07.04.2022 – Kategorie: Digitale Transformation

Expense Management: Warum es so wichtig für die Digitalisierung von KMUs ist

Was bringt die Digitalisierung von Finanzdokumenten? Und warum sollten Sie Ihre Rechnungen nicht weiterhin in Papierform abheften? Pierre Queinnec, CEO von Jenji, kennt solche Fragen. In diesem Beitrag erklärt er die Vorteile eines digitalen Expense Managements – und räumt ganz nebenbei mit einem gängigen Vorurteil auf.

Auf der Webseite des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz heißt es am 23.März 2022: „Der technologische Wandel ist in vollem Gange.“ Diese Aussage mag für einzelne Sektoren wie Green Energy nachvollziehbar und sichtbar sein, doch die Debatten rund um Digitalisierungsdefizite in Deutschland scheinen dieser Aussage zu widersprechen. Neben dem nur langsam voranschreitenden Breitbandausbau, der mangelnden Versorgung mit mobilem Internet und weiteren Digitalisierungsbremsen kann man nicht alle Defizite ausschließlich an der Politik festmachen – sondern man muss auch auf die Unternehmen blicken. Nachholbedarf bei der Digitalisierung besteht unter anderem im Bereich Expense Management.

Die Kleinen bleiben klein und die Großen groß

Führungskräfte kleiner und mittelständischer Unternehmen sehen sich oft mit der Frage konfrontiert, ob sie Prozesse nicht mit dem Einsatz von Technologie vereinfachen möchten. Die meistgenannte Ausrede lautet dann: „Never change a running system.“ Warum auch, wenn es doch bisher so hervorragende Arbeit geleistet hat? Mit genau diesem gedanklichen Ausweichen sorgen die KMUs im Kern dafür, dass nur die großen Unternehmen, die gesondertes Personal nur zur Umstrukturierung einsetzen können, neue Technologien in ihren Arbeitsalltag einbinden.

KMUs hingegen bleiben, was den technologischen Fortschritt anbelangt, zumeist auf der Strecke. Natürlich ist aller Anfang schwer und eine ganze Abteilung direkt umzustrukturieren, mag Sorgen bei Entscheidern hervorrufen. Wieso also nicht bei einem Bereich anfangen, der mitunter den größten Aufwand in Unternehmen verursacht und gleichzeitig das meiste Papier verbraucht? Die Rede ist vom Expense Management.

Expense Management erleichtert Handling von Spesen und Ausgaben

Das Expense Management verursacht in der Regel vor allem eine Menge Bürokratie. Neben Rechnungen, kleinen Quittungen und immer wieder neuen gesetzlichen Vorgaben, bedeutet das Handling von Spesen und Ausgaben eine Menge Papierkram. Alle Nachweise müssen schließlich kategorisiert, abgeheftet und für ein paar Jahre verwahrt werden. Dieser Umstand kann in mittelständischen Unternehmen auch schnell dafür sorgen, dass ganze Räume nur zur Archivierung dienen. Dabei ist gerade hier großes Potenzial vorhanden, um nicht nur die Arbeit zu erleichtern, sondern auch die Umwelt zu schonen.

Die Digitalisierung aller Belege zu Spesen und Ausgaben des Unternehmens sorgt dafür, dass diese in digitaler Form sicher verwahrt bleiben. Dazu braucht es, im Gegensatz zur herkömmlichen Archivierung in Ordnern, höchstens noch einen USB-Stick – Anwender digitaler Expense Management mit Cloud-Anbindung benötigen allerdings noch nicht einmal mehr diesen, um ihre Belege dauerhaft und richtlinienkonform zu konservieren.

Auch die Angst vor Datenlecks, Spionen oder Hackern, die viele Entscheider haben, ist im Expense Management unbegründet. Heutige Lösungen sind mehrfach abgesichert und hochgradig verschlüsselt. Technologie-Anbieter innerhalb der EU erfüllen in den allermeisten Fällen zudem DSGVO-Standards. Doch zurück zur entscheidenden Frage: Was bringt die Bereitschaft zur Digitalisierung von KMUs auf nationaler Ebene?

Expense Management: Unmittelbarer Einfluss auf die Digitalisierung

Die Teilnahme und vor allem die Bereitschaft, neue Technologien zu adoptieren, treibt die Entwicklung von Technologie-Anbietern an. Mit Blick auf Deutschland heißt das, dass erstens Technologieanbieter aus dem EU-Ausland in Deutschland einen neuen Markt erkennen und diesen erschließen möchten. Und zweitens, dass auch deutsche Start-ups und Anbieter von Technologie-Lösungen gegründet werden. Das lässt in der Folge den Druck auf die Digitalisierung Deutschlands wachsen und stärkt die nationale Wirtschaft nachhaltig. Wenn mehr kleine und mittelständische Unternehmen dazu noch auf das schnelle Internet und zuverlässige Verbindungen angewiesen sind, beschleunigt dies ebenfalls den Breitbandausbau. So haben KMUs nicht nur ihre eigene Digitalisierung in der Hand, sondern sorgen zusätzlich auch für ganzheitlichen Fortschritt.

Nicht selten heißt es in den Medien, dass Deutschland die Digitalisierung verschlafe. Durch meinen Beruf habe ich in vielen Ländern einen Einblick gewinnen können, wie schnell – oder eben auch langsam – die Digitalisierung unter anderem in den Finanzabteilungen unterschiedlich großer Unternehmen vorangeht. Auch wenn es nahe läge zu vermuten, dass Unternehmen in anderen Ländern Deutschland in dieser Hinsicht weit voraus sind, ist meine Erkenntnis hierzu: Never change a running system muss vielerorts als Argument herhalten – nicht nur in Deutschland.

Über den Autor

Jenji Queinnec
Pierre Queinnec ist CEO und Mitgründer von Jenji. (Bild: Jenji)

Pierre Queinnec ist CEO von Jenji. Der 40-Jährige kann auf mehr als zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Software-Branche zurückblicken. Bevor er Jenji 2014 gemeinsam mit Nicolas Andre gründete, war Queinnec Co-Founder und CTO bei Zenika. Außerdem gründete er Allegoria mit, einer SaaS-Lösung für Steuerberechnungen. Queinnec hat einen Abschluss als Ingenieur von der École Supérieure des Sciences Informatiques (ESSI) in Sophia Antipolis und von der McGill University in Montréal.

Die 2015 gegründete Jenji ist Anbieter für professionelles Spesenmanagement in Unternehmen. Auf Basis einer eigenen Technologie bietet Jenji zahlreiche Lösungen zur Verwaltung von Spesenabrechnungen, Pauschalentschädigungen und Berufskosten. Diese sind für mittlere und große Unternehmen konzipiert und basieren auf Cloud- und KI-Technologien. Die Lösungen bieten eine einfache, moderne Benutzeroberfläche, die geräteübergreifend und überall auf der Welt zugänglich ist. (sg)

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Aufmacherbild: Gina Sanders Adobe Stock


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