ERP-System SUCCESS! mit ArcFlow

Die Unternehmensgruppe der PremierPartner AG und der Copyrex AG ist seit zwanzig Jahren  spezialisiert auf Support und Service im Bereich der Büroautomation. Im Zuge der allgemeinen Automatisierung in allen Arbeitsbereichen und der damit einhergehenden Digitalisierung von Informationen (vom Papier in Bits und Bytes) arbeiten die Schweizer sei einiger Zeit mit dem ERP-System SUCCESS!. Da jedoch ein ERP nicht auf die Archivierung und Verwaltung von (physikalischen) Dokumenten ausgerichtet ist, wurde es nötig, ein Dokumentenmanagementsystem an SUCCESS! derart anzubinden, dass sowohl alle Dokumente und ebenso die darin enthaltenen Informationen, beispielsweise Kunden- oder Rechnungsnummern, gezielt einem bestimmten Vorgang oder auch einem Kunden automatisiert zugeordnet werden können.
Das DMS von ArcFlow besitzt nun eine Schnittstelle zu SUCCESS!. Damit wird es den Anforderungen gerecht, alle Dokumente in einer so genannten „Arbeitsmappe“ zusammenzufassen, zu bündeln und zu synchronisieren. Das gilt für sowohl aus SUCCESS! Erstellte wie auch für eingehende Dokumente (z.B. in Papierform). Ein schneller Informationsfluss ist damit gewährleistet. Dabei hat SUCCESS! die Hoheit in der Datenpflege, was heißt, Daten werden nur dort editiert und Strukturen werden auch nur dort vorgegeben. ArcFlow dokumentiert hingegen und legt mit jeder Änderung in SUCCESS! eine neue Version der entsprechenden Dokumente an.
Damit wird gewährleistet, dass alte Dokumente gesichert sind und nicht überschrieben werden können (Versionisierung, revisionssichere Speicherung).
Dennoch kann natürlich über ArcFlow ein eingehendes Dokument, z.B. die Rechnung eines Lieferanten, in der entsprechenden Arbeitsmappe abgelegt und von SUCCESS! über unterschiedliche Suchbegriffe (wie z.B. Rechnungs- oder Kundennummer)  aufgerufen werden.
In SUCCESS! ist es möglich, die Ordnerstrukturen zu definieren, die in ArcFlow automatisch abgebildet werden.
Durch den Einsatz von ArcFlow und  SUCCESS! ist ein hoher Grad an Automation in den Prozessen garantiert. Durch die Vielzahl von Schnittstellen, die ArcFlow bietet, ist die Integration in jedes andere System ebenfalls möglich.