machen. Business to Device heißt das Zauberwort und hat zum Ziel, das gesamte Unternehmen auf das mobile Endgerät zu bringen und von dort aus steuerbar zu machen. Dadurch entfallen Medienbrüche in den Arbeitsprozessen, Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben effizienter und für den Endkunden entstehen neue Services. Der Oberbegriff Enterprise Mobility Management (EMM) steht für einen ganzheitlichen Ansatz, der vom einzelnen Gerät bis hin zum Back­end des Unternehmens die strategische und technische Basis für die Digitalisierung bildet.

Im Zeitalter von Mobiltity.

Für Unternehmen ist es wichtig, selbst nach den eigenen Bedingungen die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten zu schaffen. Andernfalls drohen Sicherheits- und Compliance-Risiken.

 

Das gehört in eine Mobilstrategie

Enterprise Mobility ist eine komplexe Aufgabe. Das Ziel: Mobile Systeme in die Geschäftsprozesse integrieren sowie Geschäftsdaten auch von unterwegs aus sicht- und nutzbar zu machen. Vertriebsmitarbeiter, Wartungstechniker und reisende Manager können über Applikationen auf dem Smartphone oder Tablet von überall aus auf Daten im bestehenden Backend zugreifen, beispielsweise auf das Customer-Relationship-Management-System (CRM), Microsoft SharePoint oder auf SAP-Anwendungen.
Um dieses hohe Maß an Integration und Sicherheit zu erreichen, muss eine Enterprise-Mobility-Suite zahlreiche Aufgaben erfüllen. Laut den Analysten von Gartner gehören dazu die Inventarisierung der Hardware und Anwendungen, das Konfigurationsmanagement der Betriebssysteme, die Möglichkeit, Apps zu implementieren, zu verwalten und falls nötig „remote“ zu entfernen, die Option, Regeln für den Zugriff auf Anwendungen und Daten im Firmennetz auf- und umzusetzen. Auch der Fernzugriff auf die Mobilgeräte, etwa für Wartungszwecke oder für die Löschung von Daten und Anwendungen, Funktionen für die Verwaltung aller Arten von mobilen Inhalten und das Aufzeichnen von Nutzer- und Systemaktivitäten ist unverzichtbar.

Den mobilen Hebel richtig ansetzen

Wo fangen wir an? Das ist die Frage, mit der viele Entscheider derzeit auf die interne IT-Abteilung oder auf ihre Dienstleister zugehen. Die Antwort ist keineswegs trivial und bedarf eines strukturierten Vorgehens. Zunächst gilt es, die Anforderungen des Unternehmens zu erfassen, zu analysieren und zu verstehen. Dabei werden die Prozesse herausgearbeitet, die mobil eingebunden werden können, um die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen. Um diese zu bewerten und zu priorisieren, ist es wichtig, dass IT- und Fachverantwortliche von Anfang an mit am Tisch sitzen. Erst mit den gebündelten Informationen und Wünschen aller Beteiligten kann im Anschluss ein maßgeschneiderter Lösungsansatz erarbeitet werden. Um einen echten Mehrwert für das Business zu generieren, kommen Unternehmen mit Apps von der Stange meist nicht ans Ziel. Die konkreten Software-Szenarien sind meist ein Mix aus Standardlösungen und Individualentwicklung. Sind die mobilen Anwendungen festgelegt, gilt es, deren Integrationsfähigkeit in das vorhandene IT-Ökosystem des Unternehmens zu prüfen. Scheitern Projekte in einem späteren Stadium, liegt es oft daran, dass sich die mobilen Geräte nicht wie erwartet an den Datenschatz des Unternehmens anbinden lassen.
Erst wenn die Machbarkeit überprüft ist, können die konkrete Aufwandschätzung, Angebotserstellung und ein erster Zeitplan aufgestellt werden, bevor es in die Umsetzung geht. Dabei müssen alle Beteiligten immer wieder eingebunden werden, um zu verhindern, dass am Nutzer vorbei entwickelt wird oder unvorhergesehen Probleme zum Showstopper werden. Vor allem der regelmäßige Kontakt mit den Fachabteilungen ist entscheidend, denn sie sind es, die am Ende mit der Lösung arbeiten und von ihr profitieren sollen.

Chancen und Hemmnisse der Enterprise Mobility aus der Sicht von IT-Experten.

 

Mobiles Arbeiten ist längst Realität

Smartphone und Tablet stellen den Desktop-PC immer weiter in den Schatten. Längst haben sie genügend Rechenleistung und Speicherplatz für Geschäftsanwendungen. Gleichzeitig fordern Mitarbeiter die Unabhängigkeit vom Büro und einen flexiblen Arbeitsalltag. Ein Blick in die Zugabteile oder in die Wartebereiche von Flughäfen genügt, um zu verstehen, dass Mobile längst Realität ist. Wenn Unternehmen sich nicht selbst um eine sichere Applikationslandschaft bemühen, werden sich die Anwender ihre Programme ohne Wissen der IT-Abteilung aussuchen. Fast zwangsläufig kommt es dabei zu Compliance- und Sicherheitsrisiken, denen die IT-Abteilung machtlos gegenübersteht. Unternehmen müssen anfangen, an ihrer Mobilstrategie zu arbeiten, denn in dem Moment, in dem ein einzelner Mitarbeiter, egal ob erlaubt oder nicht, sein Smartphone beruflich einsetzt, stecken sie eigentlich schon mitten im Thema. Das Hauptaugenmerk liegt deshalb zu Beginn auf der Unabhängigkeit von verschiedenen Gerätetypen und Plattformen sowie der schnellen Umsetzung. Wenn Unternehmen dann immer weitere Geschäftsprozesse auf ihr Potenzial zur „Mobilisierung“ hin überprüfen, können sie neue Absatzmöglichkeiten erschließen und sich durch besseren Kundenservice und transparente Kommunikation vom Wettbewerb absetzen. Die Frage lautet deshalb weniger, ob sich ein Unternehmen Enterprise Mobility leisten kann, sondern vielmehr, ob man es sich noch leisten kann, keine Mobil-Strategie zu haben. Die ganze Wahrheit ist: Schon heute sind nahezu alle Unternehmen mobil – viele davon aber leider noch nicht nach ihren eigenen Regeln.ak

Autor: Jörg Mecke ist Business Unit Manager, Business Productivity, Fritz & Macziol.

 

Die größten Stolperfallen rund um Enterprise Mobility

• Sicherheits- und Compliance-Risiken durch mobile Schatten-IT
• Lizenzverstöße der Mitarbeiter ohne Wissen des Unternehmens
• Kosten- und Zeitexplosion aufgrund unzureichender Planung
• Unterschiedliche Erwartungen von Unternehmen und Mitarbeiter
• Schlechte Einbindung der Fachabteilungen
• Fehlende Cross-Plattform-Strategien
• Lösungen werden an den Anforderungen vorbeientwickelt
• Fehlendes Know-how zur Anbindung der Backend-Systeme
• Mangelnde Integration in die übrige Software-Landschaft
• Schlechte Usability: Entstehen neuer komplizierter Prozesse

 

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