erpplanner.com: ohne externen Berater zum besten ERP-System

Die Erstellung eines Lastenheftes ist noch immer ein zentraler Schritt bei der Einführung eines neuen ERP-Systems. Denn im Zuge einer ERP-Einführung müssen sämtliche Geschäftsprozesse eines Unternehmens abgebildet oder neu modelliert werden. Das macht es unerlässlich, im Vorfeld die spezifischen Anforderungen aller betroffenen Abteilungen zu sammeln. Diese Aufgabenstellung wird aufgrund des Aufwands und mangelnder Erfahrung in den Abteilungen, von vielen Unternehmen an Berater ausgelagert. Das ist kostenintensiv und erfordert die terminliche Abstimmung mit externen Personen.

Abhilfe schafft erpplanner.com, ein Online-Lastenheft-Generator der Unternehmensberatung Evolvio, der die Beteiligten im Unternehmen wie bei einem Auto Konfigurator durch alle Fragestellungen führt und so das Lastenheft kostenfrei, in einem frei wählbaren Zeitraum erstellt. Dieses steht anschließend in Form eines offenen, bearbeitbaren Excel-Dokumentes zur Verfügung, was runtergeladen, ergänzt und an infrage kommende ERP-Anbieter geschickt werden kann.

Von der Wertschöpfungskette bis zu IT-Systemen

Der kostenfreie „ERP Planner“ führt den Anwender in insgesamt sieben verschiedenen Kategorien schrittweise durch alle bedeutenden Fragestellungen, die es auf dem Weg zu der finalen Entscheidung für einen Software-Anbieter zu reflektieren gilt. Dies umfasst mitunter die Prozesse entlang der Wertschöpfungskette, die Infrastruktur, den gegenwärtigen Einsatz von IT-Systemen und Digitalisierungstechnologien wie auch die funktionalen Anforderungen an das neue ERP-System und die notwendigen Schnittstellen.

Der Fragenkatalog ist dabei nicht zwingend in einem Zug vollständig auszufüllen, denn dank einer Speicherfunktion lässt sich die Bearbeitung zu jedem beliebigen Zeitpunkt fortsetzen. Dies stellt eine gewissenhafte Beantwortung der Fragen sicher, denn der Anwender hat die Option, fehlende oder noch zu klärende Daten ohne Termindruck nachträglich zu vervollständigen. So kann er sich während der Konfiguration die Zeit nehmen, um sich mit den entsprechenden Abteilungen und verantwortlichen Kollegen hinsichtlich offener Fragestellungen zu besprechen.

Zudem wird so einem ungewollten Datenverlust vorgebeugt. Der aktuelle Bearbeitungsstatus der einzelnen Kategorien kann im sogenannten Cockpit eingesehen werden, von wo aus sich die Beantwortung jederzeit fortsetzen lässt. Anderenfalls hat der Anwender die Möglichkeit, auch bereits das erst teilausgefüllte Lastenheft zu generieren, denn die Ausgabe erfolgt in einer Excel-Datei, die sich auch zu einem späteren Zeitpunkt, offline anpassen oder beispielsweise um Prozessdiagramme ergänzen lässt.

Lastenheft als digitale Ausschreibungsunterlage

Ist der gesamte Fragenkatalog ausgefüllt, ist das Lastenheft fertig und eignet sich als digitale Ausschreibungsunterlage, um mit potenziell geeigneten ERP-Anbietern in Erstkontakt zu treten. Der große Vorteil im Vergleich zu externen ERP-Beratern liegt neben der zeitlichen Flexibilität bei der Bearbeitung des Fragebogens insbesondere in der Kostenersparnis. So kann sich ein Unternehmen zunächst ein Bild davon machen, welche Voraussetzungen die neue Software erfüllen muss, ohne ein finanzielles Risiko einzugehen.

Mit dem „ERP Planner“, einem Service der Unternehmensberatung Evolvio GmbH, der unter Mitwirkung von Experten der abas Software AG entstanden ist, knüpft abas an der Aufklärungskampagne „Digital or Dead“ an und empfiehlt mittelständischen Betrieben ein weiteres praktisches Hilfsmittel für den Weg zur Digitalisierung zentraler Geschäftsprozesse. Mit dem Lastenheft legen Unternehmen fest, inwieweit die neue Software Unterstützung bei der Umsetzung der Strategien wie auch Erreichung der Zielsetzungen leisten soll. Denn insbesondere im Zuge der IoT-Expansion wird die effiziente Organisation der Unternehmensprozesse zum bedeutenden Wettbewerbsvorteil. Unternehmen können sich für den „ERP Planner“ hier kostenfrei registrieren. (sg)