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Esker: Elektronische Rechnungsstellung ist unverzichtbar

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Der Erfolg eines Unternehmens wird direkt von der Effizienz der Prozesse in der Debitorenbuchhaltung beeinflusst. Zugegeben, der Erfolg wird oft an Verkaufszahlen festgemacht, tatsächlich ist jedoch der Zahlungseingang der aussagekräftigere Wert.
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Der Erfolg eines Unternehmens wird direkt von der Effizienz der Prozesse in der Debitorenbuchhaltung beeinflusst. Zugegeben, der Erfolg wird oft an Verkaufszahlen festgemacht, tatsächlich ist jedoch der Zahlungseingang der aussagekräftigere Wert.

Ist das Forderungsmanagement langwierig, fehleranfällig und schlecht organisiert, wird das Einziehen von Außenständen sowie die Gehalts- und Kostenabrechnung schwierig. Dasselbe gilt für die Geschäftsoptimierung und Gewinnsteigerung. Letztlich ist es unbedeutend, wie oft ein Produkt verkauft wird, wenn die Zahlung nicht zeitnah bzw. pünktlich erfolgt. Damit Unternehmen und Kunden langfristig erfolgreich sein können, sollten sie wissen, warum und insbesondere wie die Debitorenbuchhaltung proaktiv angegangen werden sollte.

Mehr Effizienz in der Debitorenbuchhaltung

Das größte Problem in der Debitorenbuchhaltung ist das Papier. Bei der herkömmlichen Rechnungsbearbeitung sind viele manuelle Arbeitsabläufe involviert, zum Beispiel Drucken, Erfassen, Archivieren und Falzen, Frankieren sowie Postversand. Der Großteil der Zeit und Kosten fällt für Personal, Verbrauchsmaterial und Geräte an. Darüber hinaus sucht man Kontrolle und Transparenz bei manuellen Prozessen vergeblich. Angesichts der modernen, komplexen und vor allem schnelllebigen Geschäftswelt wirkt diese Art des Forderungseinzugs schon fast altmodisch.

Zwar ließe sich der Fakturierungsprozess kurzfristig durch zusätzliche Mitarbeiter oder neue Geräte beschleunigen, jedoch löst das nicht das eigentliche Problem, nämlich das bereits erwähnte Papier. Hinzu kommen die noch immer schwierige Weltwirtschaftslage und die Tatsache, mit weniger Mitarbeitern immer mehr leisten zu müssen. Folglich sind nur nachhaltige Investitionen wirklich sinnvoll.

Elektronische Rechnungsstellung als Alternative

Die Umstellung von der manuellen auf eine vollkommen elektronische Rechnungsbearbeitung ist eine echte Alternative. Sie sorgt nicht nur für den automatischen Versand von Kundenrechnungen, sondern auch für die elektronische Archivierung. Die automatisierte Debitorenbuchhaltung löst viele Probleme, z. B. Kontrolle der Betriebskosten, Schwierigkeiten mit Postversandstellen und Versanddienstleistern, Verwaltung von Rechnungsstreitfällen und Compliance. Außerdem ist sie schneller, kostengünstiger und zuverlässiger als die manuelle Rechnungsstellung. Da der Zeitaufwand für die Dokumentenbearbeitung geringer ist, steigen die Effizienz und Transparenz, während die Zugriffs- und Reaktionszeit sowie die Forderungsumschlagsdauer deutlich sinken.

Führende IT-Analysten weisen einstimmig darauf hin, dass ein herkömmliches Unternehmen durch den elektronischen Rechnungsversand jährlich bis zu 80 Prozent an Kosten im Vergleich zu papierbasierten Prozessen einsparen kann. Außerdem lässt sich der Zeitaufwand für die Dokumentenbearbeitung um mehr als 90 Prozent senken. Fehler bei der Rechnungsstellung und Rücksendungen gehören so ebenfalls der Vergangenheit an.

