ERP-Systeme: Wie Unternehmen durch Vernetzung ihre Prozesse optimieren

Entscheider aller Wirtschaftsbereiche erkennen den Wert der Digitalisierung. Sie verspricht Unternehmen Wachstumsimpulse und bietet Rüstzeug für die Zukunft. Aber mit Datenströmen allein gelingt der Übergang in die neue Zeit noch nicht – dafür benötigt es Enterprise-Resource-Planning-Systeme. Diese Alleskönner bündeln digitalisierte Informationen verschiedener Abteilungen des Unternehmens und versorgen sowohl Mensch als auch Maschine mit benötigten Entscheidungshilfen. Im Kern stellen ERP-Systeme modulare Funktionsblöcke bereit, die Inhalte in einer zentralen Datenbank speichern und so einen effizienten Austausch zwischen den vernetzten Programmen und Abläufen ermöglichen.

Hochgradige Anpassungsfähigkeit von ERP-Systemen

Grundlegend nehmen ERP-Systeme nahezu alle Informationen auf, die in irgendeiner Form für das Tagesgeschäft relevant sein können. Dank ihrer hochgradigen Anpassungsfähigkeit steht Unternehmen ein breites Spektrum an Modulen zur Wahl. Grob lassen sich diese Kategorien in Finanzwesen, Logistik, Personalverwaltung, Kalkulation sowie Produktion unterteilen, wirklich gerecht wird diese Verallgemeinerung der Bandbreite der Möglichkeiten aber nicht. Ihre Informationen beziehen ERP-Systeme nur aus den eingespeisten Datenströmen. Doppelerfassungen werden vermieden und durch eine zentrale Datenbasis wird ein gemeinsames Rückgrat geschaffen, sodass vom Lager bis zur Personalabrechnung alles auf denselben Zahlen basiert.

Als solches hängt die Menge der zur Verfügung stehenden Möglichkeiten vom Digitalisierungsstand des Unternehmens ab. Das heißt allerdings nicht, dass weitgehend analoge Geschäfte davon keinen Nutzen tragen. Besonders im Buchungs- und Rechnungswesen bestehen große Potenziale für Automatisierung, die ERP-Systeme problemlos abrufen können. Außerdem unterstützen zahlreiche Dienstleister die Einrichtung des Netzwerks mit Digitalisierungsmaßnahmen, womit Unternehmen die Dichte ihres Datenstroms erhöhen können.

ERP-Systeme – maßgeschneidert sitzt besser

Massenware passt selten perfekt – das gilt auch für die digitale Infrastruktur. Selbst vermeintlich einfache Teile von ERP-Systemen, wie eine App-Version für Smartphones, werfen dabei diverse Fragen auf. So benötigen etwa Vertriebler im Außendienst Zugriff auf Daten aus dem Unternehmensnetzwerk. Ob es sich dabei um Lagerbestände, Grafiken zu Kapazitäten oder Personalverfügbarkeit handelt, hängt vom individuellen Geschäftsmodell ab. Entsprechend unterschiedlich fallen die Anforderungen an das Interface der Software aus.

Stammen die Komponenten dafür nur aus dem Baukasten eines auf universelle Funktionalität ausgerichteten ERP-Systems, besteht die Gefahr, dass bestimmte Features nicht optimal zugeschnitten sind. Individuallösungen bieten hingegen spezialisierte Funktionen, kosten allerdings mehr in der Anschaffung. Für die meisten Unternehmen dürfte deswegen die Kombination von einem breiten Basis-System mit individuellen Anpassungen von entscheidenden Features praktikabler sein.

Anbieter verlagern ERP-Systeme in die Cloud

Traditionell besteht digitale Infrastruktur aus den Servern am Standort, über die der Datenverkehr abläuft. Besonders große Anbieter von ERP-Systemen verlagern ihre Angebote jedoch verstärkt in die Cloud. Natürlich binden sie Kunden dadurch effektiver, aber auch für die Nutzer bietet diese Lösung interessante Chancen. So ermöglicht sie beispielweise eine Reduktion der eigenen digitalen Infrastruktur. Endgeräte, auf denen Daten gespeichert werden können, sowie eine stabile Internetverbindung reichen dann bereits für den Zugriff auf das Firmennetzwerk aus. Für Unternehmen auf stetigem Wachstumskurs stellt dies eine praktische Option dar, denn so müssen sie ihre Hardware nicht kontinuierlich erweitern und auch Homeoffice wird so deutlich einfacher.

Auch bei einer dezentralen Standortstruktur gelingt mithilfe einer Cloud der flächendeckende Anschluss an das System vergleichsweise problemlos. Wichtig ist hier, dass der ERP-Kernsystemanbieter offene REST-API-Schnittstellen mitbringt. So lassen sich viele andere Services schnell und einfach anbinden, wodurch die Lösung entsteht, die das Unternehmen wirklich benötigt. Zudem erleichtert eine Schnittstelle es Betrieben, Softwarepartner zu wechseln. Falls es erforderlich wird, kommen Firmen auf diese Weise an alle ihre Daten. Außerdem gilt: Datenschutz und -sicherheit obliegt dem Betreiber. Deswegen halten Dienstleister die Übertragungsprotokolle in der Regel auf dem neusten Stand der Technik. Allerdings sollte der physische Standort des Rechenzentrums sich unbedingt in der Bundesrepublik befinden. Dadurch schützen auch aus rechtlicher Sicht deutsche Datenschutzverordnungen die Informationen.

Wachstumspotenziale nutzen

Ihre vollen Fähigkeiten entfalten ERP-Systeme beim Controlling. Dort erhalten die Mitarbeiter Zugriff auf die gebündelten Daten, ohne sich durch Berge verschiedener Quellen zu wühlen. Zusätzlich vereinfachen Prognosemodule Vorhersagen und helfen bei der frühzeitigen Erkennung möglicher Engpässe. So kann sich die Geschäftsführung einen Überblick über die Datenlage verschaffen, um rechtzeitig Anpassungen an der Unternehmensstrategie vorzunehmen. Rundum verbessern ERP-Systeme die Vernetzung von Abläufen und sorgen so gleichzeitig für notwendige Transparenz bei richtungsweisenden Entscheidungen. Sie helfen schlummernde Wachstumspotenziale zu wecken, stets flexibel zu bleiben. Wenn den Daten die Zukunft gehört, können Unternehmen bereits jetzt die Weichen dafür stellen.

Über den Autor: Andreas Köninger ist Vorstand der SinkaCom AG, einem Creative Office für Design Thinking, IT- und Online-Dienstleistungen. Das Unternehmen hält seine Expertise in den Geschäftsfeldern Retail sowie den Themenfeldern Contentmanagement und der App-Entwicklung. Um ihren Kunden einen wirklichen Mehrwert zu bieten, kombiniert die SinkaCom AG Standard- beziehungsweise Individualsoftware und potenziert so auftretende Synergieeffekte. (sg)

Lesen Sie auch: Homeoffice: Wie Unternehmen zukunftsfähige Konzepte entwickeln