Den Kunden im Blick

Die elektronische Rechnungsstellung ist deutlich komfortabler als die manuelle Verarbeitung von Rechnungen. Es stellt sich also die Frage, warum eine solche Lösung mit viel ungenutztem Potenzial in der Branche nicht wirklich auf Begeisterung stößt – insbesondere, wenn man die zunehmende Beliebtheit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung berücksichtigt. Auf den ersten Blick scheint die Implementierung einer Automatisierungslösung für die Debitorenbuchhaltung kompliziert zu sein.

Die modernen Lösungen sind jedoch so effizient und nachhaltig, dass sich die Frage nach Kosten, Integration usw. eigentlich erübrigt. Zweifler finden sich oft außerhalb des Unternehmens, nämlich die Kunden. Selbst wenn ein Unternehmen vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umsatteln möchte, finden sich garantiert immer noch Kunden, die auf eine herkömmliche Papierrechnung mittels Postversand bestehen. Bei der Implementierung einer automatisierten Debitorenbuchhaltungslösung gibt es also in der Regel drei Möglichkeiten:

  • Alle Kunden ohne Ausnahme auf die E-Rechnungsstellung umstellen: Natürlich kommt dieser Alles-oder-Nichts-Ansatz nicht bei allen Kunden gut an, wie viele Unternehmen aller Größen bereits feststellen mussten.
  • Verschiedene Prozesse für Kunden gemäß deren technischen Möglichkeiten entwickeln: Diese Option klingt nicht nur kompliziert, sie ist es auch und außerdem mit hohen Kosten verbunden.
  • Alles beim Alten belassen: Den Status quo beizubehalten, ist keine wirkliche Alternative, wenn man die höhere Effizienz und die Einsparungen bedenkt, auf die man verzichten würde.

Wie lässt sich also die elektronische Lösung möglichst auf breiter Basis einführen, indem die Kunden von den Vorteilen überzeugt werden? Es gibt eigentlich nur zwei Möglichkeiten, nämlich proaktiv oder passiv. Es empfiehlt sich, den passiven Weg zu gehen – es sei denn, man hat einen gewissen Einfluss auf seine Kunden. Das mag zwar länger dauern, aber Kunden werden es langfristig zu schätzen wissen, wenn Sie ein gewisses Mitspracherecht haben.

Die Lösung: Automatisierung der Debitorenbuchhaltung

Mit einer umfassenden Lösung für die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung haben Unternehmen mehr als die drei eben genannten Möglichkeiten. Für vorausdenkende Unternehmen gibt es noch eine vierte Option: alle Rechnungen elektronisch versenden und dabei das bevorzugte Kundenmedium berücksichtigen, wie Postversand, E-Mail, ein anderer elektronischer Kanal oder eine Kombination davon. Wenn Kunden dann auf elektronische Rechnungen umsteigen möchten, können Unternehmen die Rechnungszustellung problemlos ändern und an die neuen Wünsche jedes Kunden anpassen.

Durch Automatisierungslösungen, die den Rechnungsversand direkt aus ERP-Anwendungen heraus optimieren, können Unternehmen nicht nur die Vorteile der Automatisierung nutzen, sondern auch Software as a Service (SaaS) mit ins Spiel bringen. Dadurch kann der Absender dann jede Kundenrechnung automatisch und elektronisch senden, archivieren und verfolgen. Unternehmen können ihre Rechnungen direkt aus dem ERP-System an eine sichere Postversandeinrichtung weiterleiten, wo sie in weniger als 24 Stunden gedruckt, gefalzt, frankiert und an den Postdienst übergeben werden.

Wettbewerbsvorteile durch optimierten Forderungseinzug

Die Automatisierung der Debitorenbuchhaltung gilt derzeit als ein Ziel, das sich leicht umsetzen lässt. Die Möglichkeit, deutliche Wettbewerbsvorteile durch einen optimierten Forderungseinzug zu erzielen, ist zum Greifen nah. Dabei kommt es jedoch auf die richtige Umsetzung an. Das vorliegende Dokument liefert Informationen zur korrekten Implementierung und informiert darüber, was diese für die Kundenzufriedenheit und die Zukunft eines Unternehmens bedeuten könnte.

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